El cálculo de las nóminas de una empresa es un aspecto de gran relevancia para el buen funcionamiento de la organización. Hacerlo correctamente, teniendo en cuenta las características de cada nómina, es determinante para evitar errores y potenciar la productividad del equipo de Recursos Humanos.
Sin un buen nivel de automatización a través del tipo de software adecuado los procesos de cálculo de nóminas tienden a volverse más complejos. En este post te mostraremos los diferentes elementos que debe contener una nómina y cómo calcular una nómina paso a paso.
¿Qué elementos tiene una nómina?
Una nómina contiene una serie de elementos que son imprescindibles para que pueda realizarse correctamente. Entre estos, hay que mencionar los datos de la empresa, con su nombre o razón social, NIF, código de cuenta de cotización, domicilio de la empresa, datos de la persona empleada, período de liquidación, devengos (entre los que se incluyen las percepciones salariales y no salariales), las deducciones y el líquido a percibir, que será el salario neto de la persona trabajadora.
Por su parte, en la nómina también aparece en la parte inferior la base de cotización, donde se distinguirán las contribuciones a la Seguridad Social y el IRPF. Finalmente, se incluye el espacio para la firma del representante de la empresa y la persona trabajadora.
Pasos a seguir para calcular una nómina
Si te preguntas cómo se puede hacer y calcular la nómina, aquí podrás ver una serie de pasos que te servirán de referencia para llevarla a cabo.
1. Generar el encabezado
En el encabezado se deben incluir los datos de la empresa y de la persona trabajadora, así como determinar el período de liquidación, que será generalmente de un mes.
Entre los datos de ambas partes, se debe incluir el nombre, NIF, número de cuenta de cotización y de la Seguridad Social, puesto de trabajo y categoría profesional.
2. Calcular los devengos
El siguiente paso consistirá en el cálculo de los devengos, donde primeramente se debe determinar el salario base, con la cantidad pactada en el contrato de trabajo. Seguidamente se indicarán los complementos salariales, donde deben calcularse los complementos por antigüedad, productividad, peligrosidad, nocturnidad y todo aquello que corresponda, así como los incentivos en la nómina.
En el apartado de pagas extraordinarias, en caso de estar prorrateadas, debe sumarse la parte correspondiente al mes. En caso de que no, tendrá que realizarse la paga extra. En la nómina mensual también deben incluirse las horas extra, donde deben sumarse los importes que correspondan según las horas extraordinarias realizadas por la persona trabajadora. De ahí la importancia de calcular las horas trabajadas efectivas que realizan las personas de la empresa.
Por último, deben indicarse las percepciones no salariales, como dietas, transporte e indemnizaciones, que no cotizan a la Seguridad Social.
3. Calcular las deducciones
En el apartado de deducciones se deben indicar las cotizaciones a la Seguridad Social de la persona trabajadora, según corresponda. Aquí deben incluirse las contingencias comunes, el desempleo y la formación profesional, indicando los porcentajes que corresponden a cada caso, de acuerdo con la legalidad.
En las deducciones también se aplica el porcentaje de IRPF que corresponde según la situación personal de la persona trabajadora, donde se incluye su familia y salario anual.
4. Generar las bases de cotización
El siguiente paso consistirá en generar las bases de cotización por contingencias comunes, lo que incluye los devengos salariales, sin contar las horas extra. También debe incluirse la base de cotización por contingencias profesionales, incluyendo salario base y horas extra, así como complementos salariales. Por último, también debe indicarse la base de cotización por desempleo y formación profesional.
5. Calcular la base del IRPF
El cálculo de la base del IRPF se obtiene de sumar todos los conceptos salariales brutos devengados a la persona trabajadora durante el mes, excluyendo las dietas e indemnizaciones, que están exentas. Esto permite calcular la retención de la nómina en concepto de IRPF a la persona trabajadora según su nivel de ingresos y situación familiar.
6. Hacer el pie de la nómina
En el pie de la nómina se incluirá el resultado final, tras restar las deducciones a los devengos. Se trata del salario neto.
Por último, se deben desglosar los devengos y deducciones, así como la base de cotización y base del IRPF, de manera que se pueda ver en la parte final del documento.
7. Entregar la nómina
Una vez realizada la nómina, debe entregarse a la persona trabajadora para que la firme y que quede convenientemente registrada en el software de gestión de nómina de la empresa. Debes tener en cuenta que es obligatorio firmar las nóminas.
¿Qué datos se necesitan para el cálculo de la nómina?
Para el cálculo de la nómina es determinante saber en primer lugar a qué puesto y categoría profesional corresponde el trabajador, de manera que se pueda tener en cuenta el convenio y el salario que corresponda según este aspecto. Pero hay otros muchos datos que pueden influir en el cálculo final de la nómina, como la antigüedad de la persona trabajadora y los distintos complementos salariales que deba incluir, por lo que es de vital importancia estar al corriente de la legislación en esta materia.
Para almacenar los datos de cada persona de la empresa, lo ideal es contar con un software Portal del Empleado en el que se almacene toda la documentación necesaria, de manera que se pueda trabajar de la manera más eficaz y automatizada posible.
¿Cómo un software de recursos humanos puede ayudar a calcular la nómina?
Calcular la nómina es un aspecto de gran importancia para gestionar eficazmente la relación con las personas trabajadoras de la empresa, así como cumplir con la legislación laboral. Las personas se sienten satisfechas cuando todo lo relativo a su nómina es transparente y se realice de manera correcta y adecuada.
Contar con un software de gestión de Recursos Humanos integrado con el sistema de nómina permite un cálculo rápido y efectivo de las nóminas, de manera que el equipo de Recursos Humanos pueda trabajar de manera más rápida.
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