En la actualidad, el proceso de gestión de los gastos de viaje continúa siendo ineficaz en numerosas empresas que siguen manejando demasiada información de manera física y manual. ¿Cuál es la solución? La nota de gastos digital de la aplicación de ZTravel permite automatizar la gestión de estos trámites dando lugar a una optimización de las tareas de organización y control, evitando pérdidas de tiempo y mejorando el control y la visibilidad de los gastos. Desde Zucchetti te contamos 4 motivos por los que debes dar el salto a nuestro sistema de nota de gastos digital:
1.- Reducción de los errores
Los procesos manuales de control de gastos llevan implícita la posibilidad de incurrir en errores (tanto numéricos como de lectura), así como la pérdida de comprobantes, tickets y otros documentos. Con la nota de gastos digital de ZTravel el sistema registrará de manera automática todos los datos necesarios.
2.- Descenso de la carga de trabajo para los departamentos de administración
El sistema de gestión de gastos digital de ZTravel reduce el tiempo destinado a realizar estas tareas de forma manual. La nota de gastos automatizada permite la revisión y control de los datos mucho más rápido, pudiendo dedicar estas áreas a realizar un análisis más exhaustivo de la información.
3.- Control más seguro de los gastos
La gestión digital de la nota de gastos permite a los diferentes departamentos llevar un registro más seguro y en tiempo real. Este sistema también ofrece la posibilidad de tener una copia digital certificada por la AEAT para evitar la pérdida de documentos, algo que ayuda a cumplir con los requisitos de solicitud de justificantes por parte de las administraciones públicas para trámites derivados de tributos y otras gestiones.
4.- Acceso sencillo por las partes implicadas en el proceso
A la nota de gastos digital tienen acceso todos los departamentos de la empresa que están implicados en los viajes (comercial, facturación, administración…). La gestión digital de estos trámites permite agilizar el acceso a estos datos por parte de cualquier persona interesada de la compañía. De hecho, existe la posibilidad de generar estadísticas por usuarios o equipos que pueden ser visualizadas por todos. En ZTravel hemos desarrollado el sistema que ofrece la solución más sencilla para la gestión de notas de gastos: automatiza el registro de los datos, facilita los procesos de aprobación, transforma los pagos electrónicos en conceptos de gasto, controla la política de viajes corporativa y los techos de gasto y gestiona toda la información relativa al viaje o desplazamiento de trabajo.
