Una de las obligaciones laborales que deben cumplir las empresas es la normativa de fichar en el trabajo. El personal de una compañía debe fichar la hora exacta de la entrada y salida de la jornada laboral, de manera que pueda llevarse un registro de las horas trabajadas por parte del personal.
Esto aparece recogido en el Real Decreto Ley 8/2019, que lleva en vigor desde el 12 de mayo de 2019, y que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. No cumplir con la obligación del control de las horas trabajadas puede dar lugar a que se produzcan sanciones en caso de inspección.
La Ley de fichar en el trabajo> no especifica el sistema para fichar en el trabajo que hay que utilizar. No obstante, sí que existe la obligación de almacenar los datos durante al menos 4 años. Además, lo correcto es utilizar un sistema preciso, fácil de utilizar y que se pueda integrar con el sistema de nóminas para poder repercutir las horas extra directamente en la nómina.
¿Qué tipos de soluciones existen para fichar en el trabajo?
Existen diferentes métodos para cumplir con la obligación de fichar en el trabajo: con una hoja de Excel, con sistemas mecánicos o a través de un software de control horario.
Hoja de fichaje o Excel
Uno de los métodos de fichaje de las horas trabajadas es la manera tradicional, con una hoja de ficha impresa, en la que el personal de la organización tenga que firmar a la entrada y salida del trabajo.
Este modelo plantea el inconveniente de que es muy fácil cometer un fraude, ya que es un sistema en el que no se deja un rastro de la hora exacta en la que se ha firmado el documento, y depende de la buena voluntad del personal y de los mecanismos de control presencial. No suele ser tampoco la mejor forma de gestionarlo en las empresas donde el teletrabajo está presente.
Sistemas mecánicos
Otra de las fórmulas son los sistemas de control de acceso, donde el personal cuenta con una tarjeta o un sistema de entrada y salida con datos biométricos para acceder o salir de la empresa. Estos modelos son mucho más precisos que utilizar una hoja de Excel o un documento en papel, ya que se identifica de manera inequívoca a la persona que ha entrado o salido de las oficinas.
El mayor problema que plantean los sistemas mecánicos de control de acceso es que no están diseñados para los modelos de trabajo híbrido. Hoy día las personas a veces trabajan en remoto, y otras acuden a la empresa; muchas organizaciones han implementado lo que se conoce como Smart Working, ya que esto facilita la conciliación. No es posible hacer un control de presencia eficaz si los únicos sistemas de control de fichaje que existen son mecánicos y requieren la presencia física de la persona trabajadora en el lugar de trabajo.
Software de control horario
Por último, están los sistemas de software de control de presencia digital, que son la opción más adecuada para las plantillas híbridas, donde parte de las personas de la empresa trabaja en remoto.
A través de un software de control horario, se registra la hora de entrada y salida de cada persona al trabajo. El personal utiliza para ello una aplicación para fichar en el trabajo, que está vinculada al dispositivo móvil de la empresa, al que sólo la persona empleada puede acceder.
Éste es además el método más recomendable para lograr la máxima automatización, ya que se adapta tanto a las personas que trabajan en la oficina como a quienes trabajan en remoto. Y también se puede integrar con el software de nómina, de manera que se apliquen las horas extra trabajadas en el salario de cada mes.
¿Cómo afrontar las obligaciones de la empresa para fichar en el trabajo?
El control de fichajes de personas empleadas puede hacerse de manera eficaz utilizando un sistema de control de presencia digital, integrado en tu software de gestión de RRHH.
De esta forma, tu empresa puede cumplir con la obligación de facilitar los mecanismos de fichaje al personal y contabilizar las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas por cada persona trabajadora. De esta forma podrás optimizar el tiempo de trabajo de tu personal. Además, podrás almacenar los datos en el software durante todo el tiempo que quieras, cumpliendo así con la obligación de mantener los datos de los últimos 4 años.
Es importante tener en cuenta también que el control de presencia digital no sólo te permite cumplir con la obligación de fichar en el trabajo. También es una herramienta clave para llevar un seguimiento de la asistencia y las ausencias en tu trabajo, controlar la productividad y mejorar los procesos internos de RRHH.
Ventajas de fichar en el trabajo con un software de control horario
Implementar un software de control de presencia simplifica el control de asistencia y ayuda a que la gestión de RRHH sea más transparente, precisa y eficaz.
Éstas son algunas de las principales ventajas de implementar una solución de control de fichajes integrada en tu software de gestión de RRHH.
Control de turnos, vacaciones y ausencias
A través de tu software empresarial, podrás determinar los turnos de trabajo de cada persona y el número de horas que debe realizar. Como la realidad es que suelen presentarse imprevistos, también podrás hacer un control de las ausencias para evitar que las personas trabajen menos horas de las que corresponden.
Además, también podrás llevar un control y planificación de las vacaciones del personal. El control de las vacaciones de empleados es una cuestión de gran relevancia, ya que si el trabajador no las disfruta cuando le corresponden, tendrías que retribuírselas junto con el finiquito cuando se termine la relación laboral.
Esto es especialmente importante porque cada persona trabajadora tiene el derecho a tener vacaciones pagadas según lo que le corresponda según convenio colectivo o contrato individual, de acuerdo con el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, y con una duración que no debe ser inferior a los 30 días naturales.
Gestión del tiempo de cada departamento
La implementación de un sistema de control horario no sólo es útil para el cumplimiento normativo, sino también para hacer una gestión eficaz del tiempo en cada departamento. Necesitas conocer cuáles son las horas reales trabajadas por parte del personal, de manera que puedas valorar si necesitas ampliar el personal o tomar cualquier otra decisión.
Cumplimiento de la normativa para fichar en el trabajo
Por último, utilizar un sistema de control de fichajes es clave para cumplir con la normativa del registro horario.
Debes tener en cuenta que las multas por el incumplimiento normativo pueden ir desde los 60 a los 625 € en el caso de las sanciones leves; de los 626 a los 6250 € en el caso de sanciones graves; y hasta 187.515 en el caso de las infracciones muy graves, por lo que debes ser muy cuidadoso a la hora de cumplir con la legislación.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a utilizar una solución digital de gestión integral de RRHH como Zucchetti HR, con la que no sólo podrás llevar a cabo el control del registro horario, sino también todos los procesos de RRHH, desde la selección laboral hasta la evaluación del desempeño, la formación y la gestión de los incentivos y compensaciones de cada persona trabajadora.
