La reducción de los costes es uno de los retos más importantes para asegurar la eficiencia y maximizar la rentabilidad. Muchas empresas que llevan a cabo la gestión de proyectos buscan la fórmula más adecuada para poder garantizar que los costes no acaben comprometiendo la rentabilidad de la empresa.
Existen diferentes formas de reducir los costes de una empresa, pero es esencial verificar que la estrategia se realiza de forma eficiente y se pueden reducir las desviaciones de presupuesto, sin que ello suponga incumplir los objetivos con los clientes o afectar a otras áreas del proceso.
En muchas empresas del sector de ingenierías o construcción, sin ir más lejos, se utiliza un ERP de gestión de costes y proyectos para llevar a cabo el control de cada proyecto, la gestión de inventarios, el trabajo colaborativo, la elaboración de presupuestos y el análisis de costes, lo que permite maximizar el éxito de cada proyecto.
¿Qué significa reducir los costes en una empresa?
Uno de los primeros conceptos que conviene aclarar es la necesidad de reducir los costes de la empresa. No se trata de eliminar gastos que puedan ser necesarios para el desarrollo del proyecto en sí, lo que puede comprometer la seguridad del personal, el cumplimiento normativo u otros aspectos que pueden afectar a la rentabilidad de la empresa.
Por el contrario, debemos hablar más bien de optimización de costes, un enfoque que permite reducir los gastos superfluos o que pueden eliminarse sin que afecte a la consecución de objetivos. En este sentido, se trata de incrementar la eficiencia y la productividad para asegurar que todos los procesos se desarrollan de forma clara y de acuerdo a lo previsto.
Además, hay que tener en cuenta la importancia de adoptar una estrategia de gestión de proyectos AGILE, donde las tareas se dividan en elementos iterativos y entregables, que permitan tener un control cíclico sobre las acciones que se están llevando a cabo para alcanzar los objetivos.
¿De qué manera se pueden reducir los costes en una empresa?
Cuando hablamos de propuestas para reducir los costes en una empresa, debemos tener en cuenta diferentes elementos que permitirán eliminar aquellos costes o desviaciones que puedan afectar a la rentabilidad de la empresa, como el uso de un software de control de gastos o realizar un análisis financiero y control de inventario.
Veamos punto por punto lo que conviene gestionar.
Utilizar un software de control de gastos
Lo primero y más importante en la gestión de proyectos es poder recabar datos en un software de todos los gastos de la empresa. El control de gastos permite conocer a qué va destinada cada partida de gasto dentro de un proyecto y las transacciones que están asociadas a éste.
El software de gestión de gastos permite evitar que se produzcan situaciones de fraude, documentar eficazmente todas las notas de gasto y facturas asociadas a cada proyecto y realizar la supervisión de los gastos para evitar que se produzcan desviaciones.
Realizar un análisis financiero
El análisis financiero es un aspecto esencial en el funcionamiento de las empresas orientadas a la gestión de proyectos. Hay que asegurar que los costes contribuyen de manera precisa y eficiente a la consecución de los objetivos, por lo que es de vital importancia contar con herramientas de análisis de costes, que ponderen estos en relación a los ingresos obtenidos. Con una herramienta de gestión documental de proyectos, todos los documentos asociados a cada proyecto y cada tarea quedan registrados y a partir de estos datos se pueden analizar y verificar los siguientes pasos.
Externalizar servicios no esenciales
La externalización de servicios no esenciales en una empresa puede ser otra forma de reducción de costes. Esto permite que muchas organizaciones puedan enfocarse en lo que de verdad aporta valor a su negocio, mientras que muchas tareas administrativas o que pueden ser realizadas por profesionales técnicos pasan a delegarse en una empresa externa.
Mejorar la gestión del inventario
La gestión de inventario es uno de los aspectos determinantes en la consecución de todo proyecto. Sin un cálculo adecuado de los materiales y recursos necesarios para desarrollar un conjunto de tareas, lo normal es que se produzcan desviaciones de gastos, lo que afecta a las finanzas de la empresa.
Apostar por la retribución flexible
Los programas de retribución flexible, donde se permite que el personal pueda destinar una parte del salario bruto al consumo de una serie de productos, como por ejemplo restaurantes o servicios de transporte. Esto permite un ahorro importante de impuestos para ambas partes y ayuda a mejorar la satisfacción de las personas trabajadoras.
Ajustar los límites de tarjetas corporativas
Otra forma de llevar a cabo el control de gastos en la gestión de proyectos es estableciendo límites claros en las tarjetas corporativas. En lugar de gestionar los gastos mediante dinero en efectivo, lo que dificulta la trazabilidad, el uso de tarjetas corporativas permite no sólo tener un registro detallado de todos los gastos en los que una persona trabajadora ha incurrido, sino también establecer límites, por ejemplo para determinados gastos que requieran remuneración.
Valorar un cambio de proveedores
El cambio de proveedores es otro elemento de gran relevancia que pueda ayudar a optimizar los costes. El coste de los recursos que se utilizan para el desarrollo de un proyecto podría ser menor si se opta por otros proveedores que ofrecen el mismo producto o mejor a un precio más económico. También se puede ahorrar haciendo una mejor previsión de los materiales y herramientas necesarios para desarrollar un proyecto, para lo cual es de gran importancia la herramienta de planificación que estemos utilizando.
Si quieres reducir los costes a partir de un análisis exhaustivo de los gastos en proveedores, elegir un software de gestión de proyectos que te permita llevar a cabo esta tarea es fundamental para tener éxito.
Ahorrar costes energéticos
Otro de los puntos importantes a la hora de optimizar los costes es aplicar medidas para ahorrar costes energéticos. Esto puede hacerse optando por estrategias de logística inversa que permitan obtener materiales extra sin tener que pasar por el proceso habitual de producción, optimizando el uso de la maquinaria para reducir los costes eléctricos, así como aplicar medidas para controlar las rutas y desplazamientos para reducir el gasto en combustible.
Desde Zucchetti Spain queremos invitarte a aprovechar el potencial de las nuevas tecnologías para maximizar la rentabilidad de tus proyectos, utilizando para ello el software de gestión con el que podrás tener un control total y eficaz de los costes.
