Desarrollar una serie de hábitos que permitan optimizar el tiempo de trabajo es clave para la productividad en cualquier empresa. Una buena planificación ayuda a reducir los picos de trabajo y hacer una buena gestión de la fuerza laboral. Esto permite hacer un uso adecuado de los recursos de la empresa y hacer que las personas se sientan más cómodas trabajando.
En este post queremos darte algunas claves para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Sin duda, es una de las materias esenciales que debes abordar en tu Departamento de RRHH.
¿En qué consiste optimizar el tiempo de trabajo?
Se trata de aquellas acciones que se llevan a cabo para garantizar el equilibrio adecuado entre el volumen, velocidad y eficiencia con el que se realiza un trabajo. Una actividad puede hacerse de manera rápida, pero no bien. Se pueden llevar a cabo numerosas tareas, pero no de manera lo suficiente rápida. Trabajar eficazmente no equivale a trabajar mucho, ni trabajar rápido, sino a tener un equilibrio virtuoso entre todas estas variables para cumplir con los objetivos en la medida de lo posible.
Para que las empresas puedan optimizar el tiempo de trabajo, lo primero y más importante es medir cuántas horas trabaja el personal. Esto no sólo es algo obligatorio por ley, sino que puede ayudarte a cumplir con tus objetivos. Con un software de control horario es más fácil identificar la cantidad de tiempo que tu equipo está dedicando a tu empresa.
Beneficios de optimizar el tiempo
Existen diversos beneficios de aplicar medidas para mejorar la gestión del tiempo y la planificación de tareas en la empresa.
- Mejora de la productividad: una mejor gestión del tiempo redunda en que el personal pueda llevar a cabo sus actividades de manera más óptima, ajustándose a una planificación y logrando unos objetos preelaborados.
- Reducción de costes: el mejor aprovechamiento del tiempo, gracias a la planificación y la mejora de los hábitos de ejecución del personal, implica una optimización de los costes laborales y una mejora de la rentabilidad en general para la empresa.
- Optimización de procesos: una mejor gestión del tiempo implica una mejora de los procesos, ya que las ineficiencias derivadas de la mala planificación y organización no afectarán al desarrollo de cada proyecto.
- Aumentar la satisfacción del cliente: uno de los beneficios notables de aplicar medidas para la planificación del tiempo y la optimización del trabajo será un incremento en la satisfacción de los clientes.
- Crear una cultura empresarial orientada a objetivos: por último, la gestión del tiempo eficaz ayudará a que la empresa pueda trabajar de forma óptima, orientada a objetivos y con una mayor agilidad en la gestión de cada tarea.
Consejos para optimizar el tiempo
Veamos algunos consejos que puedes poner en práctica para optimizar el tiempo de trabajo en tu empresa.
Planificación del tiempo
No se pueden lograr objetivos sin una adecuada planificación. Tu equipo debe conocer las tareas que debe realizar cada día, en cuánto tiempo debería hacerlas y cuáles son los objetivos que se espera conseguir por cada período de tiempo. La organización de tareas permiten que las empresas estén enfocadas en aquello que importa y puedan lograr las metas que se han establecido para ellas. Una de las formas de lograr este objetivo es a través de la planificación de RRHH.
Identificar tareas roba-tiempo
Otro de los aspectos esenciales para la optimización del trabajo es identificar los ladrones de tiempo. Es decir, nos referimos a aquellas tareas que no siendo importantes están perjudicando al desarrollo normal de nuestras actividades, impidiéndonos cumplir los plazos y desarrollar correctamente nuestro trabajo. Un ejemplo de tareas roba-tiempo pueden ser las redes sociales, la consulta compulsiva del correo electrónico o incluso las reuniones de trabajo cuando éstas no tienen un objetivo claro y definido.
Automatización de tareas
Uno de los pasos ineludibles para poder optimizar el tiempo es identificar todas aquellas tareas que se pueden automatizar. No es conveniente que el personal esté llevando a cabo tareas repetitivas y rutinarias que no aportan ningún valor a la empresa en sí mismas, o que podrían fácilmente realizarse a través de un software.
La Inteligencia Artificial está también contribuyendo a la automatización de procesos en numerosas áreas de la empresa, por lo que incorporar soluciones que incluyan esta tecnología puede ser clave para tu negocio.
Delegar
Es importante tener claro que no podemos hacerlo todo. Es esencial delegar las tareas en otros profesionales para que nos liberen de tiempo y poder enfocarnos en otras tareas. Cada departamento puede delegar diferentes tareas que no puede afrontar a nivel interno. Apostar por el outsourcing puede ser una forma eficiente de introducir personal capacitado en la empresa para desarrollar tareas que no puede gestionar tu propio personal.
Uso de la tecnología
Un aspecto muy importante para poder optimizar el tiempo es hacer un uso adecuado de la tecnología. La tecnología ayuda a las empresas a automatizar más, ser más eficientes y lograr objetivos. Un primer paso que deberías dar como industria, por poner un ejemplo, es integrar el ERP y la tecnología IoT en tu empresa, de manera que puedas recopilar datos en tiempo real que ayuden a adquirir conocimiento de todas las áreas de tu empresa, potenciar la automatización y mejorar la toma de decisiones. De este modo, tu personal no estaría enfocado en tareas de recopilación de datos o elaboración de informes manuales, sino que un software podría realizar esta tarea.
Eliminar distracciones
Por último, cabe destacar la importancia de optimizar los espacios de trabajo para evitar las distracciones, facilitando el trabajo productivo. Lo ideal es que tu empresa pueda controlar la actividad del personal, así como proporcionar instrucciones, consejos y formación para que cada profesional pueda aprovechar el tiempo al máximo y así poder conseguir sus objetivos.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer nuestras soluciones para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa. Con nuestra solución Zucchetti HR podrás preparar tu empresa para hacer una adecuada gestión del tiempo. Esta suite de gestión integral de RRHH incluye funcionalidades avanzadas para la selección de personal, control horario, evaluación del desempeño, formación, control de costes laborales y gestión de las compensaciones.
Además incorpora funcionalidades de People Analytics y herramientas de IA que ayudan a conocer el estado de tu plantilla y mejorar la automatización de procesos en tu departamento de RRHH. Ahorra tiempo, mejora tus resultados y aumenta la rentabilidad de tu negocio.
