Todo Departamento de Recursos Humanos tiene que abordar una serie de tareas administrativas. Una de ellas es la gestión de nóminas y seguros sociales, que es imprescindible llevarla a cabo eficazmente para poder proporcionar a los empleados su salario, así como para cumplir con la legislación laboral.
La gestión de nóminas puede ser una tarea enormemente compleja, dada la gran variedad de detalles técnicos relacionados con los convenios laborales y las características propias de cada contrato. Esto supone una gran pérdida de tiempo para muchos Departamentos de Recursos Humanos, que buscan la forma de automatizar el cálculo de nóminas lo máximo posible.
Aquí es donde entra en juego la importancia de tener un programa de gestión de nóminas, que permita hacer más llevadero este proceso, de manera que los empleados no tengan que perder tanto tiempo en tareas burocráticas y la empresa pueda funcionar eficazmente. En este post te mostraremos cómo llevar a cabo la gestión de nóminas de manera mucho más rápida y sencilla gracias a un software de nóminas.
¿En qué consiste la gestión de nóminas?
La gestión de nóminas y seguros sociales consiste en el proceso de cálculo y elaboración de las nóminas de los empleados, lo que incluye las percepciones salariales que corresponden a cada trabajador, las deducciones que correspondan y la acreditación del pago. Hay también otras tareas que es imprescindible llevar a cabo, como el alta o baja del empleado en la Seguridad Social, así como el pago a Hacienda del IRPF correspondiente a cada empleado.
El cálculo de nóminas es importante no sólo para cumplir con la legislación y con los empleados con los que existe una relación contractual. También para determinar los gastos de personal, lo que incluye tanto sueldos y salarios como indemnizaciones, gastos en especie, etc. Además de los contratos de trabajo y el convenio colectivo, el Departamento de Recursos Humanos debe hacer una gestión adecuada de todos los datos del personal y su actividad, lo que incluye por ejemplo las bajas por enfermedad o accidente, así como la propia confección de la nómina acorde con las horas extra que hayan realizado.
¿Cuándo se necesita la gestión de nóminas?
La gestión de nóminas se necesita siempre y en todo caso en el que haya empleados. Puede ser más o menos compleja en función del número de empleados que haya. Cada trabajador puede tener unas características diferentes: distinto convenio colectivo, contrato, antigüedad, complementos salariales, horas extra, etc. Por eso resulta tan complejo elaborar las nóminas de los empleados.
Independientemente del número de empleados de una empresa, cometer errores en el cálculo y elaboración de las nóminas puede tener diferentes consecuencias. Por una parte, puede generar conflictos laborales, cuando los empleados consideran que no están recibiendo el pago que les corresponde. También puede suponer multas y sanciones por parte de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social, en el caso de que se estén cometiendo infracciones.
¿Es necesario un software para la gestión de nóminas?
Una empresa puede decidir si quiere elaborar sus nóminas de forma manual o a través de un software de nóminas. No hay ninguna normativa que obligue a utilizar una herramienta de software, pero es el propio sentido común el que nos muestra que, incluso en una micropyme, elaborar las nóminas de manera manual puede ser el origen de más de un error que pueda dar lugar a una sanción o conflicto laboral.
En este sentido, utilizar un software de gestión de nóminas viene a ser prácticamente imprescindible en toda empresa que tenga empleados. Las razones para esto son muy sencillas. Tienes que elaborar el cálculo de cada nómina atendiendo a diferentes elementos: tipo de contrato, grupo profesional, antigüedad, período de liquidación, días trabajados, salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, gratificaciones extraordinarias, etc.
Estos elementos pueden hacer que calcular y elaborar las nóminas te lleve mucho tiempo. Son tareas que tienes que realizar mensualmente. Hacer estos cálculos para decenas o cientos de empleados puede ser una tarea enormemente compleja si la llevas a cabo a nivel interno. En esta línea, tu Departamento de Recursos Humanos sí o sí necesita un programa de gestión de nóminas para ahorrar tiempo y ser más productivo.
Soluciones eficientes y herramientas para la gestión de nóminas
Hoy día existen soluciones de gestión de nóminas online que facilitan enormemente el cálculo de este proceso. Se trata de una herramienta administrativa que permite automatizar estos cálculos, elaborar las nóminas y calcular los seguros sociales de cada empleado, enviar la nómina al trabajador, etc.
En muchos casos, el empleado puede acceder a sus nóminas a través de un Portal del empleado, una solución online a la que los trabajadores pueden acceder para visualizar toda la documentación relacionada con su relación con la empresa.
Es importante tener claro que estamos hablando únicamente de sistemas de nóminas. Es decir, programas de Recursos Humanos cuya principal función es el cálculo de las nóminas de los trabajadores. Sin embargo, existen diferencias entre un software de RRHH y sistema de nóminas que conviene tener claras. En el programa de gestión de Recursos Humanos vas a tener acceso a muchas más funcionalidades y te permite desarrollar un enfoque global para la gestión de los Recursos Humanos en la empresa.
Tu Departamento de Recursos Humanos no debería estar enfocado únicamente en tareas administrativas y selección de personal. Hay muchas acciones que llevar a cabo y que son claves para la gestión de las personas en la empresa. Por ejemplo, el control de la productividad, la gestión de los espacios de trabajo, la formación y evaluación del empleado, la gestión de las compensaciones, el control de las notas de gastos y la planificación del trabajo.
Con el sistema BAS nómina de Zucchetti podrás cubrir todas las tareas relacionadas con la gestión de nóminas, y si quieres dar un paso más allá, el software de gestión de Recursos Humanos Zucchetti HR es la solución que necesitas.
