La contabilización de los seguros sociales es una de las obligaciones legales que toda empresa con personas empleadas debe realizar.
Todas las nóminas incluyen los seguros sociales de las personas trabajadoras, tanto aquella parte que paga la empresa como las deducciones que se aplican sobre el salario del personal.
Las empresas necesitan soluciones de gestión de nóminas que les permitan calcular de manera automática los seguros que corresponden a cada persona empleada en función de su salario.
¿Qué es la contabilización de seguros sociales?
Los seguros sociales que aparecen en las nóminas de las personas trabajadoras son contribuciones obligatorias realizadas por la empresa para la cobertura de determinadas contingencias, como el desempleo, la baja por enfermedad o la jubilación. Dichos seguros deben contabilizarse de manera correcta como un coste de la empresa.
Se trata de pagos a cuenta de la empresa que se ingresan en la Tesorería General de la Seguridad Social. Hablamos de una obligación legal que toda empresa o autónomo con personas empleadas debe cumplir. Además, hay que tener en cuenta la importancia de los seguros sociales a la hora de realizar el presupuesto de RRHH, ya que se trata de un coste de la empresa.
¿Cómo funciona el proceso de contabilización de seguros sociales?
El proceso de contabilización de seguros sociales requiere asegurar que se cumple con las obligaciones y contribuciones relacionadas con los seguros sociales. Esto implica determinar las contribuciones de la parte empleadora y la persona trabajadora.
Por otra parte, hay que tener en cuenta la contabilización de las bonificaciones en los seguros sociales, ya que pueden aplicarse deducciones o descuentos sobre las cotizaciones como incentivo por parte de las autoridades administrativas a nivel nacional o autonómico.
¿Qué normativa regula la contabilización de los seguros sociales?
La obligación de la empresa en cuanto a la obligación de ingresar las cuotas a la Seguridad Social está determinada en el art. 18 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS), o Real Decreto Legislativo 8/2025, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.
Por su parte, en el art. 20 de dicha norma se establecen las bases de cotización y la forma en la que se calculan las cuotas, mientras que en el art. 23 se determinan las bases y tipos de cotización aplicables a las distintas contingencias.
¿Cuáles son las sanciones en caso de no contabilizar bien los seguros sociales?
Existen diversas sanciones para quienes no contabilizan correctamente los seguros sociales en las nóminas. Además, el ingreso fuera de plazo también es objeto de recargos e intereses de demora.
En lo que respecta a las sanciones, están recogidas en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
En dicha norma, las infracciones en materia de Seguridad Social se dividen en leves, graves y muy graves, con diversas casuísticas que pueden hacer variar la cuantía. Las sanciones más leves pueden rondar cifras de entre 70 y 750 euros, mientras que las graves pueden suponer una multa de entre 751 y 7500 euros, dependiendo del grado, y las muy graves, con sanciones de entre 7501 euros hasta 225.018 euros.
El cumplimiento de las obligaciones legales en materia de Seguridad Social es una parte esencial para la planificación fiscal de la empresa.
¿Quién soporta el abono a la Seguridad Social?
El abono a la Seguridad Social en España es una responsabilidad compartida entre el empleador y la persona trabajadora.
Cada parte asume una porción de las cotizaciones, de acuerdo a los porcentajes establecidos por la legislación.
Cuota patronal
Representa el porcentaje del salario bruto de la persona trabajadora que debe ser pagado por la empresa. Las empresas asumen las coberturas por contingencias comunes, desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).
Cuota obrera
Es el porcentaje del salario bruto que debe deducirse del salario de la persona empleada. En este caso, la persona empleada recibirá el salario neto una vez descontada la cuota obrera y la retención del IRPF. La persona empleada sólo cotiza por un porcentaje de las contingencias comunes, formación profesional y desempleo.
¿Cómo contabilizar los seguros sociales de empleados en ERTE?
En caso de suspensión de contrato debido a un Expediente de Regulación Temporal de Empleo (ERTE), las obligaciones de cotización pueden ser distintas.
Mientras el contrato está en suspensión, la persona trabajadora deja de prestar servicios, pero sigue dada de alta en la Seguridad Social.
Por su parte, la empresa sigue siendo responsable de pagar las cotizaciones empresariales, mientras que la persona empleada no recibe salario, pero puede recibir una prestación por desempleo.
Contabilización de seguros sociales en caso de suspensión de contrato
En estos casos, aunque el contrato se haya suspendido suspendido, la empresa debe seguir registrando las cotizaciones patronales, que generalmente se calculan sobre una base reguladora establecida.
La persona empleada no percibirá el salario que le corresponda durante la suspensión del contrato. No obstante, su cotización a la Seguridad Social estará cubierta por la prestación por desempleo, que se realiza a través del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).
Contabilización de seguros sociales por reducción de jornada
Cuando una persona empleada se encuentra en una situación de reducción de jornada, por lo general debido a un ERTE de reducción de jornada, las cotizaciones a la Seguridad Social se calculan de acuerdo al nuevo salario reducido de la persona trabajadora.
En este sentido, la base de cotización se ajusta al nuevo salario, lo que repercute tanto en las cotizaciones de la persona empleadora como en la de la persona contratada.
¿Qué herramientas pueden ayudar con la contabilización de los seguros sociales?
Sin duda, contabilizar el pago de seguros sociales puede ser más o menos complejo en función del tamaño de la empresa y el número de personas empleadas.
En esta línea, muchas organizaciones utilizan herramientas de gestión de nóminas integradas con el software de gestión de Recursos Humanos, de manera que puedan calcular el gasto total en seguros sociales.
Además, hay que tener en cuenta la importancia de los seguros sociales en la gestión fiscal de la empresa, ya que se trata de un gasto que se puede desgravar en el Impuesto de Sociedades, por lo que tiene que estar correctamente calculado para poder confeccionar de manera precisa el modelo tributario.
Ahora que tienes un poco más claro cómo contabilizar los seguros sociales para cumplir con la legislación, desde Zucchetti Spain te invitamos a implementar tu negocio las herramientas necesarias para una gestión contable eficaz a través de un sistema ERP y un software de gestión de RRHH con sistema de nómina con el que puedas tener el control de todas las áreas de tu negocio.
