El cierre del ejercicio contable es uno de los aspectos esenciales que hay que realizar en la contabilidad de una empresa.
Generalmente suele llevarse a cabo a final del ejercicio, pasado el 31 de diciembre, ya que la empresa debe presentar las cuentas a Hacienda en los siguientes 6 meses.
En este post te daremos algunas de las claves para que entiendas qué es el cierre del ejercicio contable, una tarea que muchas asesorías y gestorías necesitan hacer de manera habitual para múltiples clientes.
¿Qué es el ejercicio contable?
Las empresas tienen la obligación de llevar a cabo la contabilidad empresarial. Además de llevar los libros al día, hacer la gestión de facturas y llevar a cabo la conciliación bancaria, una de las tareas de la gestión de contabilidad que debe llevarse a cabo es el cierre contable de la empresa, que consiste en actualizar los libros contables antes del inicio del nuevo período y garantizando que todas las cuentas estén actualizadas.
Este proceso implica, por una parte, contabilizar todos los ingresos y gastos del ejercicio contable, así como realizar los ajustes contables necesarios para que los números coincidan, reflejar las depreciaciones acumuladas o mostrar el valor real del inventario a la finalización del período.
Aquí hay que considerar también los plazos para el cierre del ejercicio contable, que se llevarán a cabo en el siguiente año. Son los siguientes:
- Formulación de las cuentas: hasta el 31 de marzo
- Legalización de los libros: hasta el 30 de abril
- Celebración de la Junta General y aprobación de las cuentas: hasta el 30 de junio.
- Depósito en el Registro Mercantil: hasta el 31 de julio
Cierre del ejercicio contable: paso a paso
Veamos los pasos que debe dar una empresa para llevar a cabo el cierre del ejercicio contable.
1. Balance de comprobación de sumas y saldos
El balance de comprobación es un informe que muestra la lista de todas las cuentas en un libro mayor y sus saldos respectivos. Su propósito es verificar que las sumas de débitos sean iguales a las sumas de créditos. Es una herramienta de control interno para asegurarse de que no haya errores en los registros contables. También puede ser una información útil para la gestión de cobros en caso de que haya habido errores en los importes o facturas impagadas.
2. Revisión del cuadro de cuentas
Se trata de revisar de manera exhaustiva los distintos tipos de asientos contables y la lista de cuentas que se ha utilizado. El objetivo es asegurar que se han empleado todas las cuentas necesarias y que se han clasificado de manera correcta. También sirve para actualizar las cuentas o crear nuevas cuentas si es necesario.
3. Recuento de existencias
El recuento de existencias es un proceso habitual en las empresas que manejan mercancías. Se trata de contar y verificar físicamente las existencias en el almacén. El recuento debe ser lo más preciso posible para garantizar que los registros contables reflejen la cantidad real de existencias en la empresa.
4. Reclasificar deudas y créditos
El objetivo de reclasificar deudas y créditos es preparar los libros contables para el nuevo ejercicio. Por ejemplo, las deudas a largo plazo que ahora tengan un vencimiento de un año o menos ahora pasarán a clasificarse como deudas a corto plazo, en caso de que se tengan que abonar en el nuevo ejercicio.
Para realizar esta tarea se tienen en cuenta las tablas de amortización de préstamos que proporcionan los bancos y en las que se indican las cuotas, de manera que se pueda saber qué parte se refiere a la amortización de la deuda y qué parte corresponde a los intereses.
5. Aplicar ajustes contables por periodificación
Consiste en la tarea de asignar ingresos y gastos a los períodos contables que correspondan, incluso en el caso de que las transacciones se llevaran a cabo en un momento distinto. Esto permite que los estados financieros reflejen la actividad de la empresa durante un período de tiempo de manera más clara.
6. Cuenta de pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias tiene una importancia fundamental para el análisis de los estados financieros de la empresa. Ésta resume los ingresos y gastos de la sociedad durante el ejercicio. Muestra una visión detallada de la rentabilidad durante el período contable, es decir, si se han obtenido ganancias o si se ha incurrido en pérdidas.
De este modo, se pueden analizar los estados financieros de la empresa y evaluar las necesidades futuras de efectivo, de manera que se pueda mejorar la gestión de tesorería en caso de que la empresa necesite mayores recursos.
7. Asiento de amortizaciones e inmovilizado material
El asiento de amortizaciones permite registrar la amortización de activos intangibles y la depreciación de activos fijos. Por ejemplo, las máquinas de una fábrica se van depreciando a lo largo del tiempo; esto debe quedar reflejado en el cierre contable, ya que no es lo mismo dicha máquina hoy que el día en que se adquirió.
Aquí hay que tener en cuenta diferentes elementos, como el precio de adquisición, el coeficiente de amortización, el valor residual, las cuotas pagadas durante el ejercicio y la amortización acumulada.
La adquisición de inmovilizado material no se considera un gasto, sino una inversión, por lo que repercute proporcionalmente en la cuenta de pérdidas y ganancias.
8. Cierre de libros contables
El cierre de libros contables es el proceso final del período contable donde se detienen las transacciones y se realizan los ajustes finales. Se cierran las cuentas temporales, como ingresos y gastos, para preparar los libros contables para el próximo período.
9. Asiento de regularización
Este asiento se utiliza para corregir posibles errores contables y ajustar las cuentas de acuerdo con la normativa contable y fiscal. Su principal objetivo es regularizar las cuentas para asegurar que reflejen con precisión la situación financiera de la empresa.
10. Asiento de cierre de contabilidad
Se trata de un asiento específico que se lleva a cabo al final del período contable para cerrar las cuentas de ingresos y gastos y transferir sus saldos a cuentas de resultados acumulados. Este paso es esencial para iniciar el próximo período con saldos de cuentas temporales limpios.
11. Abrir el asiento de apertura para el próximo año
Este asiento marca el comienzo del nuevo período contable. Se abren las cuentas con saldos acumulados del período anterior, permitiendo que la empresa comience a realizar transacciones y registros contables para el nuevo año fiscal.
¿Cómo evitar errores en el cierre del ejercicio contable de la empresa?
A lo largo del ejercicio, es posible que se hayan producido errores de contabilización. Por ejemplo, si se han realizado pagos por un valor superior a la suma de los importes de las facturas con un cliente, o si se hicieron facturas con un importe erróneo.
Todos los datos de facturación, contabilidad y bancos deben coincidir para que en caso de inspección de Hacienda no tengamos problemas con datos que no se pueden justificar. Por eso es muy importante hacer los ajustes de cierre del ejercicio contable.
Lo ideal es que utilices herramientas digitales que permitan automatizar los procesos y evitar la gestión manual, ya que llevar a cabo la contabilidad de una empresa con procedimientos tradicionales puede ser fuente de numerosos fallos.
¿Qué tipo de herramientas pueden ayudar a realizar el cierre del ejercicio contable?
Para llevar a cabo el cierre del ejercicio contable, es necesario disponer de un software de gestión contable que te permita realizar los ajustes y cierre de cuentas contables.
Con este tipo de software se puede gestionar la contabilidad completa de una o más empresas, por lo que puede ser de gran utilidad para muchos gestores y asesores fiscales.
Éste es el caso de las soluciones ALTAI para asesorías y despachos de Zucchetti Spain, con el que puedes digitalizar los procesos de tu asesoría para realizar el cierre contable de tus clientes de manera rápida, eficaz y sin errores.
