Las autofacturas se han convertido en una herramienta esencial para diversas situaciones comerciales. Aunque no son tan habituales como las facturas ordinarias, las autofacturas permiten a los compradores emitir el documento fiscal en lugar del vendedor, asumiendo así la responsabilidad de calcular y declarar el IVA si corresponde. Esto es, por ejemplo, lo que se suele hacer en muchas operaciones intracomunitarias o transacciones con determinados proveedores.
A lo largo de este artículo te explicaremos más detalladamente qué es
una autofactura, cuándo se debe emitir, cómo se diferencia de una factura tradicional y qué pasos seguir para llevarla a cabo correctamente. Además, desde Zucchetti Spain queremos que conozcas también la importancia de utilizar un software fiscal para la gestión de todas las facturas en tu departamento contable.
¿Qué es una autofactura?
Una autofactura es un documento que emite la propia persona o empresa destinataria de los bienes o servicios en lugar de quien presta el servicio o vende el producto. En lugar de que el proveedor sea el encargado de emitir la factura, como sucede en las facturas ordinarias, aquí el cliente o comprador asume esta responsabilidad.
Entender la importancia de la autofactura es clave para una adecuada planificación fiscal, ya que debemos tener en cuenta que todas las operaciones que realiza una empresa requieren tener un soporte documental para poder justificarlas ante Hacienda, y si el vendedor no nos envía una factura y se dan las condiciones para poder realizar una autofactura, es preciso hacerla.
¿Cuándo se puede emitir una autofactura?
Las autofacturas no son una práctica generalizada en todas las transacciones comerciales, sino que solo se utilizan en ciertos casos. Lo primero que hay que tener claro es que para emitir una autofactura la Agencia Tributaria debe estar informada a través de la correspondiente declaración censal. También la persona destinataria del documento debe ser informada de que vas a emitir una autofactura, y una vez que lo hagas, remitiírsela al vendedor.
Algunas de las situaciones más comunes en las que se puede emitir una autofactura son las siguientes:
- Operaciones intracomunitarias: cuando se produce una transacción entre empresas de distintos países de la UE, el comprador puede hacerse cargo de emitir la autofactura en los casos en que se aplica la inversión del sujeto pasivo
- Operaciones con proveedores extranjeros: cuando una empresa adquiere bienes o servicios en el extranjero y se requiere una factura comercial, en algunos casos puede realizar una autofactura para cumplir con las obligaciones fiscales que le corresponden y evitar la retención de impuestos en origen
- Subcontrataciones en el sector de la construcción: cuando se subcontratan obras, generalmente el contratista requiere que los subcontratistas emitan autofacturas
- Pequeñas empresas que trabajan con grandes corporaciones: en muchos casos, la PYME que trabaja con una gran corporación puede solicitarle un modelo de autofactura
- Casos de adquisición de materiales de desperdicio o entregas de material de reciclaje
Diferencias entre una autofactura y una factura tradicional
Aunque tanto la autofactura como la factura tradicional tienen la misma finalidad, que es la de documentar dicha operación comercial, poseen algunas diferencias importantes que debes conocer.
- Responsabilidad fiscal: mientras que en las facturas tradicionales el responsable de cumplir las obligaciones fiscales es el proveedor, en la autofactura el comprador es quien tiene que declarar el IVA si corresponde e incluir la operación en sus impuestos
- La autofactura tiene que incluir los datos del profesional que realiza la operación. Además, se debe indicar en el documento que se trata de una autofactura, mediante los términos “facturación por destinatario”.
- La numeración de una autofactura debe ser distinta a las de las facturas ordinarias; cada receptor debe tener asignado un número de serie distinto
Como ves, la diferencia entre factura y autofactura reside principalmente en quién la emite y en la responsabilidad que asume, más allá de los aspectos formales, como la numeración y serie.
¿Cómo se hace una autofactura?
Emitir una autofactura es un proceso relativamente sencillo, pero es importante seguir los pasos y requisitos establecidos por la normativa fiscal para garantizar que el documento sea válido.
Veamos cómo hacer una autofactura paso a paso:
- Identificar si es necesaria la autofactura: por ejemplo, si se trata de una operación intracomunitaria o una subcontratación en el sector de la contratación, o cualquiera de los casos que hemos mencionado anteriormente
- Poner el número de serie del receptor, la fecha y los datos del receptor, que será el vendedor, así como los datos del emisor de la autofactura, que es el comprador
- Indicar la coletilla “facturación por destinatario: debe constar claramente que el documento ha sido emitido por el comprador, por lo que será el comprador quien asume el IVA de la operación
- Enviar la autofactura al vendedor
¿Qué datos debe contener una autofactura?
Al igual que las facturas tradicionales, las autofacturas deben incluir información precisa y detallada para que sean válidas ante la Agencia Tributaria. Entre los datos esenciales que debe contener una autofactura, debes incluir los siguientes:
- Datos fiscales completos del comprador y vendedor (nombre o razón social, NIF, dirección).
- Descripción de los bienes o servicios objeto de la transacción.
- Base imponible, tipo impositivo del IVA aplicable y el total del IVA repercutido, si la operación lleva IVA.
- La fecha de la operación y el número de la autofactura, que debe ser correlativo.
- Una mención expresa de que se trata de una autofactura y que el comprador ha asumido la responsabilidad fiscal de la operación.
¿Cómo un software puede ayudar en el proceso de emitir una autofactura?
Un software de gestión y facturación puede ser una herramienta invaluable para simplificar y automatizar el proceso de emisión de todo tipo de facturas, incluyendo las autofacturas o facturas con inversión del sujeto pasivo.
Una solución como Solmicro ERP puede ser la clave para una gestión de facturas sencilla, intuitiva y sin errores. nos puede ayudar a automatizar los cálculos de las bases imponibles y el IVA, hacer un control y seguimiento de todo el registro de facturas de nuestra empresa y contabilizar dichas facturas de manera correcta gracias a la integración de la herramienta con el sistema de contabilidad.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a que utilices la herramienta digital más adecuada para asegurar el cumplimiento normativo en materia fiscal, llevar el control de todas tus facturas y automatizar los procesos administrativos para evitar errores y mejorar la planificación financiera de tu empresa.
