Los procesos de facturación en las empresas que trabajan con las administraciones públicas a veces pueden parecer complejos. Cuando una empresa trabaja con una administración, debe tener en cuenta las reglas que afectan a la facturación, lo que exige enviar una factura FACe en un determinado formato.
Además, la realidad del proceso de facturación está cambiando y ha habido cambios legislativos como la Ley Crea y Crece que van a afectar dentro de muy poco a todas las empresas y autónomos a la hora de facturar. En este sentido, es clave que puedas utilizar la herramienta que mejor te facilite cumplir con el reglamento de facturación y que a su vez te ayuda a llevar una adecuada planificación fiscal.
Pero, ¿qué es exactamente una factura FACe? ¿Qué requisitos hay que cumplir para hacerlas correctamente? ¿Y desde qué plataforma se puede crear? Para aclarar todos estos puntos, desde Zucchetti te lo vamos a mostrar.
¿Qué son las facturas FACe?
Las facturas FACe son aquellas que están dirigidas a las Administraciones Públicas en España y deben hacerse en formato electrónico, de acuerdo con la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Se trata de una normativa que está vigente desde el 15 de enero de 2015, y afecta a todas las empresas y autónomos que tengan cualquier relación comercial con las administraciones.
Esta normativa establecía la obligación de facturar de forma electrónica para las facturas a la administración pública, pero es una realidad que va mucho más allá con la Ley Crea y Crece y el nuevo reglamento de facturación. De acuerdo con éste, los profesionales y empresas que tengan una facturación de más de 8 millones de euros tendrán la obligación de emitir factura electrónica a mediados de 2025, y las pequeñas y medianas empresas que no lleguen a esa cifra, con posterioridad a esa fecha.
La gestión de las facturas con las administraciones públicas se gestiona a través de un portal en línea llamado FACe, Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Remitir factura FACe es por tanto obligatorio para cualquiera que tenga una relación comercial con la administración nacional, autonómica o local.
¿Cómo y dónde se generan las facturas FACe?
No todo el mundo tiene claro lo que significa crear facturas electrónicas. No estamos simplemente hablando de hacer facturas en un documento PDF, o escanear facturas, sino de hacerlas adaptándolas al formato electrónico estructurado que se denomina “facturae”.
Para crear y subir una factura FACe, una de las opciones es utilizar la plataforma estatal MiFacture, que el Estado ha puesto a disposición de todas las empresas y autónomos que deban emitir factura FACe. Éste es el programa oficial gratuito que pueden utilizar las empresas y autónomo, si bien también se puede hacer a través de cualquier software de facturación adaptado a Facturae y la factura electrónica.
Para hacer factura electrónica FACe, lo normal es utilizar un software de gestión empresarial que te permita rellenar todos los datos necesarios y generar documentos electrónicos que cumplan con los requisitos oficiales. Además, esta herramienta de software debe permitirte firmar las facturas con un certificado electrónico, e incluso presentar tus impuestos, desde rellenar el modelo 303 del IVA trimestral.
Paso a paso para generar y enviar facturas FACe
A lo mejor te preguntas cómo hacer una factura electrónica FACe de manera sencilla. Hay una serie de pasos imprescindibles que debes tener en cuenta y serán claves para generarla de forma correcta.
Preparar la factura
En primer lugar, prepara la factura con los datos correspondientes (nombre o razón social del receptor, importe, descripción del producto o servicio, impuestos aplicables desglosados, retenciones, total a pagar, etc.).
Acceder a la plataforma FACe
Entra en el portal FACe de la administración pública, en caso de que vayas a generarla mediante este sistema. Nuestra recomendación es que lo hagas todo directamente a través de tu software de gestión Solmicro ERP de manera automatizada.
Subir la factura a FACe
Haz clic en enviar la factura y accede con tu certificado digital a la herramienta. Rellena el siguiente formulario e introduce tu e-mail para recibir las notificaciones que correspondan. Adjunta el archivo de la factura generado por el software de facturación.
Validar y enviar
El siguiente paso será comprobar tu factura FACe. Podrás ver los datos del emisor y destinatario, oficina contable, el órgano gestor e importe. Y enviar la factura a través del botón “remitir factura”.
Confirmación y seguimiento
Por último tienes que hacer click en el botón confirmar, descargar el justificante para enviar la factura en formato PDF.
¿Qué tipo de programas pueden ayudar a generar facturas FACe?
Si te preguntas cómo llevar una gestión de facturas adecuada, nuestra recomendación es que gestiones todas tus facturas electrónicas a través de un software de gestión avanzado e innovador como Solmicro ERP, que cumpla con todos los requisitos para adaptarte a la Ley Crea y Crece y poder emitir facturas legales de acuerdo con los requisitos de la legislación, así como también crear facturas FACe.
De este modo, podrás emitir una factura en formato oficial, firmar y subirla en formato XML a la página web del organismo pertinente, ahorrándote así una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en los procesos de facturación.
En Zucchetti Spain te invitamos a descubrir las ventajas de utilizar un software ERP avanzado como Solmicro ERP para generar, gestionar y firmar tus facturas electrónicas con la administración o con cualquier otro cliente.
