Si eres autónomo o tienes una empresa, es muy importante que estés al día de las últimas novedades legislativas. Una de las que seguramente te afecta es el nuevo reglamento de facturación, que ha sido recientemente aprobado por el Real Decreto 1007/2023 el pasado 6 de diciembre.
¿Quieres conocer los requisitos que debe reunir tu programa de facturación para que puedas seguir facturando de manera legal y cumpliendo con los requisitos de la norma? Sigue leyendo para descubrir más detalles.
¿Qué es el nuevo reglamento de facturación?
El nuevo reglamento de facturación desarrolla la prohibición del software de facturación de doble uso o “supresión de ventas”, que permite llevar una doble contabilidad para la ocultación de parte de los ingresos. Esta prohibición se encontraba recogida en la Ley 11/2021, también conocida como Ley Antifraude.
Se trata de una medida legislativa para combatir el fraude fiscal, lo que implica la necesidad de que autónomos y pymes utilicen un software empresarial que cumpla con los requisitos.
Disponer de un ERP que cumpla con las exigencias del reglamento de facturación no sólo es beneficioso para evitar posibles sanciones, sino también para mejorar la toma de decisiones en la empresa.
¿Qué indica el nuevo reglamento de facturación?
El nuevo reglamento de facturación desarrolla las obligaciones que deben cumplir los fabricantes y comercializadores de software de fabricación, así como las empresas que utilicen soluciones de software con el objetivo de emitir facturas ordinarias o simplificadas.
En primer lugar, los productores y comercializadores de software de facturación deberán certificar los sistemas y hacer una declaración responsable sobre el cumplimiento de los requisitos del Reglamento.
Los programas de facturación deberán garantizar la “integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad” de los registros de facturación”, de manera que no se puedan llevar dos contabilidades.
Las facturas que se creen a través de los programas informáticos tendrán que incluir un código QR, o en su defecto, si es una factura electrónica, el contenido que representa el código QR. Las facturas deben además incorporar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, sólo en el caso en el que el sistema informático remita los registros de facturación a la AEAT.
Aunque el nuevo reglamento de facturación entró en vigor el pasado 7 de diciembre, la obligación de adaptarse a las nuevas normativas será aplicable a partir del 1 de julio de 2025, por lo que si estás utilizando un software empresarial que no la cumple ni va a adaptarse, o si utilizas un ERP a medida que no puedes adaptar, es un buen momento para cambiar a una nueva solución ERP. Las soluciones de software de Zucchetti Spain cumplen con todos los requisitos de la Ley Crea y Crece y con la Ley Antifraude.
¿Quién está obligado a llevar facturación electrónica?
La obligación de realizar facturas electrónicas ha ido ligada a las medidas legislativas vinculadas a la transformación digital. Desde el 15 de enero de 2015, la factura electrónica ya era obligatoria para cualquier proveedor que trabajase con las administraciones públicas y tenían que emitirse a través de FACE.
También era obligatoria para las empresas con una facturación anual superior a los 6 millones de euros, así como las empresas que estuvieran obligadas a cumplir con el SII (Suministro Inmediato de IVA).
Esta obligación se ha trasladado al conjunto de las facturas emitidas entre empresas o autónomos en el sector privado. De acuerdo con la Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, todas las empresas y autónomos tendrán la obligación de realizar factura electrónica obligatoria en las relaciones B2B. Entender qué es la factura electrónica es clave para saber qué requisitos deben cumplir y si lo estamos haciendo correctamente.
Las facturas electrónicas no son obligatorias, en cambio, cuando van dirigidas a particulares o el cliente final. El desarrollo legal o reglamento de facturación electrónica marcará las condiciones en que la obligación de la factura electrónica será aplicable para todo el sector privado.
El proceso de adaptación a la Ley Crea y Crece para la factura electrónica es distinto según el volumen de facturación de la empresa, ya que las empresas que tengan una facturación de más de 8 millones de euros tendrán que adaptarse durante la primavera/verano de este año 2024, mientras que no será hasta mediados del año 2025 cuando se aplique a empresas y autónomos con una facturación menor a los 8 millones de euros.
Ventajas de la factura electrónica
La facturación electrónica ya estaba entre nosotros, especialmente en las empresas que han abordado su transformación digital. Pero es ahora cuando se empieza a establecer la obligatoriedad de la factura electrónica bajo determinadas condiciones, con el objetivo de impulsar la digitalización y controlar la trazabilidad de las facturas.
Estos son algunos de los beneficios de empezar a utilizar la factura electrónica.
Acortar los ciclos de tramitación
El proceso de elaborar facturas electrónicas es más fácil y sencillo cuando se hacen con un software de facturación. De hecho, se puede incluso automatizar y programar el envío de las facturas periódicas a los clientes para simplificar y agilizar los procesos.
Reducir errores humanos
La gestión de facturas al estilo tradicional supone un mayor riesgo de errores humanos, especialmente a la hora de realizar la contabilidad. Lo ideal es que los datos estén registrados en un software de facturación online con el que se hayan creado las facturas electrónicas y que esta herramienta permita así tanto almacenar las facturas como llevar a cabo los modelos de impuestos, la contabilidad o la conciliación bancaria.
Facilitar el acceso a las facturas almacenadas
Facturar electrónicamente significa poder acceder de manera digital a todas las facturas almacenadas. Esto significa menos papel y más facilidad para la gestión de las facturas, así como también una mayor capacidad de automatizar los procesos financieros y contables de la empresa.
Facilitar la lucha contra el fraude
La factura electrónica es más fácil de rastrear. No se puede manipular, ni alterar, sin dejar el rastro que permite determinar quién ha llevado a cabo dicha alteración.
¿Qué sanciones hay por incumplir el nuevo reglamento de facturación digital?
El coste de las sanciones puede alcanzar hasta los 50.000 euros por la mera tenencia y uso de un sistema de facturación que no esté certificado. En el caso de los desarrolladores, las multas pueden alcanzar hasta los 150.000 euros.
Cumplir con el reglamento de factura electrónica y las distintas obligaciones de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece es esencial para evitar ser víctima de sanciones. Al igual que sucede con otras obligaciones legales, como la implantación de un canal de denuncias en las empresas, es indispensable conocer la legislación y asegurar el cumplimiento normativo apra evitar multas y sanciones.
Las sanciones pueden afectar tanto a los fabricantes y comercializadores como a los usuarios de los software de supresión de ventas o de doble uso.
Por otra parte, la Ley Crea y Crece contempla multas de 10.000 euros para aquellos que tengan obligación de facturar electrónicamente, una vez que se haya superado el período de adaptación, y no lo hayan hecho.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a garantizar el cumplimiento normativo en tu empresa empezando a utilizar soluciones ERP actuales, flexibles y avanzadas que cumplan con todos los requisitos de la legislación.
