Una de las áreas de gestión que debe afrontar todo comercio, sea mayorista o minorista, es la gestión de stock y almacenes. Tener el control de la trazabilidad de las mercancías es indispensable para que el funcionamiento de una empresa pueda ser óptimo, así como para tener una valoración del inventario precisa y acorde con la realidad.
En este post te mostraremos todo lo que necesitas saber sobre gestionar stock, un proceso que ya muchas empresas están llevando a cabo a través de un programa de gestión de almacén orientado a facilitar la automatización de procesos.
¿Qué es la gestión de stock?
Es el conjunto de acciones que lleva a cabo una empresa para tener el control de las mercancías entrantes y salientes del almacén. Las mercaderías o existencias son los productos que están destinados a la venta, y que forman parte del activo de la empresa. Cada vez que se produce una venta, hay que actualizar la relación del stock para tener el inventario actualizado.
Las acciones para el control de la trazabilidad del stock implica no sólo la gestión administrativa, sino también todos los procesos de almacén. La ubicación e identificación de cada una de las unidades o lotes de mercancías es un aspecto de gran relevancia en la gestión del stock.
Cada cambio en el inventario afecta a los activos de la empresa. El stock que una empresa posee afecta a la cuenta de resultados. Por otra parte, hay que tener en cuenta que el stock que no se vende y se mantiene en el tiempo en el almacén se amortiza y pierde valor; en el caso de los productos perecederos, pueden perder el 100% de su valor, ya que un producto caducado no se puede comercializar.
Uno de los retos de la gestión de stock es precisamente asegurarse de que la empresa siempre cuente con mercancías para vender, ya que de no haberlas en algún momento se produciría lo que se denomina una “rotura de stock”, por lo que se alargarían los plazos de entrega, o se perderían clientes.
Por razones distintas, tampoco es adecuado disponer de un stock excesivo, ya que ocupa espacio en almacén y supone un mayor riesgo para la empresa, ya que tiene un capital invertido en un conjunto de existencias, cuyas ventas se podrían demorar a lo largo del tiempo.
Consejos para tener la gestión de stock bajo control
Como hemos visto, la gestión de stock conlleva procesos administrativos, contables y logísticos. Hoy día las empresas utilizan herramientas para gestionar el almacén ue permiten acelerar enormemente todas las acciones encaminadas a tener el stock bajo control.
Veamos algunos motivos por los que utilizar un software de almacén podría ser beneficioso para tu empresa.
Aprovecha las nuevas tecnologías
Las nuevas tecnologías son una de las claves para hacer una buena gestión de stock. Muchas empresas no han digitalizado la gestión de almacén, lo que conlleva numerosas tareas manuales. El objetivo de las soluciones tecnológicos es que todos los procesos de almacén sean más ágiles y puedas prevenir que se produzcan errores que den lugar a fallos en el inventario, o a la pérdida de stock.
Automatiza la gestión
Si automatizas la gestión de tu almacén, habrá un adecuado flujo de datos entre el área comercial, el almacén y el área contable. Esto te permitiría tener un almacén inteligente, conectado con el resto de áreas de la empresa, reduciendo las tareas manuales.
Hay que tener en cuenta que desde el almacén se manejan distintos procesos que conllevan la necesidad de llevar a cabo la gestión documental. Por ejemplo, la llegada y envío de los productos debe ir acompañada por el correspondiente albarán, que indica el número y precio de las mercancías que contiene cualquier paquete o lote.
Todos estos documentos deben estar digitalizados, por lo que lo ideal para una perfecta automatización es contar con un software de almacén con sistema EDI, que permite el intercambio rápido y sencillo de datos electrónicos entre tu empresa y tus proveedores.
Controla el stock en tiempo real
Uno de los mayores problemas en muchas pymes es que no pueden controlar el stock en tiempo real. Esto se debe a que cuando se producen ventas, ya sea en sus tiendas físicas o eCommerce, los datos no se actualizan automáticamente en el software de gestión, sino que tienen que actualizarlos manualmente. Esto se solucionaría utilizando un sistema TPV que conecte con el software ERP, así como tener tu tienda online conectada y sincronizada con el software de gestión de almacén.
De este modo, cada vez que llevas a cabo compras de existencias, el stock de los productos se actualiza automáticamente en tu tienda online y en todas tus tiendas físicas. Y cada vez que haya ventas, lo mismo, se actualiza en tiempo real.
Trazabilidad de productos
Necesitas tener el control de tus productos, desde que llegan por primera vez al almacén hasta que se entregan al cliente final. El control de trazabilidad implica una identificación adecuada de cada unidad y cada lote, que puede hacerse mediante etiquetas RFID, códigos QR o códigos de barras. La identificación electrónica de un producto permite conocer datos sobre éste, como por ejemplo el SKU de los productos, su fecha de caducidad o distintos datos que ayudan a conocer las características del producto.
¿Cómo puede ayudarte Zucchetti en la gestión de stock?
Muchas empresas están buscando programas de gestión de stock que les permitan evitar los errores más comunes en este área. La rotura de stock, la pérdida o deterioro de mercancías, la falta de agilidad en los procesos de almacén y los inventarios con errores son algunos de los problemas más habituales que se podrían solucionar con una solución de software que facilite al máximo la integración.
Nuestra recomendación es que tienes un comercio minorista y te mueves en el sector de la alimentación, utilices una herramienta TPV en la nube como Tilby, que te permite mantener tus datos de inventario actualizados en tiempo real, tanto cuando se producen ventas online como offline. Además, puedes tener el control integral de todos los procesos de venta en tu empresa, y puedes conectar el sistema TPV fácilmente con tu herramienta ERP de Zucchetti.
