El registro horario es una de las obligaciones legales que todas las empresas, entidades y autónomos con personas empleadas a su cargo deben cumplir. Pero más allá de las horas de trabajo registradas, lo realmente importante para evaluar la productividad en el trabajo son las horas trabajadas efectivas.
¿Cómo calcular las horas de trabajo de manera eficaz, teniendo en cuenta que hoy día ya no se trata de medir el tiempo que las personas pasan en la oficina, sino el trabajo real realizado? En este artículo te lo vamos a explicar paso a paso de manera sencilla.
Métodos para calcular las horas trabajadas
Existen diferentes métodos para calcular cuántas horas han trabajado las personas de la plantilla de una empresa. Puede hacerse a la manera tradicional, de modo manual, o utilizando tecnología para una medición más precisa y eficaz.
Veamos cuáles son los diferentes métodos para fichar en el trabajo.
Forma manual para calcular las horas trabajadas
Los métodos manuales para calcular la hora de trabajo presentan muchas dificultades. Básicamente consisten en la anotación manual de la hora de entrada y salida del trabajo de la persona trabajadora, y es ésta quien se tiene que encargar de realizar la anotación.
Existen diferentes maneras de registrar las horas trabajadas de manera manual.
Con lápiz y papel
Es el método más tradicional. Consiste simplemente en colocar una hoja de papel con los nombres de las personas trabajadoras y las horas del día y anotar las horas de entrada y de salida, así como también cada vez que se produzca una pausa para el almuerzo o el descanso.
Con una tabla Excel
Es el mismo procedimiento que la anotación de las horas trabajadas con lápiz y papel, pero en un Excel. Este documento puede compartirse en la nube para que se pueda llevar un control de las horas de entrada y salida, pero sigue siendo el trabajador quien tiene que llevar a cabo el registro de la hora de entrada y salida de manera manual, ya que no hay un contador.
Tarjetas de tiempo
Se trata de un método muy parecido a la anotación de las horas trabajadas en una hoja de papel. Hablamos de tarjetas de tiempo que suelen venderse con un horario semanal o mensual grabado y en el que el usuario puede anotar las horas de entrada y salida directamente y luego entregarlas a RRHH.
Calcular las horas trabajadas con tecnología
Otra de las formas de llevar el control de asistencia y el registro horario es a través de la tecnología. En este caso no estamos simplemente hablando de llevar una hoja de Excel, sino utilizar un software de control horario o registrar la jornada mediante la lectura de códigos QR.
Software de control de horario
Un software de control horario es una herramienta de control de fichajes en las que el registro del tiempo trabajado se realiza de manera precisa y automatizada. Una vez que la persona trabajadora entra en la aplicación, se registra la entrada al trabajo y se mide de manera precisa las horas y minutos hasta que la persona sale de la aplicación.
Este tipo de herramienta permite hacer un control del trabajo efectivo, ya que se puede registrar la cantidad de tiempo real que la persona trabaja, contando horas y minutos, y no el tiempo aproximado a juicio de la persona trabajadora. También facilita el control de fichajes para las personas que trabajan en movimiento o en remoto.
Registrar la jornada mediante la lectura de un código QR
Este método para medir el tiempo de trabajo con códigos QR es muy sencillo. Las empresas utilizan un panel desde el que pueden enviar a las personas trabajadoras sus códigos QR identificativos. Estos les llegarán a través de un SMS o por e-mail.
Luego, cuando las personas entren o salgan de la oficina, tendrán que fichar con el código QR que han recibido a través de una pantalla de una tablet o smartphone con los que se escanearán los códigos. A partir de este momento, la aplicación registrará la jornada laboral efectiva de las personas, contando tanto las entradas como las salidas, y proporcionará los datos al área de RRHH.
¿Por qué es importante calcular las horas trabajadas?
Calcular de manera eficaz las horas de trabajo efectivas permite a las empresas medir la productividad y tener un control real de las horas trabajadas por el personal.
Este dato no sólo es importante para cumplir con la Ley del Registro Horario, sino también para el cálculo de las horas extra trabajadas por el personal, de manera que éstas se puedan sumar a la nómina.
Tener el control de las horas trabajadas por todas las personas de la plantilla permite a la empresa optimizar tiempo y controlar la relación entre los costes laborales y la productividad y beneficios generados por cada persona empleada.
¿Cómo las empresas pueden calcular las horas de trabajo de los empleados?
Nuestra recomendación es que lo realices a través de herramientas tecnológicas. Utiliza un software de gestión integral de RRHH como Zucchetti HR, que te permita llevar el control de las horas trabajadas de forma digital.
Lo bueno de esta herramienta es que no se limita a cumplir con los requisitos de la Ley del Registro Horario, sino que cuenta con funcionalidades eficaces de People Analytics y evaluación del desempeño, con las que podrás no sólo medir cuándo entran y salen del trabajo las personas de tu empresa, sino también los objetivos logrados. De este modo, podrás controlar la productividad del personal.
¿Qué desafíos enfrentan las empresas a la hora de calcular las horas trabajadas?
Los métodos manuales para el registro horario plantean muchas dificultades: no calculan de manera precisa las horas trabajadas, son fáciles de manipular y no permiten traspasar los datos a la nómina de manera automática, lo que genera muchas ineficiencias en el área de RRHH.
Lo ideal es que tu departamento de RRHH pueda integrar todos los procesos en una sola herramienta, también todo lo que respecta al registro horario y control de fichajes. Descubre las ventajas de utilizar una solución completa, escalable e integrada como Zucchetti HR para el control del registro de las horas trabajadas.
