Para que una empresa pueda digitalizarse, es necesario que atraviese por una serie de fases. No se trata solamente de cambiar de un sistema tradicional a un ERP modular, intuitivo y profesional. Hay que abordar una serie de cambios que pueden afectar a la cultura de la empresa, los procesos, la formación de los empleados o la migración desde el sistema antiguo.
Si tu empresa está valorando la posibilidad de dar el paso a la digitalización, especialmente en estos momentos en los que es determinante abordar la transformación digital, déjanos que te mostremos los pasos principales que debes dar.
Digitalizar tu empresa es una decisión ineludible para enfrentarse al futuro y seguir siendo competitivo. Gracias a ésta podrás reducir costes, mejorar la productividad y tomar mejores decisiones
Etapas clave de la digitalización de la empresa: del sistema tradicional al ERP modular
La transformación digital de la empresa no se puede llevar a cabo de la noche a la mañana. Para que ésta cause efectos positivos en la competitividad, productividad y rentabilidad de tu negocio, es imprescindible seguir algunas fases que te ayuden a afrontar el cambio tecnológico de una manera óptima para tu empresa.
Veamos cuáles son las principales fases para pasarte de un ERP antiguo o sistema de gestión tradicional a un ERP modular, escalable y en la nube.
1. Establecer objetivos
La primera fase que hay que abordar en la digitalización es el establecimiento de objetivos. ¿Cuáles son los motivos que llevan a nuestra empresa a la transformación digital? La digitalización de los datos va mucho más allá de cambiar de programa. Se trata de optimizar los procesos internos, mejorar la productividad y la eficacia en la gestión, potenciar la automatización y eliminar tareas y cálculos manuales.
Es esencial que sepamos bien a dónde nos dirigimos y cómo pretendemos mejorar la gestión interna de la empresa. A la hroa de establecer objetivos, hay que fijar un enfoque diferente: cuanta mayor sea la automatización y menos las tareas manuales, nuestra empresa estará mejorando su competitividad y su adaptabilidad a la realidad del mercado.
2. Escoger a un líder responsable de la digitalización
No hay transformación digital sin liderazgo. El responsable de la digitalización de la empresa deberá coordinar a los empleados y saber cuáles son las necesidades de los diferentes Departamentos. Esto te permitirá abordar el proceso de implantación y configuración, de manera que se adapte a las necesidades actuales de la empresa. En esta línea, una de las misiones del responsable de la transformación digital será mediar con los responsables de implantar la solución ERP.
Es también una responsabilidad del líder de la digitalización promover una cultura empresarial orientada hacia la optimización de procesos. Por lo general, cuando se emprenden cambios de este calibre suelen darse episodios de resistencia al cambio, lo que puede lastrar el buen funcionamiento de la digitalización y las mejoras realizadas en la empresa.
3. Elegir el mejor programa ERP
Otro de los aspectos esenciales que habrá que tener en cuenta es elegir el ERP. Una vez se han analizado las necesidades de la empresa y se han establecido unos objetivos, debe buscarse una herramienta de planificación de recursos empresariales que se ajuste a las necesidades de la empresa.
Muchas empresas suelen pedir asesoramiento en esta fase, ya que existen múltiples soluciones ERP y es muy importante entender las posibilidades que ofrecen. Un ERP modular contendrá múltiples funcionalidades que pueden adaptarse a los objetivos de la empresa en cuanto a la integración de soluciones en un solo software. En muchos casos, los proveedores de ERP-CRM establecerán un proceso para explicar los procedimientos que hay que seguir para la implantación ERP.
Antes de elegir el ERP más adecuado, lo correcto es solicitar una consultoría inicial y un planning del proyecto. En este documento se fijarán las fases del proceso de instalación y configuración y puesta en marcha de la nueva herramienta ERP-CRM. Después de elaborar esta hoja de ruta, se pondrá en marcha la instalación del ERP, si es una herramienta on-premise.
4. Configuración y migración
Una vez elegido el software ERP-CRM, el siguiente paso será abordar la migración de datos a la nueva herramienta. Aquí es muy importante tener claro que es el software ERP el que se tiene que adaptar a los procesos y necesidades de la empresa, y no la empresa al ERP. En este sentido, se puede personalizar, configurar y adaptar el programa ERP para que cumpla con las expectativas de la empresa.
Cuando hablamos de un ERP modular, se pueden implementar los módulos que más convienen a la empresa. Además, pueden integrarse estas soluciones con otros programas y herramientas de gestión empresarial, como por ejemplo un software de planificación de la producción o un programa de gestión de Recursos Humanos.
Después de llevar a cabo la migración de datos, se puede realizar una primera instalación de prueba para validar el ERP personalizado y parametrizado. Es a partir de este producto final donde se pueden hacer las primeras configuraciones.
5. Formación de los empleados y puesta en marcha
El último paso es formar a los empleados a partir de este ERP de prueba, con los datos de la empresa ya migrados a la nueva herramienta. Los diferentes responsables de cada departamento que vayan a gestionar el programa deben recibir la formación adecuada para poder desarrollar su labor de manera correcta.
Los profesionales de cada área podrán tener ya el control del programa, por lo que será la primera fase de la puesta en marcha. Es en estos momentos cuando se pueden observar las necesidades de implementar cambios o hacer mejoras que se adapten a lo que la empresa necesita.
Por último, se llevará a cabo el arranque del programa ERP, que será el paso decisivo para que la empresa entre en la transformación digital.
