La legislación marca la obligación de implementar un canal de denuncias en las empresas de 50 o más personas trabajadoras, según la Ley 2/2023, en la que se traspone la Directiva 2019/1937. Se trata de una normativa relativamente reciente que se está poniendo en marcha en numerosas empresas y que es necesario cumplir.
Si estás buscando información sobre la obligación de tener un canal de denuncias, o tu asesoría se ocupa de los trabajos de gestoría laboral, te invitamos a tener en cuenta los diferentes aspectos que te vamos a mostrar.
¿Qué es y para qué sirve un canal de denuncias en empresas?
Se trata de un canal interno de información anónima o sistema de alarma en el que cualquier persona, ya sea empleada o un tercero, pueda realizar una denuncia anónima y con plena protección de su confidencialidad.
No debemos confundir la tecnología para implementar un canal de denuncias con un software Portal del Empleado, que aunque puede ser una gran herramienta de comunicación interna, debes asegurarte de que terceras personas ajenas a la red corporativa de la empresa puedan utilizar el canal.
El objetivo de este tipo de canal es detectar las malas prácticas o irregularidades de cualquier índole en la empresa, de manera que la persona denunciante pueda sentirse más segura a la hora de formular la denuncia. De esta forma, se logra que haya una mejor comunicación e implicación de las partes y se pueden tomar medidas con mayor rapidez ante comportamientos ilegales, gestión lucrativa de recursos de la empresa, situaciones de abuso sexual o laboral, discriminación, fraude o corrupción.
Hay que tener en cuenta la gran importancia del canal interno en la estrategia de la empresa para cuidar la salud mental en el trabajo, ya que si no es de manera anónima, muchas personas no denunciarían algunas situaciones dramáticas que les están perjudicando y en las que puede haber partes de la empresa implicadas.
¿Qué características debe cumplir un canal de denuncias en las empresas?
Debemos contemplar el canal interno de denuncias no sólo desde el punto de vista legal, sino desde la visión del bienestar de la plantilla.
En cualquier caso, la implantación del canal de denuncias debe reunir algunas características para poder ajustarse a la normativa.
Garantizar la confidencialidad y el anonimato
Las personas denunciantes deben poder emitir sus denuncias de manera confidencial y anónima, de manera que no se pueda saber de manera fehaciente quién ha sido la persona que ha formulado la denuncia.
Ser fácilmente accesible
El canal de denuncias debe colocarse en un lugar accesible en el que se pueda localizar fácilmente para poder utilizarse manteniendo el anonimato.
Independencia del sistema interno de la empresa
El canal debe ser accesible tanto para el personal interno de la empresa como también para cualquier tercero que quiera utilizarlo, por lo que debe ubicarse en un sitio accesible desde fuera de la propia red corporativa.
Contar con un responsable
Tiene que haber una persona responsable del mantenimiento y gestión del canal de denuncias, que además deberá enviar acuse de recibo al denunciante en el plazo de 7 días naturales y dar respuesta a la denuncia en un máximo de 3 meses.
¿Qué empresas deben tener un canal de denuncias?
Aunque es recomendable para cualquier empresa tener este tipo de canal interno, hay algunas empresas obligadas a implantar un canal de denuncias. Entre ellas, cabe destacar a todas las personas físicas o jurídicas que tengan 50 o más personas contratadas, aunque hay otros casos específicos en los que existe también la obligación independientemente del número de personas en plantilla.
Veamos quiénes tienen la obligatoriedad de un canal de denuncias interno según la normativa.
- Personas físicas o jurídicas con 50 personas trabajadoras o más a su cargo
- Empresas y organismos con más de 250 personas empleadas, o que presten servicio a más de 10.000 personas
- Empresas que tengan un Plan de Compliance, sea cual sea el número de personas de la plantilla
- Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones, si reciben fondos públicos
- Personas jurídicas del sector privado incluidas en el ámbito de aplicación de los actos de la UE para servicios, productos y mercados financieros, seguridad del transporte, prevención del blanqueo de capitales, protección del medio ambiente o financiación del terrorismo, sea cual sea el número de personas trabajadoras con las que cuenten
Todas estas instituciones, entidades, empresas o autónomos tienen la obligación de cumplir con la normativa del canal de denuncias.
¿Cómo implementar un canal de denuncias en las empresas?
Ahora que tienes claro para qué sirve un canal de denuncias en una empresa, quizás te preguntes cuál es el mejor modo de implementarlo. Para ello hay que dar una serie de pasos.
- Plan de Compliance: en muchos casos, el canal de denuncias no se implementa de manera aislada, sino que se integra en un Plan de Compliance más amplio, en el que debe incluirse.
- Implementación tecnológica: hay que poner en marcha las herramientas tecnológicas que permiten poner a disposición de las personas el canal de denuncias interno
- Nombrar a la persona responsable: dentro de la implementación del canal, no hay que olvidar la obligación de nombrar a la persona responsable del canal
- Informar: es necesario dar a conocer el canal y proporcionar formación al personal interno y stakeholders para que sepan cómo utilizarlo
Implementar este tipo de canal puede ser de gran ayuda para garantizar la transparencia y el bienestar de las personas. Se trata sin duda de uno de los aspectos esenciales para ayudar a construir una empresa más humana.
Si ya tienes claro qué es un canal de denuncias, te invitamos a que tu empresa cumpla con esta obligación legal y pueda implementar las soluciones necesarias, de manera que puedas proporcionar a tu personal y a cualquier tercero con el que tengas relación un canal de comunicación anónima y confidencial.
