Uno de los factores competitivos de una empresa suele ser la selección de proveedores. De tener buenos proveedores depende que el negocio pueda ser rentable, llevar un control adecuado de los gastos en relación con los ingresos y tener un buen posicionamiento en el mercado.
Para elegir los proveedores, hay que determinar unos criterios que la empresa tendrá en cuenta a la hora de decidir si una empresa o autónomo se convierte en proveedor. Además, toda empresa debe tener un procedimiento con distintas etapas a la hora de determinar quiénes van a convertirse en sus proveedores y qué estrategia va a seguir de cara al futuro.
Si quieres saber qué es la selección de proveedores y por qué es importante en una empresa, sigue leyendo.
Qué es la selección de proveedores
Se trata del procedimiento que utilizan las empresas para determinar si un proveedor se adapta a sus necesidades y le va a permitir mejorar su situación. Para ello se establecen primero unos criterios de selección de proveedores, que permitirán valorar si una empresa o autónomo se ajusta a los requisitos de la organización para convertirse en proveedor.
Hoy día la selección de proveedores es clave para desarrollar un plan de operaciones en el que se establezcan las bases para construir un modelo de negocio rentable y una oferta competitiva.
Criterios de selección de proveedores a considerar
Todas las empresas deben establecer unos criterios de selección para determinar qué proveedores pueden ser más adecuados para ellos. Estos son algunos de los criterios más importantes que se suelen tener en cuenta.
Puntualidad en las entregas
Si se va a elegir un proveedor para suministrarnos materias primas o productos que luego vamos a comercializar, es determinante asegurarse de que la empresa sea puntual en las entregas. Una forma de comprobar esto es realizar un primer pedido de prueba para valorar el tiempo en que se tarda en recibir la compra. También hay que considerar la puntualidad cuando se trata de la contratación de servicios profesionales.
Calidad del servicio y producto
Otro de los factores decisivos a la hora de decidirse por un proveedor es considerar la calidad del servicio o producto. Hay que pensar que la calidad es un factor que va a influir en tu oferta a tus clientes, ya que puede afectar al producto o servicio final que le ofrezcas según cuál sea tu oferta y el papel que representan los productos/servicios contratados en ella. La toma de decisiones en empresas sobre las políticas de compra deben tener sin duda en cuenta la calidad del producto o servicio.
Flexibilidad y adaptabilidad
Un elemento que también es muy importante es el nivel de flexibilidad y adaptabilidad de los proveedores en cuanto a la cantidad de productos solicitados, los plazos de entrega y plazos de pago, la capacidad del proveedor para adaptarse a situaciones en las que hay un alto volumen de pedidos, así como los criterios que permiten construir una relación en el largo plazo.
Es la flexibilidad de los proveedores lo que permite gestionar las empresas con un grado de previsibilidad que permita tener disponibilidad de mercancías y ofrecer las máximas garantías a los clientes. Hoy día las empresas tienen muy en cuenta la automatización de procesos con ERP, por lo que es importante que el proveedor permita trabajar de manera óptima y digital en la gestión administrativa e intercambio de documentación.
Cumplimiento de normativas y regulaciones legales
Por último, no hay que dejar de lado el compliance normativo y asegurarse de que se trabaja con proveedores que cumplen con las normativas y regulaciones legales. Hay que tener en cuenta que dependiendo de los productos o servicios contratados esto puede afectar de manera muy significativa a la empresa, ya que en última instancia es ésta la responsable de los productos o servicios que a su vez vende a sus clientes, por lo que puede salir indirectamente perjudicada en caso de que sus proveedores no cumplan con los requisitos legales o estándares de calidad.
¿Cuáles son las etapas del proceso de selección de proveedores?
La selección de proveedores en una empresa atraviesa distintas etapas (identificación, búsqueda, criterios, información, elección) para poder realizarse conforme a criterios racionales, que permitan cumplir con los objetivos de la empresa.
Identificar las necesidades de la empresa
Lo primero que hay que tener claro es cómo hacer una selección de proveedores. Para ello hay que identificar primeramente cuáles son las necesidades de la empresa en cuanto a tipo de productos/servicios, precios, relación calidad-precio, formas y plazos de pago, o ubicación del proveedor. Una vez que se conozcan las necesidades de la empresa se dispone de una base para emprender el siguiente paso, que es la búsqueda de proveedores.
Buscar proveedores
La búsqueda y selección de proveedores es un aspecto complejo en el que las empresas deben utilizar diferentes métodos para encontrar a los proveedores adecuados. Para ello una de las principales herramientas hoy día es sin duda Internet, que nos puede servir como base para obtener información sobre el proveedor directamente a través del sitio web, por conversación por correo electrónico, o mediante videollamada o llamada telefónica.
Determinar los criterios de selección
El proceso de selección de proveedores requiere establecer unos criterios de acuerdo con las necesidades de la empresa. Aquí deben haberse establecido previamente aquellas líneas rojas que hacen que una empresa deba descartar a un potencial proveedor. También debe determinarse el tipo de proveedor ideal para cada tipo de producto o servicio que la empresa requiere contratar.
Solicitar información
Una vez se han determinado unos criterios de selección y se ha realizado una primera búsqueda de proveedores, se debe solicitar siempre información sobre las condiciones de la relación contractual con cada posible proveedor, de manera que se pueda evaluar si se ajustan a los criterios establecidos por la empresa a la hora de elegir proveedores.
Seleccionar el proveedor más adecuado
El último paso es claramente la selección de proveedores entre las distintas opciones que se han podido evaluar. Se trata de una decisión de enorme calado que se debe someter a una valoración cada cierto tiempo, de manera que se pueda comprobar si el proveedor sigue ofreciendo las condiciones necesarias para aportar un valor real a la empresa.
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