Vivimos en la era de la movilidad, lo que supone nuevos retos, pero también oportunidades. Muchas personas en las plantillas hoy día trabajan en remoto o deben desplazarse con frecuencia fuera de las instalaciones de la empresa, con los costes que conllevan los gastos de viaje. Cada día se utilizan de manera habitual dispositivos móviles, aplicaciones de software y datos relacionados con la empresa que es necesario proteger.
¿Cómo organizar de manera adecuada la movilidad para asegurar el control de los gastos? ¿Qué beneficios implica utilizar soluciones de movilidad empresarial para la gestión de gastos corporativos?
En este artículo te explicaremos por qué es esencial abordar la movilidad empresarial desde un enfoque tecnológico, que garantice la productividad, la optimización de los recursos disponibles, la seguridad de los datos y la política de compliance de la empresa.
¿Qué es la gestión de la movilidad empresarial?
Se trata del conjunto de estrategias y acciones llevadas a cabo por la empresa para controlar de forma estratégica la movilidad del personal de la empresa. Es lo que se conoce en inglés por las siglas EMM (Enterprise Mobility Management), y se suele planificar y organizar a través de un software de movilidad empresarial.
La gestión de la movilidad implica administrar flotas de vehículos, planificar y monitorizar los gastos de desplazamiento y viajes de negocios, así como controlar los recursos y medios que faciliten la colaboración, el bienestar y la productividad del personal cuando no se encuentra en las instalaciones de la organización.
Los desafíos de la movilidad empresarial en el día a día
Cuando hablamos de qué es la movilidad empresarial, también suele hacerse énfasis en la importancia de la administración de dispositivos, aplicaciones y contenidos móviles, así como de herramientas de colaboración y productividad.
En suma, todas las herramientas y medios que se utilicen deben facilitar la protección de las personas, de los recursos y de los datos de la empresa. Esto debe también quedar reflejado en la política de viajes corporativos, donde se establecen las pautas de organización, control y supervisión que deben llevarse a cabo para que los desplazamientos y los gastos derivados de estos estén plenamente alineados con la empresa y sus objetivos.
Otro desafío de la movilidad empresarial es el control de los gastos. Cuando las personas no se encuentran en las instalaciones de la empresa y disponen de cierta flexibilidad para desplazarse, la planificación adquiere un papel todavía más importante. Es necesario proveer de los medios para facilitar la comunicación y el flujo de documentos entre empresa y personas trabajadoras durante los viajes de trabajo.
Una de las principales dificultades en relación a esta realidad es la falta de integración de los sistemas. Lo ideal es que las empresas puedan utilizar un software de gestión de viajes y notas de gastos, que conecte con el sistema de nómina, el sistema ERP y el software de gestión integral de Recursos Humanos, de manera que se pueda facilitar el cumplimiento normativo, la gestión de tickets y facturas asociados a los viajes y los reembolsos en las nóminas.
¿Cuáles son los beneficios de un software para la gestión de la movilidad empresarial?
Un software de gestión de la movilidad te ayuda a planificar y organizar las relaciones entre tu empresa y el personal cuando éste se encuentra fuera de la oficina, ya sea porque trabaja en movimiento o porque debe realizar desplazamientos o viajes de negocios.
Es una herramienta claramente eficaz para la supervisión y aprobación de los gastos de viaje, así como también para el control de la documentación. Con esta herramienta, integrada con el software ERP y el sistema de nómina, se puede automatizar el reembolso de los gastos abonados por las personas trabajadoras en las nóminas, así como su traspaso a la contabilidad.
Características clave de un software de gestión de movilidad
El software de gestión de movilidad permite a la empresa planificar y organizar los desplazamientos de su personal de manera eficiente en 3 áreas fundamentales: gestión de viajes corporativos, control de gastos y gestión de la flota de vehículos.
Gestión de viajes de negocios
La organización de viajes de negocios es un aspecto capital en la gestión de la movilidad de la empresa. Esto implica, en primer lugar, planificar los viajes de negocios de la empresa de acuerdo a sus intereses, establecer las mejores rutas y medios para el desplazamiento, y facilitar la coordinación con el equipo humano que va a desplazarse.
A través de este tipo de solución tecnológica, se puede centralizar la gestión de las comunicaciones y los datos vinculados a los viajes corporativos. El personal de la empresa podrá justificar los gastos enviando una factura a través de una aplicación móvil, lo que permitirá acelerar los procesos. Dispondrás de una herramienta de supervisión de gastos, lo que te permitiría reducir los trámites burocráticos y facilitar la comunicación interna.
Integración con herramientas de control de gastos
Una de las grandes ventajas de un software de movilidad como ZTravel es la integración con las herramientas de control de gastos. Esto te permitiría centralizar la gestión de todos los gastos en un solo lugar, disponer de todos los tickets y facturas, aplicar los reembolsos y asegurarte de que cumples con la política de viajes corporativos de la empresa.
Monitoreo de la flota de vehículos
Por otra parte, el software de gestión de movilidad es clave para la monitorización de la flota de vehículos. Podrás comprobar en tiempo real mediante geolocalización GPS dónde se encuentran los vehículos, planificar las rutas más eficientes a nivel financiero y aplicar medidas para potenciar la sostenibilidad en los desplazamientos de tu empresa.
¿Cómo elegir el software de gestión de movilidad empresarial ideal?
Las nuevas tecnologías están transformando la movilidad empresarial. Las empresas actuales son altamente móviles y deben disponer de una herramienta que les permita gestionar sus desplazamientos, gastos y flotas de vehículos de manera eficiente.
Además, es clave controlar los recursos vinculados a dichos desplazamientos, lo que implica contar con las aplicaciones y herramientas de colaboración necesarias para facilitar la coordinación y la comunicación de las personas cuando se encuentran fuera de la empresa.
En esta línea, ZTravel se ha posicionado como el software de gestión de viajes y gastos de viajes más avanzado del mercado, con todas las funcionalidades para controlar los flujos de autorización de gasto, registro de los gastos de viaje en tiempo real, implementación y supervisión de las políticas corporativas, digitalización de procesos y cumplimiento normativo.
