La solución de control de presencia desempeña un papel importante en diferentes áreas de la empresa, en especial en los Recursos Humanos. Pensemos que por ejemplo los terminales de control de presencia nos pueden aportar información muy útil sobre aspectos como la seguridad en la empresa, o incluso información de gran importancia sobre el área financiera.
El control de presencia es por tanto una herramienta que va mucho más allá de cumplir con la normativa legal. Es una solución para mejorar la productividad, para reducir costes y para llevar una mejor gestión de la plantilla.
Para elegir el mejor tipo de software de control de presencia, es recomendable tener en cuenta algunos aspectos.
Cómo elegir el mejor software de control de presencia
Hay varios aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un programa de control de presencia.
1. Debe ser una herramienta integrada con tu estructura IT
Hoy ya no concebimos las herramientas aisladas. La información debe estar integrada con las otras aplicaciones y recursos de la empresa. Como hemos apuntado, elementos como el registro de jornada nos puede aportar datos que sean importantes para otros departamentos. Por ejemplo, para el área financiera o evaluación del desempeño, conocer los datos de absentismo puede ser un dato relevante.
2. Es importante que esté en la nube
Hay que tener en cuenta factores como la movilidad, las plantillas hoy día están más en movimiento que nunca. Un trabajador que entra a trabajar, pero no viene directamente a la oficina, debe poder fichar online o dar cuenta de las tareas realizadas.
3. Debe estar orientado a la automatización
Cuanta mayor automatización y agilidad demos a los procesos, menos dificultades tendremos. Los empleados podrán realizar sus tareas de manera más eficaz, mejoraremos la productividad de la empresa, los datos serán más fiables y precisos, podremos evitar el fraude o prevenir riesgos que afecten al correcto desarrollo de los procesos de producción.
4. Debe cumplir con la RGPD y la normativa de registro de jornada
La herramienta que utilicemos para el control de presencia debe cumplir fielmente con la normativa de datos de la RGPD. El Reglamento General de Protección de Datos plantea muchos aspectos que hay que tener en cuenta también en el tipo de software y aplicaciones que utilizamos.
También debe ser una herramienta que facilite la adaptación de la empresa a la normativa de control de registro de jornada, cuya obligación recae sobre las empresas.
5. Baja curva de aprendizaje
Debemos vencer la resistencia al cambio de las organizaciones. Lo mejor es optar por soluciones con una baja curva de aprendizaje. Cuanto más intuitivo y sencillo sea el programa, más ágil y cómodo resultará para todos. Y mayor será la eficacia del sistema.
¿Has implementado una solución de control de presencia eficaz en tu empresa? ¿Es una herramienta integrada con tu solución de gestión de Recursos Humanos y la estructura IT de la empresa?
