Sin duda, 2020 está siendo un año muy particular también en lo que se refiere a desplazamientos y viajes de negocios, ya que, a menudo, representantes de empresas se ven en serias dificultades a la hora de planificar e realizar viajes, sobre todo hacia el extranjero. No obstante, independientemente de lo particular que está siendo este año, hay un aspecto general que debe resaltarse y al que casi nunca se le presta la atención que merece: los desplazamientos de los empleados, que constituyen una partida de gasto importante también para las pymes y no solo para las grandes empresas.
Las cifras indican que los viajes de negocios son un componente clave también para las pequeñas empresas, sobre todo porque, según muestran algunos índices, como el barómetro Amex GBT, son justamente las pymes las que han incrementado el número de viajes de negocios en los últimos años. Por otro lado, el mensaje que subyace es simple y explícito: para luchar contra la competencia, que a menudo está representada por empresas más grandes, es necesario moverse con regularidad, tanto en España como en el extranjero.
Sin embargo, el problema es que los desplazamientos resultan caros, y, por tanto, no podemos permitirnos una gestión ineficaz de los informes de gastos de viaje de negocios. Por eso es fundamental, incluso para las pequeñas empresas, identificar técnicas y herramientas que hagan que todo el procedimiento de los desplazamientos sea lo más eficaz posible.
Los desplazamientos de los empleados constituyen una partida de gasto importante para las pymes, que han incrementado el número de viajes de negocios en los últimos años. Para estas empresas es fundamental identificar técnicas y herramientas con las que optimizar el procedimiento de desplazamientos.
5 tips para reducir los costes de los viajes de negocios y los desplazamientos
- Planificar los desplazamientos con antelación: uno de los principales métodos para reducir los gastos de los viajes es, sin duda, planificar cada viaje de negocios con mucha antelación. La reserva de vuelos, hoteles y vehículos de alquiler debería hacerse con meses de antelación, para aprovechar las mejores tarifas;
- Optar por los abonos: los representantes empresariales que viajan con frecuencia deberían aprovechar los abonos que ofrecen las compañías aéreas o ferroviarias, a fin de beneficiarse de descuentos considerables;
- Mayor flexibilidad: para reducir los costes de un viaje de negocios, es fundamental contar con mayor flexibilidad a la hora de planificar y reservar. Por ejemplo, es posible adaptar los horarios de ida y vuelta para obtener mejores tarifas, elegir hoteles un poco más alejados del centro para reducir costes, etc.
- Agilizar y simplificar la gestión de las notas de gastos: la elaboración de los gastos incurridos es una actividad que requiere mucho tiempo, tanto para la administración como para el empleado que realiza el desplazamiento. A ello se suma el hecho de que la gestión manual de las notas de gastos a menudo genera errores y preocupaciones, tanto por parte del viajero, que debe anticipar los gastos del viaje de negocios, como por parte de la empresa. Por esta razón, para reducir costes, errores y descontentos, es conveniente adoptar soluciones de software de control de gastos diseñadas específicamente para la gestión de las notas de gastos.
Cómo agilizar y simplificar la gestión de las notas de gastos
Con el fin de ayudar a las empresas a optimizar la gestión de las notas de gastos de sus empleados, se han desarrollado soluciones de última generación que permiten reducir significativamente el riesgo de errores y la correspondiente pérdida de tiempo.
Sistemas de reconocimiento óptico de caracteres que permiten tomar fotos de recibos, herramientas de reconocimiento de voz para dictar las notas de gastos directamente a un asistente virtual que las envía al sistema, softwares que transforman automáticamente los cargos de una tarjeta de crédito en partidas de gastos… Todo esto parece casi de ciencia ficción, pero, en realidad, es simplemente una forma innovadora de gestionar un aspecto empresarial que debe analizarse y modernizarse para seguir siendo competitivos en el mercado a largo plazo.
Y tú, ¿estás preparado para optimizar la gestión de los viajes de negocios en tu empresa?
