Hasta un 40% menos de tiempo para tramitar las solicitudes y aprobaciones, un 70% menos para la emisión de anticipos y los registros en la contabilidad general y hasta un 90% menos tiempo para controlar los techos de gastos establecidos en la política de viajes interna. Estos son solo algunos ejemplos de cómo las empresas pueden optimizar su tiempo y ahorrar en los viajes de empresa, únicamente utilizando una aplicación que les permita agilizar diferentes procesos relacionados con los viajes corporativos.
ZUCCHETTI, editor de software con más de 40 años de experiencia en la gestión de los procesos asociados al Business Travel, explica cómo pueden las grandes empresas reducir inmediatamente los costes directos e indirectos de la gestión asociada a los viajes y desplazamientos de negocio.
Nuestro aplicativo, ZTravel Travel & Expense Management, impulsa una importante optimización de costes en los viajes y desplazamientos de empresa, ya que simplifica y automatiza muchas de las actividades realizadas durante el proceso, liberando recursos y tiempo de los viajeros, autorizadores (jefes de departamento, directores de área), y administradores (personal administrativo, en torno de recursos humanos).
La aplicación eficaz de la política de viajes y gastos contribuye a reducir significativamente el tiempo y, también, los costes asociados a la realización de las notas de gastos, permitiendo que sean procesos controlados en todo momento por la compañía.
¿Cómo ahorrar en los viajes de empresa con ZTravel?
Con nuestra aplicación, hemos identificado las tareas más comunes de un proceso de “Business Travel” que se pueden automatizar y hemos calculado el porcentaje de tiempo y otras variables que permite ahorrar en los viajes de empresa.
A continuación, presentamos los resultados.
- Ahorro de hasta un 4% en los gastos de viajes por un mayor control de estos, ajustándolos a la “travel policy” de la compañía.
- Evita tener que mantener durante seis años los comprobantes físicos (tickets, facturas) de los gastos, con el consecuente ahorro por custodia, espacio, administración, etc.
- Ahorro demostrable de más de un 50% en gestión de notas de gastos, de un 60% en autorizaciones y de un 90% en administración. Cuantificado en más de 250 € al año por usuario/viajero.
- Capacidad de realizar un presupuesto previsional sobre los gastos de viaje y ajustar políticas de empresa.
- Payback aproximado menor a un año.
Tu viaje de trabajo en una sola mirada con ZTravel
A lo largo de este artículo, hemos tratado de presentarte las diferentes funcionalidades que tiene nuestra aplicación de control de gastos de viajes y cómo se puede ahorrar si eliges utilizarla.
Pues bien, ahora le toca el turno a “Arquitectura”, el esqueleto en el que se apoya ZTravel y que permite diseñar y visualizar con exactitud los “workflows” que se necesitan en una empresa cuando llega la hora de realizar un desplazamiento de trabajo.
“Arquitecture” permite una rápida gestión de todo el proceso de trabajo: desde las acciones que deben desarrollarse para que sea posible la aprobación de un viaje de negocios hasta los roles que juega cada trabajador implicado en este proceso. Y como todo ello adquiere la forma de un diagrama, el flujo de trabajo queda plasmado de una manera muy gráfica para que pueda consultarse con una sola mirada. Todo de la forma más práctica, funcional y rápida que puedas imaginar.
“Arquitecture” de ZTravel también establece modelos de comunicación entre las personas que participan en el proceso de organización y desarrollo de un viaje de trabajo, tanto a través de SMS a sus teléfonos como de notificaciones PUSH, y fija unas normas para la sustitución de aquellas que se encuentran enfermos o de vacaciones.
Igualmente, mantiene un historial de todos los pasos que se van realizando en cada documento, facilitando así que haya un seguimiento de todos los cambios que hayan podido producirse a lo largo del proceso de organización del viaje.
Diagrama de workflow: Ahorra en los viajes de empresa
Como te decíamos, una de las características más importantes de “Arquitecture” es la gestión de un diagrama del workflow que plasma gráficamente todo proceso para que el flujo de trabajo se pueda observar de forma rápida. Cualquier cambio que tenga lugar, quedará reflejado con exactitud gracias a que esta funcionalidad resulta cómoda e intuitiva, lo que permite reducir los errores y el tiempo invertido en dejar patentes esas modificaciones.
Ante la mínima duda de “en qué punto del proceso nos encontramos”, bastará con echar una mirada a este módulo para saber qué aspectos están ya gestionados y cuáles están pendientes de realizar. Como ves, todas las implementaciones de ZTravel están pensadas para reducir los tiempos y facilitar el trabajo a las personas que participan en las labores que tienen que ver con la organización de los viajes de trabajo.
En definitiva, un ahorro de tiempo en los viajes de empresa y un ahorro de preocupaciones para todos. Si quieres conocer más sobre cómo funciona nuestro sistema de gestión de gastos de viajes de negocios, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo comercial para que te explique de manera personalizada todas sus ventajas.
