Programas con funcionalidades específicas, diseñados para el personal que se desplaza, y que pueden usarse desde tablets o, incluso más frecuentemente, desde smartphones:
Las apps se han convertido en un elemento de nuestro día a día que utilizamos casi sin darnos cuenta, sin prestar atención a la revolución que han supuesto estas herramientas en nuestras formas de vivir y trabajar.
Sí, porque las apps constituyen una herramienta fundamental para la digitalización de las empresas en términos de desmaterialización, teletrabajo, flexibilidad, reducción de costes y eliminación del derroche de recursos.
Y, sin duda, un departamento que saca especial partido a las apps es el de Recursos Humanos, ya que, mediante apps específicas, puede optimizar la comunicación entre la empresa y el personal. Veamos las principales ventajas de las mejores apps para la gestión de las personas.
Más allá de los fichajes: un apoyo para la gestión integral de los recursos humanos
La transición de las sencillas app de fichajes a las nuevas aplicaciones móviles capaces de gestionar no sólo las presencias sino también las ausencias y los justificantes ha sido relativamente corto, pero eso no es todo: veamos cuáles son las ventajas de una app de última generación para la gestión del personal, tanto para las personas trabajadoras como para el departamento de personal.
Las personas trabajadoras pueden:
- gestionar los fichajes, las presencias, las ausencias y los justificantes;
- solicitar permisos o vacaciones;
- participar de la vida de la empresa y estar operativos, incluso cuando están desplazándose;
- tener la posibilidad de leer comunicaciones y circulares en cualquier momento, para estar siempre al día de todas las novedades de la empresa;
- recibir notificaciones sobre la publicación de nuevos documentos o comunicaciones;
- recibir y consultar sus documentos personales, como la nómina, la hoja de presencias, la certificación única (CU), etc.;
- visualizar y cargar fácilmente los datos para los reembolsos y las notas de gastos, desde cualquier lugar y en cualquier momento;
- consultar las actividades laborales.
Las personas responsables de Recursos Humanos también pueden:
- crear o consultar el calendario de turnos;
- visualizar y, en su caso, aceptar solicitudes;
- comprobar quién está presente en un determinado día o momento;
- cumplimentar las listas de verificación para las inspecciones y la gestión de auditorías;
- asignar las actividades laborales;
- estar al día de los fichajes, las ausencias y los justificantes;
- obtener datos para los reembolsos y las notas de gastos.
Las mejores apps para la gestión del personal permiten agilizar muchos procesos y lograr que estos sean menos costosos, menos críticos y más transparentes.
¿Cómo optimizar la gestión de las vacaciones y los permisos?
Una vez más, el proceso de digitalización presenta ventajas en muchos aspectos, no solo en términos cuantitativos (tiempo y costes), sino también cualitativos (ya que evita tareas aburridas y repetitivas al personal de recursos humanos).
De hecho, el uso de una app para la gestión de las vacaciones y los permisos permite establecer un diálogo «en vivo» entre el personal y la persona responsable de Recursos Humanos, puesto que ambas partes tienen un control inmediato de la disponibilidad, sabiendo en cada momento quién está trabajando y quién está de vacaciones o disfrutando de un permiso.
Pero eso no es todo: también es el método más eficaz para comprobar que las vacaciones y los permisos se disfrutan dentro del plazo permitido por la ley y que, por tanto, no se dan situaciones de vacaciones generadas, pero no disfrutadas.
Otra ventaja significativa de una app es su extrema facilidad de uso: con tan sólo unos sencillos pasos, se pueden llevar a cabo actividades importantes y disponer de una herramienta fiable y, en adelante, indispensable para proporcionar una visión global -que sólo la tecnología digital es capaz de ofrecer- de todas y cada una de las personas de la empresa.
