Gestionar las notas de gastos no es una tarea sencilla, más aún si estos abundan y si el objetivo de la organización pasa por controlar de manera efectiva los gastos en pro de reducir los costes.
En términos generales y, aunque en el camino que recorre una gestión de nota de gastos hasta su contabilización intervienen diferentes agentes, hoy abordaremos las tres áreas sobre las que recae la responsabilidad de la nota, las ventajas de digitalizar las notas de gastos y cómo deben contabilizarse.
Actores clave en la gestión de notas de gastos
- El generador del gasto. O sea, a la persona empleada.
- El responsable de área. O sea, el que aprueba.
- El contable o supervisor financiero. O sea, el que apunta.
Para todos ellos, es necesario, por motivos distintos, disponer de una herramienta que les permita automatizar, primero, gestionar, segundo y, controlar para optimizar y, sobre todo, no defraudar, como tercer punto estratégico.
¿Cómo la tecnología puede ayudar a controlar las notas de gatos en cada situación?
A la persona trabajadora le permite tener información detallada y, a un solo clic acerca de todos los gastos en los que ha incurrido y, más aún, en la divisa en la que se han facturado y pagado.
Además, puede imputar los diferentes IVA al gasto en cuestión, recibir por email la notificación de que sus notas de gastos han sido abonadas en su cuenta o crear sus propias notas de gastos personalizadas, respetando los criterios establecidos en la política de gastos interna (anticipos, reembolsos, normativas legales, límites establecidos, …).
Por otro lado, estar al corriente del estado de situación a este respecto y acceder al histórico de cada documento, con los comentarios necesarios asociados, (fechas, validaciones, etc.…) le facilita una visión 360º de sus movimientos y le permite buscar áreas de mejora.
Al responsable de área le facilita el control de las notas de gastos de todos los miembros de su equipo de manera rápida, sencilla y segura, estableciendo procedimientos de aprobación y control individualizados.
El responsable podrá devolver la nota a la persona trabajadora, rechazar una línea de gastos o limitar el importe atendiendo a los criterios que marque la política interna. Podrá validar, rechazar o consultar las notas de gastos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento y podrá controlar cualquier fallo o irregularidad que se produzca sobre un gasto concreto.
Al contable o responsable financiero le ayuda a parametrizar, automáticamente, las asignaciones analíticas asociadas al gasto según se derive de un proyecto, área o departamento, centro de coste, etc., aportando una mayor transparencia a todo el proceso.
También puede asociar los justificantes a las notas pertinentes y contactar con la persona empleada en caso de que detecte algún problema o la nota le genere alguna duda razonable. La capacidad de análisis que ofrece la tecnología es, quizá, una de las cosas más valoradas en esta fase del proceso, así como la eliminación de los punteos manuales tanto de las facturas como de los extractos de las tarjetas.
¿Cómo deben contabilizarse las notas de gastos?
La correcta contabilización de las notas de gastos es fundamental para mantener la transparencia y la precisión en los registros financieros de una empresa.
A continuación, detallamos algunos puntos clave sobre cómo debemos abordar este proceso:
- Registro detallado: Cada nota de gasto debe ser registrada de manera detallada, incluyendo la fecha, el concepto del gasto, el monto, y cualquier otra información relevante. Esto garantiza que se capturen todos los detalles necesarios para una adecuada contabilización.
- Asignación de cuentas contables: Es importante asignar correctamente cada nota de gasto a las cuentas contables correspondientes. Esto permite clasificar los gastos de acuerdo con su naturaleza y facilita la generación de informes financieros precisos.
- Cumplimiento normativo: También deben contabilizarse de acuerdo con las normativas contables y fiscales vigentes en la jurisdicción donde opera la empresa. Es fundamental cumplir con todas las regulaciones para evitar posibles sanciones o problemas legales en el futuro.
- Aprobaciones y autorizaciones: Antes de contabilizar una nota de gasto, es importante asegurarse de que haya sido debidamente aprobada y autorizada por los responsables correspondientes. Esto ayuda a mantener el control sobre los gastos y garantiza que solo se contabilicen aquellos gastos que están dentro de los límites establecidos y que cumplen con las políticas internas de la empresa.
- Revisión y conciliación: Se debe realizar una revisión periódica para asegurarse de su exactitud y completitud. Además, es importante conciliar las notas de gastos con los extractos bancarios y otros registros financieros para detectar posibles discrepancias o errores.
Ventajas de la digitalización y control de las notas de gastos
La digitalización y control de las notas de gastos proporciona una transformación en la forma en que las empresas gestionan sus procesos financieros, brindando una amplia gama de beneficios tanto para la organización como para su plantilla.
A continuación, detallaremos algunas de las ventajas más destacadas:
Mayor eficiencia administrativa
La digitalización y control de las notas de gastos elimina la necesidad de procesos manuales, como la recopilación de recibos en papel y la entrada manual de datos en sistemas contables. Esto permite al personal y al equipo financiero dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a actividades estratégicas.
Reducción de errores
Al automatizar el proceso de captura y registro de datos, se reducen significativamente los errores asociados con la entrada manual de información. Esto ayuda a mejorar la precisión de los registros financieros y a minimizar el riesgo de errores costosos.
Mayor visibilidad y control
Por otro lado, proporciona una mayor visibilidad sobre los gastos de la empresa en tiempo real. Los gerentes y el equipo financiero pueden acceder fácilmente a información detallada sobre los gastos realizados, lo que les permite tomar decisiones informadas y ejercer un mayor control sobre el presupuesto.
Facilita el reembolso de gastos
Con sistemas digitales, las personas de la plantilla pueden enviar fácilmente sus notas de gastos y recibir reembolsos de manera más rápida y eficiente. Esto mejora la satisfacción del personal y ayuda a mantener un clima laboral positivo.
Ahorro de costes
Aunque la inversión inicial en tecnología puede ser alta, a largo plazo, la digitalización puede generar ahorros significativos al reducir los costes asociados con la gestión manual de gastos, como el tiempo del personal y el papel.
