Una de las partes esenciales en la gestión de proyectos es sin duda la gestión documental. Cada proyecto que se realiza tiene una documentación asociada que debe ser fácilmente accesible para las partes involucradas en los distintos procesos. Esto facilita que las empresas puedan funcionar de manera eficiente y profesional, facilitando el trabajo en equipo y el acceso a la documentación para facilitar la toma de decisiones.
Hoy día las empresas suelen trabajar con un programa de gestión documental, que facilita la integración con los distintos sistemas de la empresa y permite centralizar los datos para mejorar la accesibilidad, la transparencia y el trabajo colaborativo.
A continuación vamos a mostrarte la importancia de la gestión documental en las empresas orientadas a la gestión de proyectos, como es el caso de numerosas empresas de instalaciones y mantenimiento, ingenierías o servicios.
¿Qué es la gestión documental?
Se trata del conjunto de normas y técnicas orientadas a la gestión de documentos, tanto los recibidos como los que la propia empresa ha generado, así como el proceso de recuperación de la información incluida en ellos.
Es de gran importancia tener en cuenta el papel de la clasificación de documentos para facilitar la organización y el trabajo en equipo en las distintas partes involucradas en un proyecto. De este modo, se mejora la eficiencia, se asegura la protección de los datos y se facilita el rendimiento de los profesionales que deben acceder a dicha documentación.
Tradicionalmente, la gestión de documentos ha estado asociada a la gestión documental de archivos y documentos en papel, pero la digitalización ha supuesto una transformación en los procesos orientados al almacenamiento de datos en las empresas. Hay que tener también en consideración el potencial de los datos para adquirir conocimiento y mejorar la toma de decisiones a través de herramientas de Big Data, visualización de datos, cuadros de mando e Inteligencia Artificial.
¿Y la gestión documental dentro de la empresa?
La gestión documental en la empresa se ha realizado generalmente con un programa de gestión documental, que permita optimizar y automatizar los procesos de recepción, registro, clasificación, trazabilidad y almacenamiento de los documentos recibidos y enviados.
El software de gestión documental ayuda a evitar que la información se pierda o se traspapele en la empresa, evitando así que se produzcan ineficiencias que puedan dar lugar al retraso de los proyectos, o cualquier tipo de incidencia.
También en todo lo que respecta a la administración interna de la propia organización. Por ejemplo, para la gestión del personal de la empresa, los departamentos de Recursos Humanos suelen utilizar lo que se denomina el Portal de Personal, un tipo de herramienta de gestión documental que permite a cada persona de la empresa acceder a sus documentos (contratos, nóminas, vacaciones, formación…) y toda la información relacionada con su actividad. Este tipo de herramienta suele estar integrada en un software de gestión integral de Recursos Humanos, como Zucchetti HR.
La importancia de tener un gestor documental
La gestión documental en las empresas a través de un gestor documental es determinante para conservar un registro de los datos y llevar el control de la trazabilidad documental en las organizaciones. Además, es determinante facilitar la automatización en la gestión de documentos para potenciar la eficiencia e impedir que la empresa pueda verse perjudicada por una gestión de documentos ineficaz.
Hoy día muchas empresas realizan la gestión documental en la nube, ya que esto permite facilitar la colaboración entre las distintas personas de la empresa que tienen que acceder a los documentos asociados a un proyecto, departamento o determinados procesos.
Las funcionalidades de un programa de gestión documental
Las empresas pueden adoptar distintas estrategias para la gestión documental en la empresa. Una de ellas es utilizar un sistema ERP para pymes que incluya funcionalidades de gestión documental y permita:
- Almacenar documentos
- Establecer permisos y niveles de acceso para usuarios
- Buscar y recuperar cualquier documento de manera sencilla
- Gestionar los flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos
- Asegurar la firma electrónica para cumplir los estándares legales y optimizar los procesos
Es importante también tener claro cómo funcionan los sistemas de gestión documental. Por una parte, hay herramientas en la nube que permiten almacenar y gestionar documentos, pero no se trata de herramientas orientadas a la digitalización automatizada de los documentos recibidos. Se trata de sistemas ERP o software de gestión de RRHH que permiten gestionar una amplia variedad de documentos.
Hoy día lo ideal es optar por soluciones que faciliten la integración de los distintos sistemas, ya que la digitalización no consiste simplemente en escanear los documentos que se reciben en papel, o almacenar documentos digitales en carpetas, sino extraer la información relevante y centralizarla en un software que nos ayude a clasificar y organizar la información de manera que aporte valor a la empresa.
¿Cómo hacer una gestión documental de proyectos eficaz?
Para hacer una gestión documental de proyectos eficaz necesitas disponer de un ERP orientado a la gestión de proyectos, que te permita almacenar documentos por proyecto y facilite la creación de distintos usuarios para que puedan acceder, visualizar o crear documentos en la herramienta de gestión.
Esto te permitirá tener los documentos asociados a cada proyecto en una sola herramienta, con toda la información centralizada. Además, lo ideal es que te permita también realizar la firma digital de documentos, de modo que no tengas que imprimir y escanear archivos en papel.
Utilizar una solución de software ERP vertical orientada a la gestión de empresas que necesitan gestionar proyectos es clave para poder trabajar de manera productiva y clasificar y organizar la información de tu empresa de manera eficiente. Te invitamos a conocer la solución de software Solmicro ERP orientada a la gestión empresarial digital y a la mejora de la productividad a través de la automatización.
