Algunos de los clientes que han confiado en nuestra aplicación de control de gastos de viaje se preguntan si merece la pena o no contratar un seguro de viaje que cubra los posibles imprevistos que pueden surgir durante el transcurso de uno.
Pues bien, para arrojar un poco de luz sobre este tema, hemos decidido escribir este post en el que te contamos en qué ocasiones es más recomendable llevar a cabo esta contratación y cuáles son las coberturas básicas que deberías tener en cuenta.
Recuerda que la mejor manera de preparar y gestionar los viajes de negocios es a través de un gestor de viajes corporativos, ya que podrás planificar los viajes, evaluar su relación coste-beneficio, gestionar las solicitudes de gasto, almacenar la documentación asociada o automatizar los procesos de reembolso.
¿Qué es un seguro de viaje para empresas?
Un seguro de viaje es un tipo de protección que ofrece unas coberturas para resolver diferentes situaciones que pueden producirse en el desarrollo de un viaje y que pueden resultar muy costosas. La cancelación de un vuelo, el robo del equipaje o una emergencia médica son algunos de los imprevistos en los que todos pensamos a la hora de plantearnos acudir a una compañía aseguradora y solicitar este producto.
Muchas empresas han incluido el seguro de viaje en su política de viajes corporativos, de manera que siempre que una o más personas se desplacen en un viaje de negocios puedan contar con las coberturas adecuadas para su protección.
Aspectos a tener en cuenta al contratar un seguro de viaje para empresas
Elegir un seguro de viaje y sus coberturas no siempre es tarea sencilla, y mucho menos hoy en día en época de pandemia y donde existe una gran oferta de productos aseguradores orientados a viajeros.
Cobertura y alcance del seguro
Para responder a la pregunta con la que iniciamos este post, tenemos que prestar atención a un aspecto que resulta determinante: la cobertura y alcance del seguro.
Contratar un seguro de viaje será más o menos conveniente en función de cuál sea el destino del desplazamiento. Por ejemplo, si viajas dentro de España puedes plantearte la posibilidad de prescindir de esta contratación ya que algunos aspectos como la cobertura médica no suponen un problema al tenerla garantizada en todo el país.
En el caso de contratar un seguro de viaje, lo más adecuado es que lo hagas pensando en la posibilidad de que tu vuelo se retrase o se cancele, por lo que las coberturas que elijas tendrán que ir en esta dirección.
Sin embargo, imagínate que viajas a un país extranjero y que además se trata de un destino exótico, desértico o montañoso. En esta situación resulta totalmente recomendable, por no decir imprescindible, que contrates un seguro de viaje que cubra, entre otros aspectos, asistencia sanitaria y repatriación por si sufres algún tipo de accidente o enfermedad.
Pero antes de hacerlo, no está de más que revises los convenios que tiene establecidos España con otros países en materia de salud para saber qué coberturas reales debe tener tu seguro.
Coste del seguro
Otro de los elementos importantes en el que debes fijarte es el coste del seguro. No se trata sólo de valorar la prima que vas a pagar por cada seguro, sino si en función de las coberturas puede existir alguna situación de copago en la que tu empresa tenga que hacerse cargo de determinados costes.
Los costes de los seguros de viaje pueden reflejarse en el informe de gastos de viaje, de manera que puedas conocer realmente cuánto te cuesta por persona y en qué períodos podrán contar con las coberturas adecuadas.
Procedimiento de asistencia
El procedimiento de asistencia, establecido en las condiciones del contrato, debe ser claro y fácilmente accesible para las personas protegidas por el seguro.
Es esencial que este aspecto esté claro para que en cualquier momento de un viaje, siempre que sea necesario, puedas solicitar asistencia en caso de cualquier necesidad cubierta por el seguro.
Exclusiones y limitaciones de la póliza
En la actualidad, la mayoría de los seguros de viaje contemplan cobertura sanitaria, aunque debes asegurarte si esta tiene un límite de capital, especialmente si viajas a un país extranjero que tenga un sistema sanitario muy costoso o si tienes que permanecer tiempo hospitalizado.
Es muy importante además que prestes atención a la letra pequeña, ya que muchas pólizas de seguros de viaje pueden tener exclusiones cuando se producen fenómenos naturales como terremotos o huracanes.
Beneficios de contratar un seguro de viaje para empresas
Las empresas pueden beneficiarse de múltiples ventajas al contratar un seguro de viaje. Por una parte, el personal de la empresa puede viajar con una mayor tranquilidad al saber que sus gastos estarán cubiertos ante posibles problemas de salud, emergencias o imprevistos. Pero también en todo lo que respecta a coberturas de otra índole, como gastos legales y responsabilidad civil.
Protección ante imprevistos y emergencias
Un seguro de viajes para empresas ofrece un nivel de protección esencial frente a posibles imprevistos y emergencias que pueden surgir durante los viajes corporativos.
Estos imprevistos pueden incluir desde la cancelación de vuelos y la pérdida de equipaje hasta emergencias médicas y eventos de fuerza mayor.
Contar con un seguro adecuado permite a las empresas gestionar y mitigar los riesgos financieros asociados con estos incidentes, asegurando que los costos inesperados no afecten significativamente el presupuesto de la empresa.
Además, la cobertura puede incluir asistencia en caso de robo o pérdida de documentos importantes, proporcionando un recurso invaluable para resolver situaciones complicadas rápidamente.
Tranquilidad para los empleados y la empresa
El bienestar del personal de la plantilla debe ser una prioridad para cualquier empresa, y un seguro de viajes corporativo contribuye significativamente a garantizar su tranquilidad durante los viajes de negocios.
Se trata de un aspecto que también puede influir en la fidelización del talento y la satisfacción laboral, ya que aquellas personas de la empresa que tengan que viajar más frecuentemente agradecerán poder hacerlo con mayores garantías y un nivel de protección adecuado a los riesgos.
Asistencia médica en caso de emergencia
Uno de los beneficios más importantes de un seguro de viajes para empresas es la asistencia médica en caso de emergencia. Los accidentes y las enfermedades pueden ocurrir en cualquier momento y en cualquier lugar. Contar con una cobertura adecuada asegura que los empleados recibirán la atención médica necesaria sin importar dónde se encuentren.
Esta cobertura puede incluir desde consultas médicas y tratamientos de urgencia hasta hospitalización y repatriación en casos graves. La disponibilidad de asistencia médica inmediata no solo protege la salud y la seguridad de las personas de la empresa, sino que también reduce el estrés y la preocupación asociados con enfrentar problemas de salud en un país extranjero, especialmente aquellos en los que las dificultades con el idioma o el sistema de salud pueden provocar mayores obstáculos ante una emergencia.
Cobertura de gastos legales y responsabilidad civil
Contratar un seguro de viaje que incluya una asistencia legal y responsabilidad civil aporta una mayor seguridad a las personas que se desplazan por motivos de trabajo
Quizás por desconocimiento del idioma o de las costumbres de un país, puedas verte envuelto en malentendidos que serán más fáciles de resolver si cuentas con este apoyo.
¿Por qué es importante contratar un seguro de viaje para empresas?
Un seguro de viaje para empresas aporta un extra de seguridad y confianza al personal de la empresa y te permite reducir los gastos derivados de que se produzcan situaciones de emergencia, accidentes o imprevistos.
Se trata de disponer de unas mayores garantías frente a los posibles riesgos que implican los viajes corporativos. Con un seguro adecuado podrás ahorrar en viajes de empresa, ya que no tendrás que asumir directamente los costes sanitarios en caso de que se produzca una emergencia mientras el personal de tu empresa se encuentra de viaje de trabajo en el extranjero.
Desde Zucchetti te recomendamos que utilices la solución ZTravel para la gestión de los gastos de viaje en tu empresa, de forma que puedas sistematizar, digitalizar y automatizar todos los procesos ligados a la gestión de viajes corporativos.
