Uno de los desafíos más importantes en la gestión de proyectos es el control de los costes. Por diversas razones, se pueden producir desviaciones en los presupuestos que acaben afectando a la rentabilidad del proyecto, ya que no todo resulta siempre como se ha planificado.
Aplicar medidas para reducir los costes en una empresa puede tener efectos decisivos en su rentabilidad, por lo que es esencial entender los motivos por los que los presupuestos no se terminan cumpliendo.
Analizar las causas de las desviaciones en los presupuestos es esencial para corregirlas y desarrollar una estrategia de mejora continua que contribuya a maximizar la rentabilidad. En este post te explicaremos qué es una desviación presupuestaria y cuáles son las causas más comunes por las que se produce.
¿Qué es una desviación presupuestaria en un proyecto?
Una desviación presupuestaria es un desajuste entre el presupuesto inicial destinado a un proyecto y el coste final que éste ha supuesto.
Las desviaciones no siempre se producen porque se haya producido un cambio en las condiciones del proyecto, sino que pueden tener lugar debido a diversas ineficiencias, que llevan a que la empresa no trabaje de manera eficiente.
El reto de una empresa que ha detectado que los costes son mayores de lo previsto es hacer un análisis de la desviación presupuestaria para determinar los motivos por los que se está produciendo y cómo solventarlo.
Principales causas de las desviaciones en los presupuestos
Existen diversas causas por las que se puede producir una desviación en el presupuesto inicial destinado a un proyecto.
Falta de planificación y estimaciones inexactas
Una de las razones por la que la previsión económica de los costes de un proyecto podría no ser acertada es que no se ha llevado a cabo una planificación adecuada. En todo proyecto, hay que determinar unos plazos, metodología de organización y procesos que se van a llevar a cabo.
Realizar las tareas de forma espontánea y desorganizada, sin una coordinación efectiva entre las partes, puede dar lugar a estimaciones inexactas sobre el tiempo necesario para llevar a cabo una tarea, y por lo tanto, en sobrecostes.
Cambios en el alcance del proyecto
Un proyecto puede experimentar cambios en su alcance una vez iniciado. Esto se debe a que no se habían valorado aspectos importantes en un principio cuando se llevó a cabo el presupuesto, pero a mitad del proceso se ha corroborado la necesidad de llevar a cabo nuevas tareas que han alterado el proyecto inicial, o ampliado el plazo de entrega.
Este problema puede verse incrementado cuando se está optando por métodos de trabajo tradicionales. Anteriormente, cuando hablamos sobre las metodologías de gestión de proyectos, ya vimos lo importante que es optar por modelos adaptables que permitan tener un mayor control sobre los costes y reducir los riesgos.
Gestión ineficiente de los recursos
En todo proyecto se produce un manejo de los recursos, cuya función es clave para el cumplimiento de los presupuestos. Muchas desviaciones se producen por una gestión ineficiente de los elementos implicados, desde la maquinaria a la mano de obra.
Si el rendimiento no es el esperado, o los materiales no llegan a tiempo, o las máquinas se estropean durante un proyecto, o hay una cierta descoordinación, estas ineficiencias generarán como resultado una desviación presupuestaria.
Problemas con proveedores y costes externos imprevistos
Como antes se ha mencionado, en un proyecto hay diversos recursos implicados. Uno de ellos son los materiales, proporcionados por los proveedores. Estos materiales pueden retrasarse, dificultando el cumplimiento de los plazos.
También pueden producirse problemas de otra naturaleza con los proveedores. Por ejemplo, que un proveedor cierre y nos veamos obligados a comprar materiales a otros proveedores cuyo precio es más elevado.
Errores humanos y falta de control financiero
Otra de las causas por las que se pueden producir desviaciones presupuestarias son los errores humanos. Dichos errores pueden producirse tanto en la ejecución de las tareas como en la propia planificación del proyecto y la elaboración del presupuesto. El resultado de un fallo humano puede ser que el tiempo para alcanzar un objetivo se dilate en el tiempo.
Por otra parte, también pueden producirse errores en el control financiero durante el transcurso del proyecto. Esto daría lugar a que no se cumplan las previsiones establecidas y se incurra en mayores gastos.
Tecnología obsoleta o inadecuada para la gestión de presupuestos
Utilizar una tecnología inadecuada puede ser otro de los motivos por los que los costes de un proyecto se disparan o no se cumplen según lo previsto. Muchas veces, las empresas están desactualizadas, tanto a nivel de maquinaria y herramientas como de hardware y software, lo que puede generar dificultades en la gestión y coordinación, o en el propio desarrollo de las tareas.
Por otro lado, debemos entender la importancia de elegir un software de gestión de proyectos eficaz, que ayude a prever los costes y registrar toda la información en una sola plataforma para facilitar una buena coordinación entre las distintas partes del equipo.
¿Cómo evitar las desviaciones en los presupuestos con un ERP?
El sistema ERP es una de las herramientas más poderosas y eficientes para controlar las desviaciones en los presupuestos.
En primer lugar, este tipo de software te va a permitir crear presupuestos detallados y asignar recursos. Para ello, puedes tener en cuenta los datos históricos de proyectos similares y facilitar la coordinación entre las áreas que participan en el desarrollo de las tareas.
Por otro lado, un software ERP de gestión de costes y proyectos te permitirá registrar automáticamente los gastos y compararlos con el presupuesto, gestionar la aprobación de compras y pagos, notificar alertas sobre desviaciones en tiempo real y generar informes y gráficos que te permitan identificar rápidamente las causas de los sobrecostes y corregirlas.
En esta línea, desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer nuestro software ERP para la gestión de proyectos en tu empresa. Maximiza la eficiencia y el control de los costes para alcanzar tus objetivos e incrementar tu rentabilidad.
