El proceso de implantar un ERP debe gestionarse de forma eficaz para aportar el máximo valor a la empresa. Se trata de una decisión estratégica que tendrá un impacto de gran calibre en tu negocio. No hay que pensar solamente en las necesidades del presente, sino en las del futuro.
Por este motivo, queremos que conozcas algunos consejos esenciales que debes tener en cuenta para llevar a cabo la implantación de un ERP en tu empresa.
Todo lo que debes saber para implantar un ERP
La implantación ERP es un aspecto de gran responsabilidad, que puede ayudar a potenciar tu rentabilidad y posicionamiento estratégico. En esta línea, te invitamos a tomar conciencia de los aspectos más relevantes que hay que considerar en el proceso de implementación.
1. Determinar un equipo de transformación digital
La implantación de un ERP es un proceso en el que debe participar el Director General de la empresa y un Director Digital con conocimientos técnicos. Ambos deberán coordinar las acciones que se llevarán a cabo para implantar el ERP y concienciar a la empresa sobre los objetivos que se buscan con la nueva solución.
2 Analizar las necesidades de digitalización de la empresa
El siguiente punto es tener en cuenta las necesidades de digitalización de la empresa, tanto a nivel técnico como en el aspecto de negocio. En esta fase es importante tener en cuenta la opinión de los distintos departamentos acerca de qué necesitarían para mejorar sus procesos.
3. Define los objetivos
El siguiente paso para implantar un ERP es definir los objetivos que se persiguen, una vez que ya se conocen las necesidades de digitalización. Quizás se parte de una situación en la que ya existía un ERP, pero es un software obsoleto, que no facilita la evolución tecnológica o no cuenta con las funcionalidades que la empresa requiere. El paso imprescindible es determinar qué áreas se intentan mejorar con el nuevo software.
4 Elección del software
Uno de los aspectos estratégicos esenciales será la elección del nuevo software ERP. No se trata de una decisión aislada, ya que es necesario contar con un partner tecnológico que pueda disponer de un amplio catálogo de soluciones compatibles entre sí que pueda proveer a la empresa de las herramientas que necesita. El ERP debe ajustarse a las necesidades de digitalización de la empresa y los objetivos marcados.
5. Análisis del contrato ERP
Antes de decantarse por el ERP, se analizará en detalle el contrato de software ERP con el proveedor tecnológico. Hay que prestar atención a aspectos como el soporte técnico, precio y licencia de software, teniendo en cuenta que se adapten a las necesidades de la empresa.
6. Calendarización
Hacer una previsión de costes y calendarización del proceso de implantación ERP es importante. Aquí hay que tener en cuenta que el proceso puede optimizarse forma eficaz cuando se apuesta por una solución ERP flexible y personalizable, como es el caso de Solmicro ERP, en lugar de tener que desarrollar un ERP a medida.
7 Implantación
Consiste en la instalación del software ERP, que puede hacerse en los servidores de la empresa o en la nube. Hay que considerar el modo de llevar a cabo la migración de datos desde la antigua herramienta de software. Por lo general, cuando se hace una implantación en local se instala el ERP en el servidor central y desde ahí se distribuirá a los distintos ordenadores de la empresa. La arquitectura multicapa favorece la centralización del software en un solo sitio.
Durante el proceso de implantación, es esencial atender a los errores técnicos que puedan producirse. Los consultores del proveedor de software ERP y el Director Digital serán de gran ayuda para asesorar a la empresa durante este proceso.
8 Parametrización
El siguiente paso es la parametrización ERP, que consiste en poner a punto el software para que se adapte a lo que necesita la empresa. El principal objetivo es aprovechar la solución al máximo para aportar el mayor grado de optimización de procesos a la empresa.
En este punto se desarrollan las personalizaciones que se quieran llevar a cabo y se instalan los distintos módulos que se desee implementar. Además, se considerará adaptar el código fuente para que el software aporte la máxima operatividad a la empresa.
9 Formación a los usuarios
Una vez ya implantado el software, se imparte la formación necesaria a los usuarios que van a utilizar el nuevo ERP. Es esencial que conozcan los distintos módulos que correspondan a su departamento y entiendan cuáles van a ser los nuevos procesos. La idea central es que se pueda sistematizar y estandarizar los procesos para que se hagan de la forma más productiva y los empleados tengan todas las herramientas de aprendizaje para resolver cualquier duda que tengan.
10 Mantenimiento, evolución tecnológica y ampliación del ERP
El proceso de implantar un ERP no termina aquí. Es necesario fijar el modelo de mantenimiento de software que se va a seguir, contando con la ayuda del soporte del fabricante. El equipo técnico podrá así consultar cualquier pregunta que necesiten a la hora de instalar nuevas versiones o llevar a cabo una adaptación.
Aquí es importante fijar también un calendario en el que se considere ampliar los módulos del ERP o llevar a cabo nuevas adaptaciones y ampliaciones del software. De este modo, las empresas pueden evolucionar y el software se adapta plenamente a sus necesidades en cada momento.
En esta línea, contar con un software ERP flexible y personalizable, con acceso al código fuente, como es el caso de Solmicro ERP, será clave para facilitar la evolución tecnológica de la empresa.
