Uno de los desafíos de las asesorías y despachos es la gestión rápida y eficaz de los datos. Dispones de múltiples clientes que te envían documentación como facturas, inventarios y otra información necesaria para realizar los asientos contables. Esto es un proceso manual que muchas veces implica una gran cantidad de trabajo para los asesores, pero que se podría solucionar con una herramienta de contabilidad automática.
En este post te mostraremos los beneficios que implica utilizar un software de contabilidad que permita automatizar el cálculo de los asientos contables a partir de las facturas en formato digital de tus clientes.
¿Qué es la contabilidad automática de facturas?
Se trata del proceso de extraer los datos de las facturas en formato digital y realizar el asiento contable de manera automática. No se trata sólo de la digitalización de facturas, sino de extraer e interpretar los datos que aparecen en los documentos y realizar los asientos contables de forma automatizada.
Para una asesoría, contabilizar facturas automáticas implica menos trabajo administrativo, ya que los asesores no tendrán que mecanizar las facturas manualmente y luego realizar los asientos contables en el ERP de forma manual. Uno de los consejos para implantar un ERP en tu asesoría es que la herramienta te permita no sólo digitalizar facturas, sino también extraer los datos y pasarlos automáticamente a contabilidad.
Lo ideal hoy día es que las empresas intercambien documentos electrónicos (facturas, albaranes…) a través de un sistema EDI para cada transacción, que permita evitar el uso del papel y agilizar el flujo de documentos. Sin embargo, una realidad que viven muchas asesorías es que necesitas pasar los datos de las facturas al ERP y al área de contabilidad, sea cual sea el formato y método en el que se hayan enviado, lo que complica los procesos.
Beneficios de la contabilidad automática de facturas
Los beneficios de automatizar la contabilidad en tu asesoría son numerosos. Tu asesoría puede mejorar su productividad, reducir errores en la gestión contable, mejorar la seguridad en la protección de los datos, evitar el uso de papel y ahorrar tiempo en tu negocio.
Mejora la productividad
Primero, es muy probable que tus clientes te envíen las facturas en formato pdf o incluso en papel, lo que por lo general exige que los asesores introduzcan los datos de las facturas manualmente en el programa de facturación y luego realicen el asiento contable. Esta tarea ahora se realizará de forma automática. El software lee y extrae los datos de la factura entregada por el cliente, los mecaniza en el programa y automáticamente los envía a contabilidad.
Reduce los errores de contabilidad
Cuando la contabilización de facturas se hace de forma manual, hay muchas más probabilidades de cometer un error. Somos humanos y la mecanización de los datos puede dar lugar a fallos que tengan graves consecuencias. Para evitar esto, es importante tener claro cómo automatizar tus finanzas con un software que permita hacer la contabilidad automática.
Un pequeño error contable puede tener serias consecuencias para tu asesoría. Los errores humanos son la causa de que un cliente pueda tener una contabilidad errónea, que luego pueda ser objeto de sanciones en caso de inspección. Los errores de las asesorías pueden provocar la pérdida de clientes, pero dependiendo de la gravedad de los casos y si ha habido una mala praxis, pueden implicar una responsabilidad civil y derivar una reclamación y posteriores acciones judiciales.
Mejora la seguridad
Las asesorías que gestionan los datos en sus propios sistemas y de forma manual, tienen un menor grado de protección y seguridad. La información está más segura cuando la almacenamos en una herramienta de software en la nube en lugar de tenerla en nuestros propios sistemas. Lo ideal es centralizar todos los datos de tus clientes en un software, de manera que puedas contar con un adecuado nivel de ciberseguridad.
Evita el papel
Contabilizar facturas automáticamente te ahorra el trabajo de mecanizar las facturas de manera manual. No tendrás que imprimir facturas en papel, ni hacer los cálculos manualmente, por lo que no será necesario tampoco que tengas una copia impresa de las facturas de tus clientes. Tus clientes te envían las facturas en formato digital, el programa detecta los datos de forma automática y los datos se envían al área de gestión contable para que se realicen también los asientos contables automáticos.
Aumenta la eficacia
A nivel interno, tu asesoría puede ser más eficaz y trabajar de forma más operativa si pierde menos el tiempo en tareas rutinarias administrativas. La contabilización de facturas es un trabajo mecánico, que consiste únicamente en comprobar las facturas e introducir los datos en el programa. Esto no tendrás que hacerlo, por lo que puedes enfocarte en tareas más importantes.
Ahorra tiempo y costes
Todo esto va a tener una repercusión en lo que respecta a la gestión del tiempo en tu asesoría. Si los asesores no están tan enfocados en tareas manuales administrativas, podrán orientar su trabajo a atender a los clientes y mejorar la personalización del servicio. En este sentido, el ahorro de tiempo que supone contabilizar facturas automáticas implica también una reducción de los costes.
¿Qué software usar para automatizar tus finanzas?
Para la automatización de las finanzas necesitas un software de gestión para asesorías y despachos. Es decir, una herramienta potente, personalizable, innovadora y especialmente diseñada para que los asesores puedan gestionar la contabilidad de múltiples clientes desde una sola herramienta.
Una buena herramienta para contabilizar facturas implica utilizar un software que pueda llevar a cabo la extracción de datos de forma inteligente. Esta herramienta debe detectar la información relevante de una factura para poder mecanizarla de manera automática. Así si tus clientes te envían un archivo lleno de facturas en pdf, no tendrás que mecanizarlas manualmente, sino que la herramienta detectará todos los datos que se requieren mecanizar y los introducirá en el programa automáticamente para que se realicen los asientos contables.
La solución de software para despachos y asesorías de Zucchetti cuenta con un módulo de contabilización automática de facturas, desarrollado por Quantyca y ZeroComa, que está basado en sistemas OCR. La herramienta es capaz de escanear facturas, reconocer los datos relevantes y pasarlos a contabilidad automáticamente.
El software de gestión para asesorías y despachos de Zucchetti Spain está diseñado para que tu negocio pueda aumentar su productividad, potenciar la automatización y facilitar un mayor grado de digitalización en tu empresa. Si quieres aprovechar los beneficios de automatizar tu asesoría fiscal, laboral y legal, te invitamos a descubrir nuestras soluciones para la gestión de asesorías.
