La transformación digital está siendo la gran protagonista de esta década. Una transformación que afecta a todos los ámbitos de la sociedad y que implica un cambio de paradigma. La transformación digital impregna no solo la forma, también el fondo. Una vez que nos hagamos digitales, ya no habrá vuelta atrás y nada volverá a ser lo mismo. Pero ¿qué pasa desde que uno piensa en la digitalización, hasta que realmente es digital?
El proceso de transformación en el que conviven lo analógico y lo digital es lo que, hoy por hoy, sigue poniendo el freno y ralentizando un cambio que, queramos o no, será inevitable. Acotando esta reflexión al ámbito de la gestión de viajes de empresas, es difícil adaptarse a los requerimientos de los viajeros más avanzados en el uso de la tecnología, que bien podrían ser los profesionales de la nueva Generación Y o los ya famosos “millennials”.
Para ellos, el uso de la tecnología es una obviedad y, por lo tanto, no se discute. Sencillamente, no conciben un entorno laboral en el que no se aplique. Tampoco en sus desplazamientos profesionales, entenderían la carencia de dispositivos tecnológicos o diversas aplicaciones que les permitan, desde enviar los tickets a la oficina, hasta consultar sus notas de gastos, acceder a listados e informes sobre los gastos asociados a determinados proyectos, consultar su estado de situación respecto a la política de viajes marcada por la organización, etc.
Por supuesto, ni qué decir tiene que emplearán la tecnología para la reserva del viaje en cuestión y todo lo que este implica.
En el lado administrativo o financiero, más de lo mismo. Introducir manualmente los gastos en un Excel, ya no se lleva. A los profesionales de estas generaciones que cuento, habría que hacerles un tutorial para explicarles el funcionamiento de estos modelos, para ellos arcaicos.
Estos profesionales prefieren soluciones tecnológicas que, con un solo click les permitan hacer toda la gestión del viaje corporativo, desde la organización hasta la aprobación, los anticipos y el registro automático de los movimientos financieros, de los gastos, la liquidación de los reembolsos, el registro automático de los gastos en contabilidad, etc.
En la otra parte de la tabla, encontramos a los profesionales que algunos ya han denominado inmigrantes digitales, los que utilizan la tecnología, porque casi no les queda más remedio, pero que siguen pensando en analógico.
Estos profesionales, lo que necesitan por encima de cualquier otra cosa, es que la tecnología que utilicen les haga el trabajo más sencillo. Por eso, lo que priman es la facilidad de uso, la transparencia y la flexibilidad. A través de estas cualidades han aprendido a valorar otras cuestiones como la seguridad de la información que manejan, la eficiencia que aporta a los procesos o la garantía de cumplimiento de las normativas legales en curso.
¿Qué puede hacer ZTravel de Zucchetti por tu empresa?
Seguro que no hace falta recordarte que ZTravel de Zucchetti, es una de las principales suite web que existen en la actualidad para la gestión integral de viajes y desplazamientos para empresas.
Con una aplicación disponible para dispositivos móviles, nuestro software de gestión financiera se ha consolidado como la mejor herramienta para optimizar los costes en los viajes de empresa, simplificar la organización de las actividades que rodean este tipo de desplazamientos y facilitar el control posterior de las mismas.
Una innovadora tecnología al servicio de las empresas que permite ahorrar tiempo, dinero y recursos y ganar en funcionalidad. ¿Quieres saber cómo? Te contamos a continuación.
¿Cómo funciona el software de gestión de gastos de viaje de Zucchetti?
Un software de gastos de viajes debe proporcionar soluciones en cuatro áreas principales: gestión del tiempo, gestión del capital que se va a invertir en los viajes, automatización de los procesos de RRHH y optimización de los procesos de trabajo y contabilización de los gastos.
Tiempo
ZTravel se estructura en cuatro módulos que gestionan los diferentes aspectos relacionados con un viaje o desplazamiento de trabajo:
- Organización del viaje
- Gestión de notas de gastos
- Optimización de flotas de vehículos
- Planning de actividades.
Como las bases de datos interactúan entre sí, todo el proceso de gestión del viaje de negocios se vuelve muy sencillo de organizar y controlar en su totalidad. Por tanto, se ahorra más del 50% del tiempo, especialmente el relacionado con la confección de notas de gastos y autorizaciones, así como los procesos administrativos necesarios para la emisión de adelantos, control de facturas y etc.
Capital
Y como el tiempo es oro, el uso de una herramienta como ZTravel que automatiza de manera tan precisa la organización de los viajes de trabajo, se traduce en un importante ahorro de capital para las empresas que lo implantan.
Aunque todo depende del volumen de trabajadores y viajes que tenga una compañía, el uso de nuestro software puede dar lugar a un ahorro medio de 250 euros/año por usuario, además de un ahorro directo de más del 15% del importe total de los gastos de viajes gracias al mayor control y optimización de gastos que permite esta herramienta.
Recursos
ZTravel permite automatizar de manera sencilla todas las fases de las que consta un viaje o desplazamiento de trabajo, lo que permite liberar recursos humanos. De esa manera, pueden dedicar tiempo y energía a otras funciones, ya se trate del viajero final, del jefe de departamento, que autoriza el viaje, del director de área, que organiza las actividades que se desarrollarán en él, o del personal administrativo, que tiene que contabilizar cada céntimo invertido en el viaje.
Todas las personas involucradas verán cómo su trabajo se realiza de manera mucho más rápida y sencilla gracias a esta herramienta concebida precisamente para ello.
Funcionalidad
Gracias a ZTravel de Zucchetti, las empresas encontrarán un método de trabajo mucho más práctico y funcional para organizar y contabilizar todos los gastos de los viajes de trabajo y representación.
Por ejemplo, una de las ventajas que más comodidad aporta cuando se trata de contabilizar las notas de gastos, es que este software permite prescindir de tickets, facturas y liquidaciones físicas, ya que con una fotografía desde la aplicación móvil quedará certificada la digitalización con las agencias tributarias.
Además, proporciona información precisa en todo momento para ajustar los presupuestos. Son muchos los beneficios que un software como el nuestro proporciona a las empresas de tamaño mediano/grande en la que se destina una partida presupuestaria importante para los gastos de viajes comerciales.
¿Hacia dónde avanza la gestión de viajes corporativos?
La gestión de viajes de negocios, avanza imparable hacia el mundo digital. Ahora bien, hay otras cuestiones sobre las que la Política de Viajes Corporativa debe poner el foco, más allá de la personalización de soluciones.
Estamos inmersos de lleno en un proceso que no sabemos cuánto durará, pero que, sin lugar a dudas, está cambiando las reglas del juego. Un entorno en el que la tecnología debe ser un facilitador para el viajero y también para los gestores.
A lo largo los años hemos visto ya como las políticas de viajes de muchas compañías han evolucionado, poniendo al viajero como pilar central de la política, enfocándose en la seguridad y en mejorar la experiencia del viaje, lo que no implica que el foco en la optimización de costes deje de estar, ni mucho menos, este es ya un clásico.
Esta tendencia en la política de viajes va a continuar mucho más en los tiempos que vivimos y va a extenderse dentro de un mayor número de empresas.
Además de adaptarse a la cultura viajera de los empleados, las empresas españolas están haciendo verdaderos equilibrios para que los desplazamientos se realicen con la mayor seguridad sin que se disparen sus presupuestos, incluso propiciando el ahorro, porque la crisis ha dejado una indudable lección para una larga temporada: hay que seguir siendo eficientes con los costes antes, durante y después del viaje.
También se ha detectado la creciente importancia de nuevos actores en el mercado. Un caso muy claro es el del tren. Desde 2010, las empresas europeas están gastando un 30% más al año en este medio de transporte.
Un movimiento parecido se está gestando en la distribución aérea a través del proyecto New Distribution Capability (NDC), impulsado por la International Air Transport Association (IATA). Se trata de un protocolo en lenguaje XML para que las aerolíneas puedan ofrecer sus servicios a través de todos los canales de manera más transparente y universal. Los gestores de viajes corporativos piensan que aún está en fase muy embrionaria y que de momento suscita más preguntas que respuestas, pero aprueban su implantación si este estándar tecnológico facilita su tarea cotidiana.
Por tanto, ZTRAVEL de Zucchetti es la solución que te puede ayudar en todo este proceso, ya que nuestro objetivo es ofrecer soluciones integrales de Business Travel Management integradas con todas estas nuevas plataformas.
