La conciliación bancaria es uno de los aspectos de la contabilidad que es esencial llevar a cabo para evitar discrepancias entre los movimientos y los libros contables. Es esencial que las empresas dispongan de herramientas para poder llevar a cabo este proceso de la forma más automatizada posible, ya que es muy habitual que se puedan cometer errores si se realiza manualmente.
Hay multitud de errores contables que pueden producirse cuando no se realiza adecuadamente la conciliación bancaria. Desde movimientos que se han contabilizado dos veces a operaciones que no se han registrado en los libros contables. Desde Zucchetti Spain vamos a mostrarte todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer la conciliación bancaria y por qué es importante que tu empresa cuente con un software de gestión contable para llevarlo a cabo.
Concepto y funcionamiento de la conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un proceso contable cuya función es comparar y verificar los registros contables de una empresa con el estado de cuenta emitido por el banco. Su principal objetivo es identificar y corregir las posibles discrepancias entre ambos registros, asegurando que los saldos coincidan y reflejen la realidad financiera de la empresa.
Muchos departamentos contables, asesorías y despachos utilizan un software de gestión fiscal para llevar a cabo este proceso, ya que se trata de una tarea que puede ser enormemente compleja, debido a la gran cantidad de movimientos que puede haber en un período contable.
Veamos en qué consiste la conciliación bancaria en un ejemplo sencillo. Si por ejemplo, durante el mes de febrero, tu empresa ha realizado 6000 euros en pagos a proveedores, 10.500 en nóminas y 100 € en comisiones bancarias, eso arroja un total de 16.600 euros de gasto. A su vez, has obtenido 27.600 euros en ingresos por ingresos bancarios. Si contabas con 20.000 euros en la cuenta bancaria de tu empresa, eso arroja un saldo de 31.000.
Imagina que esos son los datos contables de los que dispones, pero en los movimientos bancarios, se refleja que, por ejemplo, debido a un error en el cálculo de las nóminas sólo se ha contemplado un gasto de 10.300 euros, y quedan algunas facturas pendientes de cobro, por lo que los ingresos sólo llegan a 24.300 euros. En este caso, tus datos bancarios reflejarían 200 euros más, al no haber pagado esa cantidad en concepto de nóminas, y 3.300 euros menos de facturas pendientes, por lo que tu saldo final del banco sería de 27.900 euros.
Este cálculo te permitiría ya identificar las discrepancias, y realizar los ajustes contables por el error en las nóminas y por las facturas pendientes de cobro, de manera que puedas reflejarlo claramente en tu contabilidad o tomar las decisiones necesarias, como reclamación de facturas a morosos.
¿Cuáles son los tipos de conciliación bancaria?
Existen diferentes tipos de conciliación bancaria que es importante conocer: conciliación contable, conciliación fiscal, conciliación manual y conciliación automática.
Te los explicamos en detalle.
Conciliación contable
La conciliación contable es el proceso de comparar los registros contables internos de una empresa con sus otros registros, como estados financieros o los libros contables, con los movimientos bancarios.
Aquí lo que suele hacerse es buscar las diferencias entre ambos datos. Por ejemplo, cheques que no se han cobrado, errores a la hora de registrar operaciones o depósitos no reflejados en la contabilidad. También se identifican los ingresos y pagos que no se han procesado.
Conciliación fiscal
La conciliación fiscal se refiere a la revisión y comparación de los registros fiscales de una empresa (como los registros de impuestos) con los estados financieros. Esta conciliación es importante para asegurar que la empresa esté cumpliendo con las obligaciones fiscales de acuerdo con la legislación vigente
Conciliación bancaria manual
Se trata del proceso de conciliación entre los movimientos bancarios y los datos contables y fiscales de la empresa, pero llevados a cabo de forma manual. En este sentido, el procedimiento consiste en descargar los extractos bancarios del período fiscal correspondiente y comparar los datos con la información contable de la empresa.
Conciliación bancaria automática
La conciliación bancaria automática es un proceso automatizado, en el que se comparan los datos de los extractos bancarios y los datos contables y fiscales de la empresa utilizando para ello un software. Es de gran importancia garantizar la integración bancaria con tu software fiscal para poder llevarla a cabo.
¿Cuándo hay que hacer la conciliación bancaria?
La frecuencia con la que se realiza la conciliación bancaria depende de cada empresa. El número de transacciones que se realizan es un factor que puede influir a la hora de determinar cuándo se realiza la conciliación bancaria.
Por lo general, se suele hacer en estos plazos:
- Mensualmente: la conciliación bancaria puede llevarse a cabo de manera permanente cuando se disponen de soluciones de software que permiten comparar de manera automática los datos de los movimientos bancarios y los asientos contables.
- Trimestralmente: algunas empresas, especialmente aquellas que llevan a cabo el proceso de manera manual, lo realizan de manera trimestral para reducir el volumen de trabajo a la hora de comparar las transacciones y los datos fiscales y contables
- Anualmente: es el caso de las pequeñas y medianas empresas que cuentan con pocas operaciones, y lo realizan únicamente con el objetivo de poder elaborar las cuentas anuales y reflejar los datos de la empresa de manera precisa.
¿Cuáles son los requisitos para hacer la conciliación bancaria?
Para hacer la conciliación bancaria, necesitas algunos elementos imprescindibles que te permitirán realizarla.
En primer lugar, es esencial contar con el estado de cuenta bancario. En este documento se reflejan las transacciones realizadas por un período de tiempo (generalmente un mes o un trimestre). Aquí se refleja la fecha de corte, las entradas y salidas de dinero y el saldo bancario al final de dicho período.
Por otra parte, necesitas disponer de los registros contables de la empresa. Esto incluye el Libro Mayor, las facturas y recibos, y los comprobantes de pago.
Otro aspecto esencial para realizar la conciliación bancaria es conocer el saldo inicial y el saldo final en el banco.
¿Cómo hacer una conciliación bancaria paso a paso?
Veamos los distintos pasos que debes llevar a cabo para realizar una conciliación bancaria. Éste sería el procedimiento manual, aunque como hemos apuntado, lo ideal es que puedas realizarlo de manera automática, especialmente si tienes un gran volumen de movimientos o tienes una asesoría fiscal.
Revisión de los extractos bancarios
Lo primero es revisar los extractos bancarios para el período de tiempo correspondiente, que por lo general podrás descargar en Excel desde tu banca online. Tienes que fijarte en que la fecha de inicio y la fecha de finalización se correspondan con el período para el que vas a realizar la conciliación bancaria.
Comparación con los registros contables
Una vez disponemos de estos datos, debemos contar con otro documento en el que se reflejen todas las operaciones de entradas y salidas de dinero y saldo contable inicial y final de dicho período. A continuación, procederemos a comparar los datos de ambos documentos para ver que los registros contables cuentan con su correspondiente extracto bancario.
Identificación y ajuste de discrepancias
El siguiente paso es identificar todas las discrepancias. Habrá operaciones en las que los asientos contables no cuentan con su correspondiente extracto bancario, y habrá movimientos bancarios que no se han reflejado en la contabilidad. Debemos identificar qué movimientos y asientos contables son esos, y realizar los ajustes necesarios.
Corrección y validación final
En esta etapa, las discrepancias entre los registros contables de la empresa y los movimientos bancarios deben ser corregidas para que ambos saldos coincidan. Las discrepancias pueden deberse a varios factores, como errores de transcripción, comisiones bancarias no registradas, pagos o ingresos pendientes, o diferencias en las fechas de las transacciones.
Por ejemplo, es posible que debas registrar transacciones que no se habían reflejado en la contabilidad, o ajustar las diferencias entre el saldo inicial o final. En muchas ocasiones, el resultado de una conciliación bancaria lleva a identificar errores que se han cometido en las declaraciones tributarias, lo que conlleva la necesidad de realizar una rectificación de alguna declaración fiscal.
¿Qué tipo de herramientas ayudan a hacer la conciliación bancaria?
Lo ideal es que utilices un software de gestión contable, con el que puedas automatizar la conciliación bancaria y fiscal, y controlar los diferentes KPIs financieros de tu empresa. De este modo, tu herramienta conectaría directamente con los datos de tu banco, detectaría las discrepancias y te indicaría los ajustes necesarios que hay que llevar a cabo en la contabilidad.
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