La política de gastos es un aspecto crucial para el buen funcionamiento de una empresa. No tener un control adecuado puede dar lugar a que se produzcan sobrecostes e ineficiencias que al final derivan en una menor rentabilidad para tu negocio. Además, se trata de una cuestión compliance normativo, ya que debe hacerse una buena administración del dinero que maneja el personal de la empresa para que luego no haya problemas de tesorería o a la hora de pagar las nóminas o los impuestos.
Si quieres establecer una política de gastos de empresa, toma nota de los pasos que debes dar para llevarla a cabo con éxito.
¿Qué es una política de gastos de empresa?
Se trata de un conjunto de pautas y reglas internas que las empresas establecen para regular el uso de los recursos financieros de la empresa para incurrir en gastos.
El objetivo de este conjunto de normas, plasmado en un documento, está orientado a garantizar la transparencia y la responsabilidad por parte del personal.
Hay que tener en cuenta que en toda empresa de cierto tamaño puede haber costes ocultos, por lo que se debe hacer una buena gestión de los gastos corporativos.
Pasos para implementar la política de gastos
Si has decidido que vas a implementar una política de gastos de empresa, debes seguir los siguientes pasos para elaborar el documento con las diretrices que luego se trasladará al personal.
Identificar las necesidades de la empresa
Es muy importante que la empresa empiece por identificar sus necesidades en primer lugar. Es inevitable que el personal tenga que realizar gastos a nombre de la empresa, para locual se tendrá que registrar cada nota de gastos de manera sistemática y digital a través de un software.
Determinar qué gastos vas a incluir
Hay que determinar qué gastos son aceptables para la empresa y cuáles no. Dentro de estos, debes considerar cuáles son los gastos que se pueden desgravar, así como aquellos que aportan un bien tangible o intangible a la organización.
Algunos gastos pueden formar parte de tu estrategia para la fidelización del talento, pero esto no significa que no deba existir una regulación.
Establecer una categorización de los gastos
Define las categorías de los gastos corporativos según su naturaleza y características. Distinguir entre los distintos tipos de gastos de una empresa es muy importante. Esto te permitirá tener una visión más clara de cuáles son las partidas en las que tu empresa está gastando más dinero, ya que puede que haya algunas más productivas que otras.
Definir los gastos que son reembolsables
No todos los gastos en los que incurra el personal son reembolsables. Aquí hay que tener en cuenta cuáles son los límites y obligaciones de la empresa, y los intereses y necesidades particulares de cada persona de la plantilla.
Por ejemplo, si tu personal se va de viaje para una feria sectorial, necesitas tener un modelo de política de gastos de viaje, donde se especifique qué gastos se van a reembolsar y cuáles no, y hasta qué límites.
La política de viajes corporativos es un documento específico que debe formar parte de tu política de gastos de empresa.
Automatizar procesos
Todos los gastos deben tener un justificante documental (factura o ticket). La empresa tiene obligación de recogerlos y almacenarlos, tanto para llevar a cabo el reembolso si los ha pagado la persona empleada como para poder desgravarlos en el Impuesto de Sociedades.
Asegúrate de que todo el proceso documental se hace automáticamente, a través de un software y una app móvil, y sin utilizar documentos en papel.
Utilizar soluciones tecnológicas de control de gastos
Las herramientas tecnológicas permiten que puedas evitar el uso de papel, ahorrar costes, facilitar la gestión operativa de los gastos y mejorar el control de los procesos. De esta forma podrás justificar legalmente cualquier deducción, así como prevenir que se produzcan desviaciones en el uso de los presupuestos de cada departamento.
¿Cuáles son las ventajas de implementar una política de gastos?
Implementar una política de gastos en tu empresa va a permitir que haya un mayor control y regulación, así como un cumplimiento de las normas y una mejor gestión de los presupuestos y las finanzas de tu empresa.
Estos son algunos de los principales beneficios de implementar una política de gasto en tu empresa.
Ahorro de tiempo y recursos
Ya no tendrás que realizar las operaciones de gestión y control de gastos de manera manual, con facturas en papel y hablando con las personas que incurrieron en los gastos.
Todo estará digitalizado en un software y las personas de tu empresa tendrán que realizar una solicitud digital para poder realizar un gasto determinado, que debe ser o no aprobada. Además tendrán que presentar las facturas o tickets de sus gastos para que luego se reembolsen en su nómina, lo que también podrás calcular automáticamente.
Mayor transparencia
Proporciona al personal de tu empresa información sobre los gastos en que pueden o no pueden incurrir a nombre de la empresa. De este modo, evitarás que se produzcan malentendidos y complicaciones que puedan lugar a conflictos entre el Departamento de RRHH y el personal.
Más seguridad
Evita los problemas de seguridad derivados de una mala gestión de las facturas y gastos de empresa. La información estará almacenada en un solo software y no tendrás que depender de que te entreguen las facturas en papel, o por otras vías.
Por otra parte, una política de gestión de gastos también reduce los riesgos y proporciona una mayor seguridad financiera para tu empresa. Evita que se gasten los presupuestos antes de tiempo.
Facilita el cálculo de presupuestos
Una política de gastos permitirá calcular de manera más precisa y exacta los presupuestos, ya que has establecido unos límites máximos para cada viaje corporativo o cada gasto de empresa, de manera que la previsión de gastos de un departamento es más fácil de calcular.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a que tengas en cuenta la importancia de establecer una política de gastos corporativos y a utilizar una solución de software adecuada al tamaño de tu empresa con la solución de gastos de viaje ZTravel.
