Toda empresa debe ser consciente de la importancia de hacer presupuestos. Sea cual sea el sector en el que te muevas, todo proyecto conlleva la elaboración de un presupuesto, por lo que es esencial disponer de una herramienta que permita agilizar al máximo este proceso.
El presupuesto es un elemento muy importante, ya que contiene la relación de los costes que va a suponer la realización de un proyecto. No sólo debe contener el precio final, sino una relación detallada de todos los recursos que se van a invertir. La empresa debe valorar además los costes de personal de cada departamento. El objetivo de los presupuestos es facilitar la planificación financiera, mejorar la estrategia y, por supuesto, resolver posibles incongruencias que afecten al desarrollo de la organización.
En muchas ocasiones, las empresas utilizan un software específico para hacer presupuestos online. Otras veces, realizan el presupuesto utilizando una hoja de Excel o de Word. También se puede hacer a través de un ERP con presupuestos. En este post te mostramos cuál es la mejor opción.
Qué es un software para presupuestos
Es un programa informático que permite elaborar presupuestos de forma automatizada. Su objetivo es llevar a cabo una planificación estratégica y financiera de los recursos que se van a invertir en cada Departamento de la empresa. En otro sentido, también puede referirse a una herramienta para crear presupuestos para clientes, lo que suele incluirse en un software ERP.
En este programa para hacer presupuestos generalmente existe la posibilidad de crear una plantilla. Esto permite que la empresa pueda utilizar un formato estándar para todos sus presupuestos, lo que evita numerosos errores a la hora de elaborarlo. Una vez creado, se proporciona la información que corresponde a cada departamento, lo que se puede hacer incluso de forma automatizada desde el software para presupuestos sin necesidad de usar el correo electrónico. Ahora bien, si de lo que hablamos es de una herramienta para hacer presupuestos a clientes, sus funciones son muy distintas.
Principales funciones de una herramienta para presupuestos
¿Para qué sirve un programa de presupuestos? ¿Cuáles son las funciones principales de este tipo de herramienta? Cuando hablamos de un software para hacer presupuestos a clientes en un ERP, y no de un programa de uso interno para la gestión de los presupuestos asignados a cada Departamento, éstas son sus principales funciones:
- Crear presupuestos de forma rápida y personalizada: no tendrás que crear los presupuestos manualmente con programas de ofimática. Además puedes personalizar las plantillas de presupuesto como quieras.
- Convertir presupuestos en facturas, albaranes o pedidos: una vez que el cliente haya aceptado el presupuesto, puedes convertirlo en un pedido, albarán o factura para agilizar el proceso.
- Gestionar una base de datos de leads o clientes: cada vez que haces un presupuesto a un posible cliente, se guardan sus datos en una base de datos de información, donde podrás disponer de todos los datos de contacto que ese cliente te ha proporcionado y consultarlos cuando se necesite.
- Almacenar documentos: el software para presupuestos permite almacenar todos los documentos relacionados con ese cliente, como el presupuesto, presentaciones o cualquier documento que hayas proporcionado a ese posible cliente.
- Integración con CRM: un programa de hacer presupuestos debe permitir la integración con el software CRM (Customer Relationship Management), la herramienta que permite gestionar las relaciones con los clientes.
- Integración con otros programas. La solución de presupuestos debe integrarse también con otras herramientas. Por ejemplo, es habitual que las empresas generen también presupuestos internos de Recursos Humanos para cada Departamento, que permitan valorar los costes de personal y recursos materiales. En este sentido, es conveniente que tu ERP y herramienta de generación de presupuestos conecten con el software de gestión de personal para facilitar la planificación estratégica.
- Seguimiento y trazabilidad de clientes: el software de presupuestos te debe permitir realizar un seguimiento de cada lead o contacto que haya habido con tu empresa. Por ejemplo, puedes automatizar el envío de un recordatorio una vez que se ha enviado un presupuesto para hacer el seguimiento o solucionar cualquier duda que pueda tener el cliente.
Ventajas de utilizar una herramienta para presupuestos
Disponer de un programa de presupuestos puede ayudar a tu empresa a solucionar numerosas necesidades en la gestión de posibles clientes.
- Ahorrar papel: puedes crear presupuestos online de manera sencilla en apenas unos clicks. Esto te ayuda a reducir el uso del papel en la empresa, con los costes que eso supone.
- Control de la trazabilidad: puedes saber el estado en el que se encuentra cada presupuesto o contacto con el cliente (enviado, aceptado, rechazado…).
- Mejorar la eficiencia: no tienes que crear presupuestos manualmente, lo que te ayuda a ser más productivo y aumentar la automatización en los procesos comerciales.
- Calcular los costes: los programas para presupuestos te permiten calcular los costes medios ligados a cada proyecto, lo que te permite tener un mayor control sobre tu margen de beneficios en cada venta.
- Obtención de informes: puedes disponer de información analítica sobre tus presupuestos para evaluar el rendimiento de tu actividad comercial. Esto te permite adquirir un mayor conocimiento sobre tu negocio y mejorar las ventas.
- Evitar errores: si creas los presupuestos de forma automática, con apenas unos clicks, no tendrás que introducirlos de manera manual, lo que da lugar a más errores. Los errores a la hora de elaborar un presupuesto pueden provocar que incluso pierdas posibles clientes.
Incorpora un módulo para presupuestos a tu ERP
Como hemos visto, hay diferentes formas de elaborar presupuestos en una empresa. Una de ellas es el proceso tradicional y manual, que consiste en utilizar programas de ofimática para crear los presupuestos. Otra es utilizar un software específico para presupuestos, una app para hacer presupuestos, lo que puede generar algunos problemas si no hay una integración eficaz con el ERP. Esto es así, tanto si hablamos de generar presupuestos para uso interno, como si hablamos de crear presupuestos para clientes.
La mejor solución suele ser utilizar un módulo para presupuestos en tu propio ERP. De esta forma, habrá una integración garantizada con el software de gestión empresarial. Podrás convertir tus presupuestos en facturas y albaranes cuando el cliente haya aceptado el presupuesto. Además puede integrarse con tu CRM Software, con lo que puedes facilitar al máximo los procesos en el área comercial, donde el CRM es el software esencial.
Ahora que tienes claro cómo hacer presupuestos, es hora de utilizar una herramienta para manejar tus presupuestos de forma inteligente. Las soluciones de software ERP de Zucchetti Spain están dotadas de un módulo para gestión de presupuestos y se integran con todo el catálogo de soluciones de software de Zucchetti Spain, incluidas las herramientas de presupuestos y gestión de costes de personal. Esto da una respuesta a las necesidades de creación y gestión de presupuestos en tu empresa.
