El presupuesto de RRHH es lo que permite gestionar los recursos y establecer las estrategias del Departamento de RRHH. Se trata de un elemento muy importante en el Plan de RRHH de una empresa, y puede tener una incidencia notable en los procesos de la organización, la productividad y la eficacia de la plantilla.
Hoy día las empresas basan su estrategia en la metodología AGILE en Recursos Humanos, donde es clave eliminar las ineficiencias a través del esfuerzo colaborativo y la medición del rendimiento por fases, lo que también se debe aplicar al uso del presupuesto, de manera que no se produzcan situaciones en las que a mitad del ejercicio ya se ha consumido el presupuesto de RRHH y la empresa no tenga margen operativo para hacer frente a sus necesidades de tesorería.
A continuación vamos a expresar nuestra visión sobre algunos detalles esenciales que debes tener en cuenta sobre cómo hacer un presupuesto de RRHH.
¿Qué datos se necesitan para elaborar un presupuesto de RRHH?
Elaborar un presupuesto de RRHH requiere tener el control de todos los gastos de personal. Por tanto, hay que considerar una serie de elementos, como los costes de las nóminas y retribuciones, el presupuesto de formación, el presupuesto para incorporación de personal, la tasa de rotación de la empresa y sus costes derivados, la previsión de costes para el ejercicio y los datos históricos de costes de personal de cada departamento.
La disponibilidad de información financiera es imprescindible para elaborar un presupuesto de Recursos Humanos que sea realista y permita hacer una previsión inteligente de los costes que tendrán lugar durante el año. Aunque están en parte relacionados, es importante distinguir el presupuesto del departamento de RRHH, enfocado principalmente en la gestión del personal y los gastos derivados de éste, del presupuesto operativo definido en el Plan de operaciones, que está relacionado con la elaboración de productos y servicios y los gastos directamente asociados a esto.
¿Por qué es importante planificar el presupuesto de RRHH?
El presupuesto del Departamento de RRHH posee una gran trascendencia, por lo que es importante hacer una planificación lo más precisa posible. A través de este presupuesto, se puede prever la situación futura de la empresa en lo que respecta a los gastos de RRHH, por lo que puede tener un papel extraordinario en la toma de decisiones empresariales.
Una empresa que no planifica su presupuesto de Recursos Humanos puede presentar problemas en el control de los gastos, tener graves desajustes entre unos departamentos y otros y tener falta de transparencia con la plantilla. Estos son algunos de los motivos esenciales por los que es muy importante hacer una planificación adecuada.
Hoy día las empresas utilizan un cuadro de mando para RRHH en el que también se tienen en cuenta los aspectos financieros y de gestión del presupuesto. En un cuadro de mando de RRHH integrado en un software empresarial no sólo se puede medir los principales KPI’s (indicadores de rendimiento) de la gestión de personal en la empresa, como la productividad o las horas trabajadas, sino también los costes de personal y el uso que se está dando al presupuesto del Departamento de Personas.
Optimización de gastos y recursos
Tener el control de los gastos de personal y los recursos del departamento será esencial para poder cumplir con la estrategia financiera de la empresa. De otra manera, es muy difícil conseguir los objetivos empresariales, ya que si no se miden los gastos de RRHH, no se pueden tomar medidas para optimizarlos para que la empresa funcione de manera más eficiente y sostenible.
A través de herramientas de Business Intelligence se puede valorar cómo inciden los gastos de personal en el modelo de negocio de la empresa, y si es necesario adoptar medidas para optimizar los recursos y los gastos de organización para mejorar la rentabilidad y la eficiencia.
Transparencia y responsabilidad
Todo el gasto del departamento de RRHH debe ser transparente y ceñirse a un criterio de responsabilidad en su gestión. Estamos hablando del salario de la plantilla, así como de numerosas obligaciones legales que toda empresa con personal contratado debe cumplir, como la formación obligatoria. Por tanto, cualquier desviación o desajuste en el presupuesto podría tener graves consecuencias, tanto a nivel financiero como a nivel legal para la empresa.
Conocer los límites del presupuesto
Tener un presupuesto ayuda al departamento de Personas a saber cuál es el límite de gasto que debe asumir a lo largo del ejercicio. De esta forma, el líder del departamento podrá tomar las medidas necesarias para evitar excederse en el uso del presupuesto asignado para el control de los gastos de RRHH en la empresa.
Pasos para elaborar un presupuesto de RRHH
Veamos algunos de los pasos imprescindibles para realizar el presupuesto de Recursos Humanos en una empresa.
Definir el tipo de presupuesto
Para definir un presupuesto de RRHH hay que tener en cuenta las dos posibilidades más habituales en este campo. Una de las opciones es implementar un presupuesto incremental, en el que se parte de un presupuesto anterior y se van añadiendo los costes que se prevén en el futuro. La otra opción es partir de un presupuesto desde cero, elaborado a partir de los datos de la empresa.
Recopilar la información necesaria
El siguiente paso es recopilar todos los datos posibles de los distintos departamentos sobre lo que se refiere a los gastos de personal, de manera que se pueda disponer de la información necesaria para elaborar un presupuesto realista.
Analizar los gastos de personal
Otro de los elementos clave para elaborar un presupuesto de RRHH es hacer un análisis exhaustivo de los costes de personal y contrataciones previstas para el ejercicio, así como salarios, incentivos, seguros sociales y dietas. Hay que considerar también los costes de formación de la plantilla, los costes derivados de la evaluación de la productividad y las medidas orientadas a mejorar el bienestar y la seguridad del personal.
Elaborar el informe y presentar el presupuesto
Una vez se haya recopilado toda esta información y se haya elaborado el presupuesto, lo habitual es crear un informe que sea fácil de leer y que contenga todos los datos financieros esenciales para presentarlo a la Dirección de la empresa. En este informe deben aparecer todas las partidas y las cantidades que están destinadas a cada una.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a implementar una solución de gestión de RRHH que te permita crear y controlar los presupuestos y los gastos de personal, de manera que puedas tener el control estratégico y financiero de la gestión de RRHH en tu empresa para lograr tus objetivos.
