El flujo de caja operativo es uno de los conceptos más importantes en la gestión de tesorería. Calcular el flujo de caja es una cuestión esencial para prevenir los momentos de baja liquidez, en los que tu empresa no podría hacer frente a los pagos.
Se trata de una aspecto estratégico que tu empresa debe controlar eficazmente, y una de las mejores formas de hacerlo es a través de un sistema ERP con TPV. En este post descubrirás cómo, al llevar el control del flujo de caja, podrás mejorar la eficiencia de costes con un ERP.
¿Qué es el flujo de caja?
El flujo de caja operativo consiste en la cantidad de liquidez que genera la empresa en su operativa habitual. No mide los ingresos y gastos, sino el flujo de entradas y salidas de efectivo en la empresa.
Así, por ejemplo, una empresa que tenga un flujo de caja negativo, está perdiendo liquidez en el corto plazo, mientras que si posee un flujo de caja positivo, significa que entra más efectivo del que sale, por lo que se encuentra en un estado de mayor liquidez.
Se trata, como ves, de un aspecto clave para la gestión del riesgo en las empresas. Una empresa con un flujo de caja negativo podría no ser capaz de hacer frente a sus deudas a corto plazo, mientras que sí posee una gran cantidad de flujo de caja, puede significar que no está invirtiendo lo suficiente, aunque posea una alta liquidez.
Cabe destacar que en el flujo de caja no se contemplan los intereses por la financiación de las operaciones. En cambio, sí que se consideran las amortizaciones de los activos. Las subvenciones y préstamos también están incluidos en el flujo de caja, ya que aportan liquidez. Las provisiones contables, es decir, el efectivo que se ha guardado para hacer frente a obligaciones de pago previstas, también está incluido.
El flujo de caja nos aporta información, en definitiva, sobre la capacidad de pago de la empresa en el corto plazo. Cuando se hace el pago de las nóminas, pagos a proveedores o se realiza una compra de materiales, esto son salidas de flujo de caja. Aquí no se consideran los pagos que se queden pendientes, por ejemplo si compramos maquinaria y ésta se paga a plazos.
Cómo controlar de forma eficiente el flujo de caja
Te hemos mostrado ya qué es el flujo de caja. Para controlarlo de manera eficiente, ahora es imprescindible saber cómo calcularlo. Esto puede hacerse con una simple fórmula:
Flujo de caja = Beneficios antes de impuestos e intereses + Amortizaciones + Provisiones + Cuentas a pagar – Cuentas por cobrar
Si te preguntas cómo mejorar el flujo de caja, debes implementar una herramienta de software que te permita calcular cada uno de estos elementos de forma automatizada.
Un programa de gestión financiera, con TPV y gestión de tesorería, nos proporciona información sobre cuál es el estado de nuestra liquidez, qué beneficios hemos obtenido, qué obligaciones de pago tenemos a corto plazo, cuál es el nivel de morosidad y cómo se han depreciado nuestros activos.
A través de este tipo de herramientas, se puede determinar si tenemos un flujo de caja positivo o negativo. Es decir, si las entradas de fondos son mayores que las salidas, o viceversa. El hecho de disponer de información en tiempo real a través de un ERP, en el que se registran todas las transacciones diarias, nos permite acceder a informes detallados de liquidez y comprobar nuestro estado financiero.
Ventajas de usar la tecnología para el control financiero
Las soluciones de software ERP con gestión TPV proporcionan importantes ventajas para el control del efectivo.
- Aportan información en tiempo real: no tendrás que realizar informes manualmente y comprobar las entradas y salidas de efectivo en tu cuenta bancaria para evaluar tu flujo de caja.
- Ayuda a prevenir impagos: con un software ERP puedes estar informado de las fechas en las que vencen los pagos, e incluso programar órdenes de pago para evitar que te cobren penalizaciones.
- Mejora tus decisiones financieras: por ejemplo, en caso de que los plazos de pago de tus proveedores sean a 30 días, pero tus clientes tengan un plazo de pago a 60 días, contar con esta información te ayuda a tomar decisiones para buscar financiación a corto plazo.
- Evaluar tu liquidez: conocer tu flujo de caja te permite considerar la mejor forma de adquirir nuevos activos o insumos, según tengas suficiente liquidez para hacer frente al pago, o si es mejor solicitar un pago a plazos, o pedir un crédito.
¿Cómo optimizar el flujo de caja con ERP?
Cuando hablamos del flujo de caja, vemos que hay varios tipos de elementos que hay que controlar. Por una parte, los ingresos que se producen en el día a día, así como también las ventas con las fechas de vencimiento. Pero también los gastos y las fechas en que se debe llevar a cabo un pago.
El ERP es la herramienta de gestión empresarial que mejor te ayuda a la gestión de tesorería. Cada vez que se realiza una venta, el pago queda actualizado en tu software de gestión. Te permite ver en tiempo real qué obligaciones de pago tienes a corto plazo, y qué clientes te deben dinero y cuándo van a pagar. Puedes realizar también la conciliación bancaria de forma automatizada, lo que te permite comprobar que los movimientos bancarios son los mismos.
Con un ERP puedes controlar el tiempo medio entre que se produce una venta y se realiza el pago. Esto te ayuda a tomar decisiones financieras a corto plazo, o a cambiar tu estrategia para buscar nuevos proveedores con plazos de pago más amplios, acortar los plazos de pago a tus clientes.
Un software ERP también cuenta con herramientas de Business Intelligence, que te permiten hacer simulaciones para elaborar provisiones para pagos futuros. Si sabes qué días tienes que llevar a cabo un pago, puedes reservar con antelación efectivo para dicho pago, a fin de evitar que se destine a otros usos.
El flujo de caja y el TPV digital
La ventaja del ERP para la gestión del flujo de caja es que se integra con tu TPV digital. De este modo, tus ingresos se actualizan de forma automatizada. Cada vez que se genera una factura con una fecha de vencimiento, este dato queda también registrado, por lo que puedes tener una visión completa de cuál va a ser el estado del flujo de caja en cada momento, según las previsiones.
En esta línea, las soluciones ERP de Zucchetti Spain junto con el software TCPOS, el terminal punto de venta para el sector HORECA, es la mejor solución para la gestión eficaz del flujo de caja en tu negocio.
