La gestión de proyectos en las empresas debe llevarse a cabo de forma planificada. No sólo hay que tener en cuenta los costes, sino todas las partes que forman parte del proceso, desde la propuesta inicial hasta que se entrega al cliente, y teniendo en cuenta todo el servicio post-venta.
El diseño y gestión de proyectos es quizás una de las partes más olvidadas, pero que mayor importancia tienen en una empresa de servicios orientada a la gestión de proyectos. Por ejemplo, cualquier empresa que realiza un servicio de instalación o construcción necesita disponer de una solución para diseñar el proyecto desde cero.
Esto incluye tanto los costes de los materiales como la mano de obra, herramientas y recursos implicados, así como el calendario de trabajo y la documentación asociada. Muchas empresas hoy día aplican la metodología de gestión de proyectos AGILE, lo que permite hacer una gestión adecuada del tiempo, reducir los riesgos y ganar en flexibilidad, transparencia y velocidad de entrega.
Desde esta perspectiva, es clave tener en cuenta las diferentes fases para poder gestionar y planificar proyectos con eficacia. A lo largo de este post te explicaremos cómo hacerlo.
¿Qué es el diseño de proyectos?
El diseño de proyectos consiste en la fase inicial de la creación de un proyecto, donde se exponen las ideas, recursos, herramientas, fases, tiempos de entrega y todos los elementos involucrados en dicho plan.
En una empresa de servicios, es indispensable tener en cuenta el papel primordial del diseño de los proyectos para poder establecer los objetivos, detectar con anticipación los riesgos y dificultades que puedan presentarse, crear una estrategia de proyecto con los diagramas visuales más adecuados para definir el flujo de trabajo, calcular el presupuesto y almacenar toda la documentación asociada.
¿Cómo aplicar el diseño de proyectos a una empresa de servicios?
Para aplicar el diseño y evaluación de proyectos en una empresa de servicios es determinante que la organización pueda comunicarse con el cliente y las distintas partes involucradas en el proyecto. Una comunicación eficaz permitirá establecer las bases del proyecto, determinar con eficacia los costes e implementar los procesos o metodología AGILE adecuada para facilitar el trabajo en equipo.
El diseño del proyecto partirá de la conexión de los objetivos con los elementos entregables, para lo cual es importante disponer de un ERP para la gestión de proyectos, que cuente con herramientas específicas para definir los elementos visuales e hitos alcanzables que se irán sucediendo a lo largo de los procesos.
Sobre esta base se podrá estructurar el plan de trabajo, asignar roles y responsabilidades, adoptar medidas para la gestión de los riesgos y optimizar el tiempo. Además, será imprescindible poner en marcha el proyecto con un adecuado sistema de monitorización y evaluación que permita medir los principales KPI’s, el rendimiento de cada parte implicada y los progresos que se van realizando dentro de un calendario de entregas.
Las fases del diseño de proyectos
Durante el proceso de diseño y gestión de proyectos se ponen en marcha distintas fases o etapas.
- Definición de objetivos: Los objetivos permiten determinar el alcance y naturaleza concreta del proyecto. Deben ser objetivos SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo determinado. Además, dichos objetivos deben estar alineados con el tipo de servicios ofrecido por la empresa y la estrategia de venta de la organización.
- Metodología: Las empresas de servicios deben determinar la metodología más adecuada para la gestión de proyectos, que por lo general será una metodología AGILE, como puede ser SCRUM, un método orientado a conectar a los diferentes equipos implicados en un proyecto de carácter complejo y ayudarles a trabajar con rapidez y eficacia.
- Riesgos y obstáculos: en todo proyecto hay que identificar claramente los riesgos de que no se cumplan los tiempos de entrega o costes previstos, así como que el proyecto no logre finalizarse, y aplicar medidas para evitar que se produzcan estas situaciones.
- Hoja de ruta: esta parte del proyecto supone desarrollar mapas mentales, diagramas de flujo o diagramas de Gantt para definir visualmente las distintas fases del proyecto y asegurar que el flujo de trabajo se puede comunicar de manera clara e intuitiva a las distintas partes del proyecto.
- Cálculo de costes: se trata de un elemento muy importante, que supone el cálculo de los costes asociados a los recursos que se van a invertir en el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta la rentabilidad.
- Plan de contingencia: el plan de contingencia implica actuar con previsión para que si se produce uno de los riesgos contemplados puedas contar con un plan B para evitar que dicho problema no tenga como consecuencia la anulación del proyecto
- Documentación: las distintas partes de un proyecto en una empresa de servicios debe quedar convenientemente documentada, tanto para aportar la documentación necesaria al cliente como para centralizar y acumular el conocimiento adquirido por la empresa para el desarrollo del trabajo.
¿Cómo gestionar el diseño de proyectos?
El diseño de proyectos debe llevarse a cabo a través de una herramienta de software ERP digital, que permita centralizar todos los datos en un solo programa y facilitar la comunicación interna de todo el equipo involucrado.
De este modo, la organización podrá funcionar de manera más eficiente, todas las tareas realizadas tendrán un registro y podrás almacenar la documentación asociada a cada proyecto, desde el presupuesto inicial a los documentos técnicos, facturas y contratos.
La solución ERP de Zucchetti Spain para empresas de servicios está diseñada para facilitar la gestión de proyectos y ayudarte a hacer una planificación eficaz que te permita desarrollar tus trabajos de manera ágil y bien planificada.
