Uno de los desafíos más importantes de las empresas de distribución es hacer un control preciso, automatizado y eficaz de la trazabilidad. Los errores en la gestión de la trazabilidad puedan lugar a ineficiencias, pérdida de ventas o dificultades en los procesos logísticos que desemboquen en una peor organización. Es imprescindible que haya además una comunicación fluida y eficiente con los proveedores para el óptimo funcionamiento de la cadena de suministro.
Al final todo esto tiene consecuencias a nivel de costes, marca y rentabilidad del negocio. Por eso, es muy importante que tu empresa de distribución disponga de sistemas de gestión innovadores, con integración entre ERP y SGA, que le permitan tener un seguimiento eficaz de los productos durante todo el ciclo de vida del producto.
Si deseas profundizar en este área y conocer las claves para mejorar el control de proveedores y trazabilidad en tu empresa, te invitamos a leer este artículo.
¿Qué es el control de la trazabilidad?
El control de trazabilidad consiste en aquellas técnicas de identificación y seguimiento de productos que nos permiten saber en qué estado se encuentran, dónde se localizan y por qué procesos o lugares han ido pasando desde que entraron a formar parte de tu inventario.
Las empresas necesitan poder identificar cada producto de manera automática, ágil y rápida para poder hacer un seguimiento eficaz de cada artículo o grupo de artículos. De este modo, si hubiera cualquier problema que obligase a la retirada del producto del mercado, sería mucho más fácil, seguro y rápido de localizar e identificar.
¿Cómo realizar el control de la trazabilidad?
Para llevar a cabo este proceso es necesario contar con un plan de control de trazabilidad que ayude a identificar los productos en cualquier estado en el que se encuentren.
Este plan de trazabilidad implica elegir un sistema de identificación, que puede ser por código de barras o código RFID, y su objetivo es que facilita la localización del producto rápidamente en el software. A través de un lector, es posible que el personal de almacén pueda localizar e identificar cada producto, accediendo a la información que haya sobre éste.
De este modo, se puede saber por ejemplo en qué lugar se encuentra el producto en cada momento, lo que facilita la gestión logística cuando se produce un pedido de un cliente. Lo ideal es que el software de gestión de almacén comparta un mismo registro de datos que el sistema ERP.
La automatización de procesos con ERP permite que el área de ventas, almacén y producción puedan compartir unos mismos datos, lo que ayuda a evitar errores, facilita el trabajo del personal de cada área y permite agilizar los procesos logísticos, tanto en lo que respecta a la entrada como a la salida de mercancías.
Pasos para mejorar el control de trazabilidad
Hoy día las empresas de distribución necesitan sí o sí tener un plan de trazabilidad, pero la eficacia y buen funcionamiento de éste depende de distintos factores. Veamos cuáles son los pasos esenciales para mejorar el control de la trazabilidad.
Implementar un sistema de gestión especializado
La realidad es que no todos los software ERP estén diseñados para utilizarse en empresas de distribución. Estas limitaciones pueden provocar que muchos fabricantes o distribuidoras estén trabajando con un software poco flexible que no facilita la automatización, obligándoles a realizar tareas manuales, lo que aumenta las posibilidades de error.
Es importante recordar además las diferencias entre un ERP vertical y un ERP horizontal, ya que en muchas ocasiones los software de gestión que se utilizan no están diseñados para empresas que necesitan cubrir todas las fases de la cadena de suministros. Siempre es mejor optar por un ERP vertical para distribuidores.
Cambiar a un software ERP que además facilite la integración con el sistema SGA de gestión de almacén es clave para que una empresa de distribución o fabricante pueda hacer la monitorización de los productos con mayor precisión y eficacia.
Contar con un registro detallado de los datos
El control de trazabilidad proporciona información, lo que es clave para tener el control de todas las operaciones. ¿Cuál es el estado de un pedido? ¿Por qué fases ha pasado un determinado producto? ¿Se ha enviado de fábrica a almacén? ¿Se ha enviado del almacén al punto de venta, o al cliente final? Tener el control de los distintos pasos que atraviesa un producto en un registro único de datos ayuda a facilitar la coordinación entre las áreas de venta, almacén, fabricación y contabilidad.
Monitoreo en tiempo real
Cuando existe un plan de trazabilidad en el que se identifican los productos, cualquier persona del área comercial puede consultar por el estado de un pedido; las personas responsables de almacén pueden tener el control de los pedidos que ya han enviado, o de las nuevas entradas de mercancías que tienen que introducir en inventario. Puedes monitorizar todos estos datos en tiempo real. De esta forma, puedes ahorrar tiempo y mejorar la organización y productividad de tu personal.
Establecer estándares de trazabilidad con proveedores
El control de trazabilidad te permite también adaptarte a los estándares establecidos por los proveedores, como los códigos de producto o sistemas de identificación que estos hayan establecido, así como la información que hayan podido grabar. Hoy día se puede trabajar con soluciones ERP como Solmicro ERP que además incluyen sistema EDI para intercambio electrónico de datos, lo que facilita enormemente las operaciones con proveedores y la mecanización inmediata de la información.
Automatizar procesos
Las empresas de distribución tienen por delante el reto de automatizar procesos. Y para eso un plan de trazabilidad bien diseñado, con un sistema de gestión de almacén potente y moderno, les permite ahorrar tiempo en el proceso de mecanización de las entradas y salidas de mercancías. De este modo, se puede trabajar de manera mucho más ágil y reducir los errores derivados de la gestión manual.
¿Por qué el control de trazabilidad es importante en una empresa de distribución?
El control de trazabilidad desempeña una función fundamental en la gestión de stock. La identificación de productos y la inserción de información en las etiquetas identificativas de éstas nos ayudan a tener un conocimiento en tiempo real sobre su ubicación y la fase en la que se encuentran dentro de la cadena de suministros.
Un producto puede haber sido extraído de almacén y haberse entregado al transportista. O puede estar todavía en la zona de preparación de pedidos. O puede haber sido ya entregado. Una empresa de distribución debe tener el control exhaustivo de cada mercancía para poder tener el control de sus procesos.
No hacer un control de trazabilidad podría dar lugar a errores y confusiones en los envíos, aumentar los costes de la empresa y generar malos entendidos con clientes o proveedores. También puede generar problemas financieros, ya que la empresa no tendría una visión real de lo que tiene en el inventario, y podría tomar decisiones de compra equivocadas.
Hacer un buen seguimiento de producto permite reducir los problemas en un almacén de manera más rápida y eficaz, ayudando a que las empresas de distribución puedan lograr un mayor grado de automatización y ser más rápidas y eficaces en la gestión de sus pedidos, lo que al fin y al cabo se traducirá en una mayor rentabilidad.
Esperamos que ahora entiendas qué es el control de trazabilidad y su importancia en el negocio de la distribución para poder mejorar la gestión operativa en la organización, evitar errores y sobrecostes y mejorar la productividad y la integración entre los distintos departamentos y áreas de la empresa.
