La gestión de pagos y cobros es una de las áreas de gestión de tesorería y contabilidad que las empresas deben tener en cuenta. En muchos casos, son las asesorías y despachos que llevan la gestión financiera y legal de las empresas quienes se ocupan de reclamar aquellos cobros que no se han realizado, o no se han realizado correctamente.
Se trata de un proceso lento y difícil, en el que muchas veces surgen malentendidos, o transcurre un largo tiempo hasta que se consigue cobrar una factura impagada. En este post te mostraremos algunas de las claves para que puedas llevar la gestión de cobros y pagos de un modo más eficaz y sin que tu equipo de contabilidad pierda productividad.
¿Qué es la gestión de cobros?
Si te preguntas qué es la gestión de cobros, probablemente sea porque no has estandarizado aún ese proceso en tu negocio. Con frecuencia, las asesorías y despachos tienen que realizar las cuentas, pero al hacer la conciliación bancaria, se dan cuenta de que no todas las facturas se han cobrado. La gestión de cobros consiste en asegurarse de que la empresa ha cobrado todos los ingresos que va a declarar, de manera que no haya discrepancias entre la contabilidad y los bancos.
Cuando no se hace una buena gestión de cobros y pagos, se pueden producir desviaciones en la gestión de tesorería, lo que puede venir asociado a una mala gestión de los gastos y diferentes desviaciones técnicas y económicas. En esta línea, si bien hay empresas que trabajan con programas de gestión de proyectos a la hora de gestionar presupuestos y costes, no cuentan con una herramienta integrada y automática para detectar los impagos y automatizar las reclamaciones, por lo que ésta es una tarea que han delegado en su despacho legal o asesoría.
¿Cómo hacer una gestión de cobros eficaz?
El proceso de gestión de cobros es indispensable para que las empresas tengan una contabilidad precisa y sin errores. De otro modo, la empresa podría tener problemas de liquidez, sobre todo si no se hace un control de gastos adecuado, ya que no dispone en su banco de todos los ingresos que está declarando. Además, este descuadre en las cuentas puede ser un fruto de errores en la facturación, o desacuerdos que es preciso aclarar antes de cerrar la contabilidad del ejercicio y presentar las cuentas anuales.
En muchos casos, la gestión de cobros es un proceso que las empresas han realizado de manera manual. Sin embargo, no se puede pedir a una empresa mediana o grande, con una gran cantidad de ingresos y clientes diferentes, que haga un cálculo manual de todas las facturas impagadas y envíe reclamaciones de pago pasada la fecha de expiración por correo electrónico.
Se trata de una tarea rutinaria, complicada, en la que pueden darse muchos errores de cálculo. A veces puede ser, de hecho, que el cliente no haya hecho el pago en una cuenta bancaria, sino en una cuenta de PayPal, o por otro método de pago, y el dato no ha quedado reflejado. Hay que poder identificar rápidamente qué cobros se requiere llevar a cabo.
En otras ocasiones, cuando se ha producido claramente un impago, muchos despachos se ocupan de la gestión de cobros de sus clientes. En una primera fase, de carácter amistoso, se solicita el pago por correo electrónico o llamada telefónica, y si no es posible contactar con el cliente, mediante un burofax donde se comunique la intención de iniciar una demanda judicial. En una segunda fase, si no se ha producido el pago, los despachos deben gestionar el proceso monitorio o cambiario para acelerar el proceso de cobro, llegando a juicio en caso necesario.
En muchas grandes empresas, los procesos de cobro están completamente automatizados. Cuando se cuenta con un ERP integrado con el TPV virtual, los cobros quedan reflejados automáticamente en el sistema. En numerosas ocasiones, cuando se trata de venta de servicios, la gestión de cobros se realiza por domiciliación bancaria, lo que supone también un proceso en el que es esencial poder cumplir con las fechas que estipulan los contratos. Con todo, la posibilidad de impago y morosidad sigue estando presente en numerosos proyectos en los que es necesario llevar a cabo la gestión del cobro.
Veamos algunas de las claves que debes tener en cuenta si te preguntas cómo hacer una buena gestión de cobros.
Planificación
Lo primero que hay que hacer es planificar cómo se van a llevar a cabo los cobros a los clientes. Lo ideal es buscar fórmulas que permitan el cobro anticipado de la totalidad o parte de los servicios para prevenir altos niveles de morosidad. En el caso de la venta de productos B2C, lo habitual es siempre el cobro del 100% antes de la entrega del producto, pero no ocurre lo mismo cuando se trata de empresas B2B y negocios mayoristas.
En cualquiera de los casos, hay que proveer métodos de pago viables y crear y enviar las facturas correspondientes para evitar cualquier malentendido o confusión que pueda retrasar o poner en riesgo los cobros.
Automatización de procesos de cobro
Los procesos de gestión de cobro hay que automatizarlos en la medida de lo posible. Lo ideal es que esto se haga con un software. Con un sistema de gestión de cobros, tu asesoría o despacho podría gestionar las comunicaciones para la solicitud de cobros de facturas impagadas a los clientes que no las hayan pagado en el plazo indicado en la fecha de vencimiento.
La automatización implica la identificación automática de las facturas impagadas y el envío automático de correos electrónicos recordatorios. Pero siempre se puede acompañar de otros procedimientos, en caso de que el personal disponga de tiempo suficiente para gestionar los cobros. Lo habitual en los grandes despachos es que no sea así, por lo que además de la reclamación automática del pago, necesitas poder gestionar los procesos monitorios para tener una mayor eficacia en las reclamaciones.
Trabajo coordinado y en equipo
Siempre tiene que haber una buena comunicación entre asesorías y clientes. Es muy habitual que si los clientes gestionan la facturación en su propia herramienta y no hay integración bancaria, la asesoría no disponga de datos en tiempo real para saber cuándo se ha producido un impago.
Esto se solucionaría con un software de gestión de despachos en el que puedas facilitar la coordinación del trabajo y facilitar la comunicación dentro de tu equipo. Es posible que los asesores fiscales no gestionen directamente la reclamación de los cobros, pero sí en el área legal, por lo que necesitas un software de gestión de cobros integrado en una herramienta que cubra todas las funciones de gestión fiscal, laboral y legal.
Utilizar un Software ERP para la gestión de cobros
Si tu asesoría o despacho necesita disponer de una herramienta para automatizar la gestión de cobros, lo ideal es utilizar una solución integrada en tu software ERP. En Zucchetti Spain contamos con soluciones de gestión para despachos y asesorías, con los que puedas llevar toda la gestión contable, fiscal, laboral y legal de tus clientes, así como llevar a cabo los procesos de gestión de cobros y reclamación de facturas impagadas.
Controla la morosidad, evita desviaciones, errores y discrepancias en los datos y permite que tus clientes puedan tener un mejor control de la tesorería, ayudándoles a conseguir cobrar sus factores en el tiempo y forma adecuados.
