Llevar a cabo un presupuesto para un proyecto es determinante para evitar sobrecostes y desviaciones. Toda empresa en el mundo de los servicios y la gestión de proyectos debe tener en cuenta los diferentes elementos implicados, considerar los gastos a los que deberá hacer frente, la política de precios y la política de cobros y pagos.
Además, deberá utilizar las herramientas adecuadas para evitar que se produzcan errores de cálculo y elaborar y enviar un presupuesto adecuado a sus clientes.
Veamos los elementos fundamentales para la elaboración del presupuesto de un proyecto, los distintos tipos de presupuestos que se pueden desarrollar y cuál es la importancia del software de gestión de proyectos en el desarrollo de presupuestos.
¿Cuáles son los aspectos principales a tener en cuenta en el presupuesto de un proyecto?
Un elemento fundamental en la gestión de proyectos es establecer de antemano los objetivos que esperamos. Esto nos permitirá determinar las acciones y los elementos implicados en el desarrollo de las operaciones. Se trata de la base que permitirá realizar el resto de tareas.
Para lograr los objetivos es muy importante visualizar primeramente las expectativas del proyecto y saber cómo queremos avanzar. Lo ideal es definir los objetivos de una manera, si bien es importante tener en cuenta que se puede pivotar sobre ellos durante la ejecución del as tareas, dentro de un margen para el logro de las metas marcadas.
Por otra parte, hay que determinar también cuáles son los límites o alcance del proyecto, de manera que podamos establecer unos plazos y unos entregables, así como determinar los usuarios que van a participar en el proceso. Esto debe hacerse conforme a tu Plan de Operaciones, teniendo en cuenta todos los factores involucrados.
Además, es esencial determinar el calendario o tiempo pactado con el cliente. El timing es un elemento crucial en la gestión de proyectos, ya que permite también visualizar más claramente los costes asociados a cada tarea. Por otra parte, debemos establecer los recursos necesarios, tanto económicos como materiales y humanos, para poder llevar a término el proyecto.
¿Qué estructura debe tener el presupuesto de un proyecto?
Otro aspecto destacado en la creación de un presupuesto para un proyecto es la estructura que vamos a seguir. Es decir, cuál es el mejor formato para hacer un presupuesto de un proyecto. Existen dos tipos de estructuras habituales en la elaboración de presupuestos: estructura simple y estructura compleja.
Estructura simple
Es el tipo de estructura que sigue un presupuesto cuando las tareas solicitadas son sencillas y no exigen un cálculo exhaustivo de todos los costes, ya que tienen componentes muy definidos. Se llevaría a cabo de la siguiente forma:
- Encabezado: en este espacio se describen los datos de nuestra empresa, como el nombre, dirección, datos de registro mercantil, e-mail, teléfono, web, etc.
- Descripción: se detallan los trabajos que se van a llevar a cabo y el coste asociado a cada uno. Además, debe reflejarse el precio, la duración, el período de validez del presupuesto y la fecha de inicio de los trabajos. Todo de forma resumida y sencilla.
- Forma de pago: se indican la forma o formas de pago que serán necesarias para poder dar inicio al proyecto.
- Firmas: es la base que muestra la aceptación del presupuesto por parte del cliente.
Estructura compleja
Los presupuestos complejos implican la necesidad de detallar numerosos aspectos y pueden tener un alto grado de complejidad. Se puede dividir en las siguientes partes.
- Introducción: se trata de un resumen y breve descripción del proyecto que se va a llevar a cabo.
- Descripción: se definen paso a paso los objetivos de las tareas que se van a realizar, su alcance, medios y herramientas para poder lograrlo. En este apartado se pueden incluir cuadros que detallen los costes de las diferentes fases del proyecto.
- Metodología: se indican los pasos que se van a seguir para lograr los objetivos establecidos.
- Ejecución: normalmente en este apartado se incluye un diagrama de tiempos, donde se definen los períodos destinados a cada una de las tareas. Generalmente serán proyectos en los que hay diversos momentos del calendario en que se realizan entregables.
- Forma de pago y firmas: por último, al igual que en los presupuestos simples, se define cómo se realizará el pago del proyecto.
¿Cómo fijar el precio de un presupuesto de un proyecto?
La fijación de los precios en un presupuesto de un proyecto debe llevarse a cabo atendiendo a múltiples factores. Puedes hacerlo a partir de los costes fijos y variables de tu empresa, o teniendo en cuenta también el valor añadido que tu marca aporta a los clientes.
Hay empresas que principalmente tienen en cuenta el cálculo de la hora de trabajo, los materiales, los desplazamientos y la mano de obra externa utilizada, y según esto, fijan los márgenes de beneficio que desean obtener según su estrategia de negocio y los precios de la competencia. Este precio final es el que se reflejará después en las facturas, que puedes gestionar con un programa de facturación.
Ahora bien, también hay muchas empresas con una marca consolidada que prefieren competir por valor y no por costes, ya que tienen una mayor experiencia, prestan un asesoramiento y aportan un valor añadido al cliente que también debe reflejarse en el precio.
No obstante, lo recomendable no es indicar al cliente el precio por hora de trabajo, ni hacer que el presupuesto resulte difícil de entender, sino mostrar claramente la estimación de tiempo y el precio de un presupuesto cerrado, independientemente del tiempo de trabajo que te lleve.
Herramientas necesarias para realizar un presupuesto de un proyecto
Para llevar a cabo el presupuesto de un proyecto necesitas de una herramienta ERP que además de gestión de facturas incluya un sistema para crear presupuestos, teniendo en cuenta los costes, recursos, timing y equipo involucrado.
Con este tipo de solución podrás mantener almacenada en un solo lugar toda la información ligada a cada proyecto, así como hacer frente a las posibles desviaciones y riesgos asociados al proyecto.
Ahora que tienes claro cómo se realiza un presupuesto de un proyecto, es esencial que utilices la herramienta adecuada para crearlo.
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