La crisis del Covid-19 ha impulsado a las empresas a implementar el teletrabajo en sus organizaciones. Esto implica numerosos cambios a nivel interno en la planificación del trabajo y la gestión de Recursos Humanos. Una de las grandes preguntas es cómo abordar a partir de ahora el control de presencia y el registro de jornada de trabajo de los empleados.
Uno de los retos que plantea el trabajo a distancia es sin duda la coordinación y el control de la productividad. Trabajar en casa no tiene por qué ser sinónimo de productividad bajo mínimos.
En este artículo responderemos a estas dudas y desafíos. Si tu empresa necesita implementar una solución segura y eficaz que le permita la gestión del control de presencia, sin duda el módulo HR de Control de Presencia de HR Infinity es la herramienta que necesitas.
Las claves para gestionar el control de presencia
Para la gestión del control de presencia, había empresas que ya estaban adaptadas a la nueva realidad. Disponían de herramientas accesibles desde cualquier lugar, la plantilla podía hacer su registro de la jornada laboral tanto si que trabaja in house, como a distancia.
Otros en cambio utilizaban software poco eficientes y con una escasa fiabilidad, con software que no está integrado en la herramienta de gestión de los Recursos Humanos.
Si queremos trabajar a distancia, necesitamos priorizar al máximo la integración de datos en una sola herramienta y tratar de garantizar la máxima fiabilidad en el control de jornada.
Esto se puede hacer con un módulo de control de presencia como el que tiene HR Infinity, el software de gestión de los Recursos Humanos que te ayuda a llevar una gestión integrada.
¿Cuáles son los elementos clave que debes poder controlar para gestionar el trabajo a distancia y garantizar un correcto control de presencia y por tanto un adecuado registro de la jornada laboral?
1. Automatización de la hoja de presencia
Los trabajadores deben seguir poder fichando su registro de la jornada laboral, tanto desde su centro de trabajo (cuando sea posible volver a él), como desde su casa.
Para eso la mejor solución es automatizar la hoja de presencia. Ésta debe estar actualizada en tiempo real, ajustarse al horario específico de los trabajadores en su hora de entrada y salida, y que estos puedan dar cuenta de su actividad con datos en tiempo real.
2. Gestión integrada de los Recursos Humanos
El registro de jornada es mucho más que una obligación legal. Nos permite analizar la productividad de los trabajadores y llevar una mejor gestión de los turnos. Cuando toda esta información está integrada en una sola herramienta, de la que podemos extraer informes y datos diarios, es mucho más fácil tener una panorámica de nuestra productividad.
Podemos organizar mejor los turnos, definir los horarios, gestionar cambios y llevar un control flexible de los horarios. Esta información integrada es muy útil para que el Departamento de Recursos Humanos pueda disponer de informes que les permitan conocer la productividad de los trabajadores y la organización del trabajo en el día a día. Y para eso se necesita una herramienta eficaz de control de presencia.
3. Control de la seguridad y el acceso
Otro de los aspectos esenciales cuando trabajamos a distancia es la seguridad de los datos. Con una herramienta en la nube como HR Infinity que permita gestionar permisos de acceso, nos facilita que los empleados puedan identificarse de la manera adecuada de manera online, a través del ordenador o el móvil, a la hora de iniciar o terminar su jornada laboral.
De este modo, no sólo nos aseguramos de la máxima fiabilidad de los datos, sino de que los trabajadores pueden utilizarla desde sus respectivos dispositivos con la máxima seguridad y sin riesgo para la integridad de la información.
4. Gestión de datos multiempresa y descentralización
Las herramientas para el control de presencia que utilicemos deben contemplar la descentralización de los procesos para cada sede o filial. Debemos contar con información bien desglosada y organizada para que desde cada entorno pueda llevarse una adecuada gestión.
Esto aplica también para los entornos multiempresa. No es necesario que dispongamos de la misma herramienta para todas las entidades, con soluciones como HR Infinity podemos llevar una gestión autónoma de cada una de ellas, pero desde un mismo software.
5. Datos en tiempo real y alta fiabilidad
El control de presencia no tiene sentido si no podemos disponer de los datos en tiempo real.
Con soluciones de software en la nube, además de acceder a la información en cualquier momento y lugar, te ahorras numerosos costes y facilitas mucho la gestión del trabajo.
No tienes que estar enviando o compartiendo documentos de manera continuada, ya que la información queda registrada en el software y esta información presenta un alto nivel de fiabilidad, lo que te permite llevar una gestión de la plantilla de forma más eficaz y tomar decisiones en el día a día.
A través de una solución de gestión integral de RR.HH. como HR Infinity, puedes mejorar la organización del trabajo y la gestión de procesos para adaptarte al teletrabajo. Descubre todas las ventajas de nuestra solución de Recursos Humanos para tu empresa.
