Alquilar un coche en un viaje de negocios está a la orden del día, y más ahora que el transporte por carretera se posiciona como una de las formas de desplazamiento preferidas por las empresas.
Muchas compañías optan por esta alternativa cuando sus profesionales tienen que desplazarse por motivos de trabajo. En otras ocasiones, será ya en el lugar de destino donde alquilen un vehículo que permita a sus empleados moverse con independencia mientras se prolongue su estancia. En cualquier caso, estamos ante una práctica habitual pero que puede generar sorpresas desagradables cuando llega la hora de confeccionar el informe de gastos del viaje.
Es este post nos gustaría compartir contigo una serie de consejos que debes tener en cuenta para que alquilar un coche durante un viaje de trabajo no se convierta en una pesadilla:
¿Cuáles son los principales factores a tener en cuenta al alquilar un coche en un viaje de negocios?
Si en tu empresa vas a alquilar un coche para realizar un viaje de negocios, es de gran importancia que hagas la reserva con antelación, revises el coche de manera exhaustiva, compruebes el kilometraje contratado, revises el seguro y la documentación del vehículo y tengas claros los aspectos relacionados con la política de combustible.
Descubre las diferentes ventajas del alquiler de coche para viaje de negocios.
Reserva con antelación
El precio de alquiler de los vehículos tiende a subir cuanto menor es la antelación con la que se ha efectuado la reserva, especialmente si estamos en temporada alta. Reservando con antelación garantizarás la disponibilidad del vehículo a mejor precio. Además, las empresas de rent a car no suelen cobrar anticipos por efectuar reservas.
Revisa el coche
A la hora de alquilar un coche para desplazarte durante un viaje de trabajo es habitual que la empresa te cobre una fianza que será reintegrada cuando devuelvas el vehículo, siempre y cuando no haya sufrido ningún desperfecto. Por eso es importante que observes en qué condiciones te hacen entrega del coche, y si ves alguna anomalía (rayones, golpes, manchas en la tapicería…), lo más aconsejable es que saques fotografías que demuestren el estado en el que recibiste el automóvil.
Comprueba el kilometraje contratado
Otra forma de evitar sustos posteriores en el informe de gastos del viaje es confirmar si el coche alquilado tiene algún tipo de límite de kilometraje y si es así, a cuánto asciende cada kilómetro de más recorrido. En función de lo que te explique la empresa arrendadora, podrás valorar si te interesa alquilar un coche con o sin límites de kilómetros y no te llevarás sorpresas a la hora de abonar el servicio.
Seguro y documentación necesaria
El tema del seguro que se incluye en el alquiler de coche para viaje de negocios merece un punto aparte. Lo más habitual es que las compañías de alquiler de coches cuenten con un seguro que incluya las coberturas más básicas (colisión y robo), de tal forma que cualquier otro incidente corre a cuenta de quien lo alquila. Por este motivo es tan importante revisar las coberturas que ofrece, los conductores que incluye, si tiene franquicia o no… y si el desplazamiento va a ser lejano o durante muchos días, barajar si merece la pena contratar un seguro que ofrezca mayores garantías.
Política de combustible
Y ya para finalizar, es fundamental tener claros ciertos aspectos de la contratación como la política de combustible de la empresa. Lo más habitual es que te entreguen el vehículo con el depósito lleno y tú tengas que devolverlo igual (si no se hace, la mayoría de las empresas cobran un recargo de más de 30€ por el servicio más el importe de la gasolina). En cualquier caso, no está de más que te asegures de este aspecto, así como de los puntos y horas de entrega del coche. No serías la primera persona que tiene que pagar un recargo por devolverlo 30 minutos fuera del plazo contratado.
¿Cuáles son los beneficios del alquiler de coche en un viaje de negocios?
Alquilar un coche en un viaje de negocios te ayuda a optimizar costes de desplazamiento, te proporciona flexibilidad y libertad a la hora de organizar los horarios y facilita que varias personas puedan llegar a un mismo destino, sin tener que reembolsar un viaje en tren para cada persona que vaya a acudir al viaje de negocios.
Este tipo de fórmula para el transporte en un viaje corporativo también ayuda a fomentar el compañerismo y la comunicación entre las personas que van a desplazarse a un determinado lugar para una tarea relacionada con la empresa.
¿Cómo establecer políticas de uso de vehículos en viajes de negocio?
La política de uso de vehículos debe establecerse en el Plan o Política de Viajes Corporativos de la empresa. El objetivo debe consistir en establecer las condiciones y premisas que hay que tener en cuenta para organizar los viajes mediante un vehículo de alquiler, la necesidad de determinar la mejor ruta y kilometraje y las pautas que se deben tener en cuenta en lo referente a gastos y dietas relacionadas con los viajes corporativos.
Todo esto debe realizarse atendiendo a las exigencias legales en cuanto a los reembolsos por gastos de viaje, utilizando para ello un gestor de viajes corporativos. El software que utilices te ayudará a promover que el personal de la empresa pueda viajar en condiciones óptimas de seguridad y bienestar para poder realizar sus tareas con eficiencia.
¿Qué herramientas tecnológicas pueden ayudar en la gestión de alquiler de coches en viajes de negocios?
Lo ideal para llevar a cabo la gestión de los gastos de viaje, lo que incluye los gastos de alquiler de coches, es utilizar un software de gestión de gastos de viajes y movilidad como ZTravel.
A través de esta herramienta, puede establecer los mecanismos de control de los gastos, la centralización de la documentación asociada a los viajes, el cálculo de las mejores rutas para ahorrar costes en combustibles y la automatización de los reembolsos que correspondan, gracias a su integración con el sistema de nómina de Zucchetti Spain.
El módulo “Expenses” de ZTravel de Zucchetti resulta de gran utilidad para gestionar todos los gastos derivados de los desplazamientos de un viaje de trabajo. Además, cuenta con funcionalidades que te permiten comprobar, por ejemplo, la ruta del coche, los kilómetros recorridos o la gestión de pagos de carburante. Esperamos que este post te ayude a gestionar eficazmente el alquiler de coche para tu viaje de negocios. ¿Quieres conocer más de estas funcionalidades? ¡Contáctanos sin compromiso!
