El control de costes es uno de los indicadores más importantes de la salud de una empresa. Cuando existe un cálculo de costes y control de gestión, las empresas no gastan más de lo que deben y se lleva a cabo una planificación estratégica de los costes para que la empresa pueda maximizar su rentabilidad.
No estamos hablando simplemente del control de costes de un proyecto, sino de los costes de toda la organización. Cuando hablamos del control de los costes que lleva acompañado un proyecto, estaríamos hablando de programas de gestión de proyectos.
A medida que simplificamos y estandarizamos la forma en que la empresa controla sus costes, se pueden llevar a cabo acciones que permitan aumentar los beneficios, o actuar con previsión para hacer frente a los riesgos.
¿Qué es el control de costes?
Se trata del proceso de análisis del sistema productivo para garantizar una rentabilidad esperada. Para hacer un control de costes de una empresa, hay que hacer un seguimiento de los ingresos y sus fluctuaciones al alza o a la baja, así como también de la proporción del gasto en relación a esos ingresos.
El control de los gastos implica la categorización de estos, así como determinar el importe de los mismos. No se trata de una previsión de gastos, sino una relación detallada de los costes reales que tiene una empresa.
Existen diferentes formas de clasificar dichos costes. Hablamos de costes directos cuando estos forman parte del proceso de producción necesario para la generación de ingresos. Un ejemplo sería la compra de materias primas que se van a utilizar en la fabricación de los productos que luego vas a comercializar. En cambio, entendemos como costes indirectos aquellos que no tienen una relación con la generación de ingresos, pero están relacionados con la actividad. Sería por ejemplo el coste de los seguros de vehículos de la empresa.
También suelen distinguirse entre costes fijos y variables. En el primer caso, son los costes permanentes que se mantienen a lo largo del tiempo. Por ejemplo, una prima de seguros puede ser siempre la misma. En el caso de los costes variables, estos tienen un importe distinto mes a mes, como sería por ejemplo la compra de materias primas, que dependerá del nivel de producción.
¿Por qué es importante el control de costes?
El control de costes de una empresa tiene una gran importancia para determinar con precisión la realidad del negocio. Una empresa que desconoce sus costes no es consciente de si puede incurrir en mayores costes sin poner en riesgo la obtención de beneficios, o si dispone de margen para incurrir en mayores gastos.
En muchas empresas, existe un desconocimiento sobre los costes reales que se producen, ya que no hay un método que permita aprobar o rechazar las solicitudes de gasto de los empleados. Para esto es imprescindible contar con un software de gestión de personal, que permita elaborar presupuestos y tenga en cuenta tanto los gastos de viaje como las notas de gastos que envían los empleados en relación con su actividad.
El control de los costes de una empresa ayuda también a medir el impacto que tendrían nuestras decisiones de gasto en el corto plazo. Toda inversión tiene un efecto en la tesorería, pero también puede afectar a la relación entre los costes y los ingresos. Por ejemplo, si apostamos por el teletrabajo en la empresa, se plantea como objetivo una mejora de la productividad y la conciliación, pero también una reducción de costes. Por eso es esencial hacer un control de costes del teletrabajo, para evaluar en qué medida está contribuyendo a la rentabilidad de la empresa.
Beneficios del control de costes
¿Qué es lo que ganaría tu empresa si empieza a llevar un control de costes riguroso, estandarizado y eficaz?
Principalmente:
- Podrías reducir costes innecesarios que están mermando tu margen de beneficios
- Te permitiría evaluar el mejor momento para llevar a cabo una inversión
- Sería útil para poder realizar una mejor planificación estratégica, por ejemplo de los viajes de negocios y los gastos que conllevan, o de las rutas de vehículos
- Ayudaría a tu empresa a ser previsora ante las dificultades, ya que nos encontramos en un escenario de inflación elevada en el que hay que gestionar el riesgo de forma eficaz
- Tu empresa podría tomar mejores decisiones y hacer una planificación estratégica de los costes más inteligente
Software ERP para control de costes
Muchas empresas son conscientes de que necesitan controlar costes, pero no saben cómo hacerlo. La mejor opción es utilizar un ERP que te permita gestionar con eficacia los costes de tu empresa, tanto los costes de personal como los costes de viajes y los gastos relacionados con tu actividad.
Lo primero que necesitas es disponer de información real y fidedigna. No puedes esperar semanas para poder evaluar los costes en los que ha incurrido tu empresa. Necesitas valorarlo de forma anticipada, antes de que se lleven a cabo los pagos. Para ello, lo ideal es una herramienta que te permita llevar el control de las notas de gasto, y donde los empleados puedan subir la factura de manera rápida y sencilla con una app.
Un ERP software con control de costes te permite llevar una contabilidad analítica mucho más precisa. Podrías crear un plan contable para tu empresa, clasificar los costes de acuerdo a diferentes criterios y asignar presupuestos a cada departamento. Tener una contabilidad clara, precisa y en tiempo real te permite tener una visión más completa de la cuenta de resultados consolidada de tu negocio y entender mejor tu estructura de costes.
Una vez que tengas clara tu estructura de costes, con tu software de control de costes podrás evaluar las diferentes áreas de gasto y analizar su impacto en el rendimiento del negocio. Esto es útil si dispones de una herramienta de gestión de Recursos Humanos que te permita analizar el desempeño de los empleados. Además, puedes adoptar una política de gastos y compras que se ajuste a tu estrategia de costes para mejorar tu rentabilidad.
