Estar al tanto de todas las obligaciones en materia de facturación electrónica es clave para evitar que tu negocio cometa errores. Más todavía cuando en un futuro cercano la factura electrónica será obligatoria para los negocios B2B y las empresas tendrán que utilizar sistemas de facturación homologados que permitan comunicar los datos en el formato adecuado a la Agencia Tributaria. Parte de esa información tiene que ver con los estados de la factura electrónica.
A continuación vamos a mostrarte cuáles son los posibles estados en los que se puede encontrar una factura electrónica. Descubre todo lo que debes saber al respecto, tanto si emites facturas a la administración pública como si tienes un negocio B2B y tienes que emitir facturas a tus clientes.
¿Qué son los estados de la factura electrónica?
Los estados de la factura electrónica hacen referencia al momento en el que se encuentran y su situación. La obligación de uso de las facturas electrónicas en empresas B2B requieren que se informe a Hacienda no sólo de la creación de nuevas facturas, sino de los estados en los que éstas se encuentran.
Las facturas pueden haberse creado, pero no haberse enviado. Pueden haber sido o no aceptadas, pueden haberse abonado o estar pendiente de pago, o que sólo se hayan abonado parcialmente. Las fechas son otro dato relevante que conviene tener en cuenta. Todo esto son reflejos de la situación en la que se encuentra dicha factura desde el momento en el que el emisor la crea en el software de facturación.
Ésta es una realidad que ya conocen quienes tienen la obligación de presentar facturas por FACe, pero que se va a extender a todas las empresas que realicen ventas B2B, ya que tendrán que utilizar un software de facturación homologado para comunicar las facturas a Hacienda e informar de los estados de las facturas de manera automática.
¿Cuáles son los estados de facturas electrónicas?
Las facturas pueden atravesar por diferentes situaciones desde su creación, desde la aceptación al rechazo o pago total de la factura. Debemos distinguir, en todo caso, entre los estados obligatorios que deben ser comunicados a la AEAT y los estados opcionales, que no tienen por qué comunicarse.
Veamos los estados en los que se puede encontrar una factura FACe en formato electrónico para la administración desde el momento de su emisión.
Estados obligatorios que deben ser comunicados a Hacienda
Hay distintos estados de las facturas que son de carácter obligatorio y que se tendrán que comunicar de manera automatizada a Hacienda a través de un programa de facturación homologado. Son los siguientes:
Aceptación de la factura
La aceptación supone que el receptor está conforme con los datos de la factura y su validez.
Rechazo de la factura
En este caso, el receptor informa de que no acepta la factura. Por ejemplo, esta situación puede darse si hay errores en los datos o hay una disconformidad con los importes indicados.
Pago total de la factura
Aquí lo que ocurriría es que la factura ha sido completamente pagada, lo que muestra que se ha cerrado la transacción.
Estados opcionales que pueden comunicarse de manera voluntaria
Como antes se apuntaba, hay también algunos estados de las facturas que se pueden comunicar opcionalmente a Hacienda, aunque no es obligatorio.
Aceptación o rechazo parcial de la factura
Permite informar que solo parte de la factura se ha aceptado o rechazado. Por ejemplo, si hubiera discrepancias en algunos conceptos.
Pago parcial de la factura
Informa que el cliente ha realizado un pago parcial, dejando pendiente un saldo por liquidar.
Cesión de la factura a un tercero
Comunica que la factura ha sido transferida a un tercero, como en el caso de factoring, en el que las empresas venden sus facturas a una entidad financiera a cambio de obtener liquidez inmediata, sin tener que esperar a que los clientes paguen en el plazo que se haya establecido.
Beneficios de los estados de la factura electrónica
Los estados de la factura electrónica proporcionan información transparente y ayudan a organizar y gestionar mejor las facturas, ya que nos aportan un conocimiento preciso de la situación en la que se encuentran.
Éstas son las principales ventajas de que se puedan reflejar los estados de la factura electrónica en el software de facturación.
Transparencia y reducción de la morosidad
La facturación electrónica permite un mayor control sobre las transacciones, lo que mejora la transparencia entre las partes involucradas.
Seguimiento de todo el proceso de facturación
Gracias al control del estado de las facturas se puede tener una visión más clara de qué facturas están pagadas o quedan por pagar, o si hay errores en las facturas que corresponde subsanar.
Reducción de errores manuales
Conocer el estado de las facturas a través de un software de facturación ayudará a las empresas a automatizar procesos y evitar errores manuales, que pueden ser la causa habitual de muchos fallos en las facturas.
Ahorro de tiempo
Las empresas podrán ahorrar tiempo al tener una visión más clara del estado de sus facturas y poder gestionarlas digitalmente.
Menos costes operativos
La gestión de facturas electrónicas y el control de los estados de las facturas permitirá a las empresas reducir sus costes operativos.
Facilita la contabilidad de la empresa
Es más fácil gestionar la contabilidad de una organización si tenemos una idea precisa del estado de las facturas.
¿Qué herramientas tecnológicas son clave para que una empresa gestione de manera eficiente sus facturas electrónicas?
Nuestro consejo es que utilices un software de contabilidad y facturación, que te permita integrar todos los procesos en una sola herramienta, tanto si tienes una empresa y quieres gestionar las facturas a través de tu Departamento Contable, como si tienes una asesoría fiscal y tienes que gestionar la contabilidad de tus clientes.
Este tipo de herramienta te facilitará la comunicación directa con la administración pública. Además, te permitirá tener bajo control los datos sensibles al manejar facturas electrónicas. Podrás emitir facturas, hacer un seguimiento de la facturación, observar el estado en el que se encuentran las facturas y evitar errores a la hora de gestionar todo los aspectos vinculados a la facturación, que al final también influyen en la precisión de los datos contables.
Desde Zucchetti Spain apostamos por facilitar la adaptación de las empresas al Nuevo Reglamento de Facturación y las obligaciones vinculadas a la facturación electrónica, utilizando para ello el software de gestión contable más avanzado y flexible del mercado, con el que podrás automatizar procesos, ahorrar tiempo y evitar errores.
