La gestión de compras es uno de los procesos empresariales estratégicos más importantes. De hecho, tiene un gran impacto sobre la relación costes-beneficios en una empresa. Si podemos optimizar el proceso de gestión de compras, las empresas podrán ser más competitivas, transmitir una mejor imagen de su marca y satisfacer mejor a sus clientes.
El sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es el software de planificación empresarial que se suele utilizar en la gestión de una empresa. Los procesos manuales o gestión de compras con hojas de Excel suelen generar muchos problemas y no te ayudan a sistematizar el tratamiento de los datos en tu empresa. En este post te mostraremos por qué utilizar este tipo de herramienta puede ser decisivo para tu negocio.
¿Qué es la gestión de compras?
La gestión de compras consiste en el proceso de gestionar todas aquellas acciones orientadas al abastecimiento de recursos para el desarrollo de la actividad empresarial. Esta función implica la selección y acuerdo con proveedores, la gestión de la cadena de suministros, el control de la trazabilidad del stock, la gestión del inventario y almacén y el control de los costes para la adquisición de existencias.
Además, en todo proceso de gestión de compras hay que tener en cuenta la necesidad de establecer un stock mínimo para evitar que se produzcan situaciones de rotura de stock, es decir, no poder servir el producto a los clientes porque se han agotado las mercancías.
Para llevar a cabo el control de proveedores y ciclo de compras se utiliza un software de gestión de compras, que por lo general suele venir incluido como un módulo en una herramienta ERP.
¿Cómo hacer una gestión de compras óptima?
En la gestión de compras se busca la máxima rentabilidad al mismo tiempo que se logra la satisfacción del cliente. Una estrategia de compras eficiente se enfoca en adquirir stock de aquellos mayoristas que permitan controlar mejor los costes de inventario, es decir, encontrar los productos con una mejor relación calidad-precio posible.
Para lograr este objetivo, es inevitable gestionar el ciclo de compras de forma eficaz. En primer lugar hay que tener un buen conocimiento del producto, las necesidades del cliente, las cantidades que se requieren para abastecer la demanda y el plazo en que se necesitan. Toda estrategia de compra implica también la necesidad de comparar precios y proveedores, plazos y gastos de envío, e incluso valorar la posibilidad de comprar productos de diferentes proveedores antes de decidir cuál es la mejor opción.
Una vez se eligen los proveedores adecuados, se establecen los términos de un contrato de compra. Lo ideal es crear una relación continua y de confianza con los proveedores elegidos y tratar de no quedarse sin stock de los productos que se venden. La adquisición de nuevas mercancías se registra en el sistema ERP, en la parte correspondiente al inventario de la empresa.
Ventajas de usar un ERP para gestionar compras
¿Por qué utilizar un software ERP para la gestión de compras y pedidos a proveedores? Hay varias razones por las que un sistema de planificación de recursos empresariales puede ser la mejor opción. Los procesos manuales pueden dar lugar a numerosos fallos y no facilitan la automatización. En cambio, a través de un ERP se pueden establecer sistemas que permitan enviar órdenes de compra al proveedor de manera automática antes de quedarte sin stock.
Veamos algunas de las ventajas que tendría para tu negocio utilizar un software ERP para la gestión de compras.
Gestión de albaranes y facturas
En el ERP vas a poder incluir automáticamente los albaranes y las facturas de todos los pedidos a proveedores que realices. Esto es un aspecto muy importante, porque en todo ciclo de compras es necesario almacenar correctamente la documentación asociada a cada compra a proveedor.
Los albaranes aportan información sobre las mercancías que hemos recibido, mientras que las facturas que nos envían nuestros proveedores se pueden desgravar, ya que son costes de la actividad de la empresa. Disponer de todos estos datos digitalizados ayuda enormemente cuando además utilizas soluciones de Business Intelligence para mejorar la estrategia de tu empresa.
Control de proveedores
Otra de las ventajas de usar un ERP para la gestión de compras es que puedes almacenar todos los contactos de proveedores. Todos los productos de tu negocio están asociados a uno o más proveedores, que son los que te los suministran. Necesitan disponer de herramientas que te permitan almacenar toda la información de proveedores de tu negocio, así como establecer automatismos para evitar las roturas de stock y la reposición de mercancías en almacén.
Stock en tiempo real
Otra de las grandes ventajas de un ERP para la gestión de compras en una empresa es que podemos ver en tiempo real el stock disponible. El sistema ERP incluye las funciones de gestión de inventario y está conectado con tu sistema TPV. Controlar el inventario con un sistema TPV te ayuda a evitar tareas administrativas repetitivas. Cada vez que se produce una venta, sea a través del canal online o en tus establecimientos físicos, los datos de stock del artículo quedan automáticamente actualizados.
Cuando la información de stock se actualiza en tiempo real, hay una sincronización perfecta. No se cometerán errores, como vender productos que no tienes en tu inventario, con el riesgo de que luego puedas superar el plazo de entrega que ofreces a tus clientes en tu tienda online, o que incluso tengas que devolver el dinero porque el producto se haya descatalogado. La gestión de compras e inventarios con un ERP para ventas que conecte con tu tienda online te ayuda a resolver este problema.
Gestión de presupuestos
Un sistema ERP para la gestión de compras y almacén te permite tener también una relación de los presupuestos de compra de diferentes proveedores. Esto te permite comparar precios, ver qué opciones tienes para adquirir determinados artículos y poder procesar esta información para que el responsable de compras pueda dar el visto bueno o tomar una mejor decisión.
La gestión de presupuestos de compra es muy importante, ya que si no dispones de esta información cerca, podrías acabar comprando los productos más caros a otro proveedor. Esto no ayuda a hacer una gestión eficiente de las compras, por lo que un sistema ERP en el que puedas almacenar tus presupuestos te aportaría una información valiosa para optar por la mejor oferta.
En definitiva, una solución de gestión de compras y proveedores te ayuda a ser más eficiente, controlar los costes y mejorar la rentabilidad de tu negocio. Descubre las ventajas de las soluciones ERP de Zucchetti Spain y empieza a gestionar las compras de tu empresa de manera inteligente, digital y con procesos claros y automatizados.
