Muchas empresas están abordando el proceso de transformación digital de los Recursos Humanos. Una de las tareas que conviene automatizar es el cálculo y envío de nóminas de empleados a través de un software de nómina cloud. Gestionar las nóminas en la nube permite a la empresa ser más productiva y eficiente, ahorrar tiempo y evitar errores.
Dado el complejo sistema para el cálculo de las nóminas, las empresas necesitan poder hacer el cálculo automático. Cuantos más empleados tenga tu empresa, más tiempo estás perdiendo en este tipo de tareas. Y también mayores son las posibilidades de que se cometa un error, especialmente si hay frecuentes variaciones en la jornada laboral de los empleados.
En este post te mostraremos cómo gestionar tu nómina en la nube y qué ventajas puede tener para tu empresa en general y el área de Recursos Humanos en particular.
¿Qué es la nómina cloud?
Se trata de un software de nóminas, que permite elaborar, calcular, almacenar y enviar nóminas electrónicas a los empleados. Este sistema ahorra al Departamento de Recursos Humanos la tarea de tener que calcular la nómina correspondiente según el contrato laboral y el convenio de los trabajadores.
Cada nómina puede tener una gran variedad de particularidades: horas extra trabajadas durante ese mes, complementos salariales, cambios en las retenciones del IRPF o modificaciones de contrato que amplían o reducen el número de horas ordinarias trabajadas. La cuestión es que al final las nóminas no siempre son iguales todos los meses, dependiendo de múltiples factores.
Para que puedas gestionar las nóminas en tu empresa en un contexto de alta complejidad, el software de nóminas es la herramienta ideal para la automatización de este proceso. Cuando hablamos de cloud y nómina electrónica, nos referimos a una solución que no se encuentra instalada en local en nuestros propios sistemas, sino que utiliza los recursos de una amplia red de servidores (la nube) que comparten recursos, lo que nos aporta una alta escalabilidad, velocidad, disponibilidad y seguridad.
En algunas ocasiones, las empresas disponen de un sistema ERP cloud nómina en una misma herramienta, ya que las nóminas representan una parte importante del control financiero de la empresa. Lo más habitual es que el programa de nóminas esté también conectado con el software de gestión de Recursos Humanos, ya que por ejemplo, para el cálculo de las horas extraordinarias, necesitas una herramienta integral que te permita llevar el registro de la jornada laboral. También necesitas que esta solución te facilite la formación en remoto, ya que en las nóminas se incluye una deducción por la formación profesional bonificada de los empleados.
Ventajas de tener un software de nómina cloud
Cuando hablamos del software de nóminas en la nube, es importante tener claras sus ventajas para tu negocio. Tener un sistema de nóminas te ayuda a llevar a cabo la liquidación del pago de forma rápida, calcular las deducciones automáticamente, presentar los impuestos correspondientes y gestionar toda la información que necesitarías presentar ante una inspección laboral.
Entre otras ventajas, el software de nóminas te permite:
- Ahorrar tiempo: puedes aprobar en menos tiempo los desembolsos y pagos que debes hacer a tus empleados.
- Obtener informes: con los que puedas disponer de toda la información relativa a bonificaciones, gastos y pagos de vacaciones.
- Cumplir con la legislación de nóminas: esto es muy complejo, ya que existe una amplia variedad de convenios y los empleados deben tener un salario diferente según su categoría profesional
- Almacenar y centralizar las nóminas: en lugar de tener todas las nóminas almacenadas como documentos, puedes disponer de información como el gasto global en percepciones salariales, Seguridad Social a cargo de la empresa, u horas extraordinarias.
- Mejorar la toma de decisiones: si tienes claro el desglose de las nóminas, podrás disponer de una información más exacta sobre los costes laborales y tomar mejores decisiones que te ayuden a mejorar tu planificación financiera
- Facilitar la autogestión: un sistema de nóminas puede poner a disposición del empleado la nómina y facilitar la firma, de manera que no tengas que gestionar todo este proceso de forma manual. Así además podrás enviar la nómina electrónica a toda la plantilla, incluyendo los empleados que teletrabajan. Los empleados de RRHH necesitan estar enfocados en otras tareas.
Éstas son las ventajas de trabajar con un programa de gestión de nóminas. Ahora bien, si hablamos de un sistema de nóminas cloud, hay algunas ventajas adicionales. Por ejemplo, puedes disponer de un software actualizado sin que tengas que encargarte del mantenimiento. También podrás acceder al software de nóminas desde cualquier lugar y dispositivo, no es imprescindible estar en la oficina. Esto supone además un ahorro de costes importante, ya que el mantenimiento no se lleva a cabo a nivel interno, sino que es el proveedor el que te lo proporciona.
¿Cuál es el software adecuado para digitalizar tus nóminas?
Existen soluciones de software para la gestión cloud de las nóminas. Por ejemplo, el sistema de nóminas Bas Nómina de Zucchetti Spain, una herramienta con la que puedes automatizar la elaboración y envío de las nóminas a los empleados. Con esta solución se puede así estandarizar y simplificar el proceso de elaboración de las nóminas.
Hay que considerar que cuanto más grande sea tu empresa, mayores riesgos presenta. Al almacenar todos los datos de nóminas en un software en la nube como Bas Nómina, estás cumpliendo con la RGPD y evitas las fugas de datos, ya que éstas podrían producir pérdidas millonarias en caso de que se produjera una inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.
Este software para empresas te permite cumplir con la legislación y te ayuda a evitar errores humanos e imprecisiones que puedan desembocar en un desacuerdo con los empleados, y en el peor de los casos, con un litigio legal o una multa por infracción laboral como consecuencia de una inspección.
La solución de nómina en la nube de Zucchetti Spain se integra además con tu software de gestión integral de Recursos Humanos. De esta forma, puedes adoptar un enfoque estratégico y digitalizado en la gestión de las nóminas y mejorar los procesos internos de RRHH.
