La gestión de procesos logísticos es un área imprescindible para optimizar los costes y mejorar la eficiencia de toda tu cadena de suministros. Es de vital importancia además que el control de la logística y almacén esté integrado en tu software ERP para poder compartir un mismo registro de datos en todas las actividades relacionadas con la gestión, almacenamiento y envío de mercancías.
En este post te mostraremos qué es el control de procesos logísticos y cuál es su importancia en la gestión empresarial para que puedas mejorar el rendimiento en tu cadena de suministros y llevar un control productivo y eficiente de todas las áreas de tu empresa a través de un ERP de logística.
¿Qué es el control de procesos?
Son todas aquellas acciones orientadas al seguimiento y monitorización de los distintos procesos. Si nos referimos concretamente a los procesos logísticos, estamos hablando de aquellas tareas relacionadas con el manejo, almacenamiento, registro documental y envío de las mercancías.
El objetivo de controlar los procesos es asegurar que se cumplen los objetivos y disponer de datos que reflejen de forma precisa y realista las actividades que se están llevando a cabo. Además, es esencial asegurar el control de los diferentes procesos para que exista una coordinación adecuada con las áreas que requieren una sincronización con el área logística, como es el caso de las ventas, producción y contabilidad. Hoy día las empresas trabajan además con un almacén inteligente, donde el proceso de identificación del producto se ha automatizado a través de sistemas RFID o códigos de barras, y existe una planificación rigurosa de la organización de todos los procesos de manejo y desplazamiento de mercancías, de acuerdo a las características del almacén.
¿Por qué es tan importante el control de procesos logísticos?
La optimización de procesos logísticos tiene una importancia extraordinaria para el control eficaz de todas las áreas de la empresa. Estamos hablando de todas las actividades que conllevan el manejo, conservación y traslado de las mercancías, tanto a nivel interno como externo, así como el registro documental de cada una de las unidades, sean productos o lotes.
Cuando tu empresa compra nuevas mercancías, éstas llegan al almacén. Es necesario verificar y comprobar que las unidades se corresponden con los datos incluidos en el albarán. Además es necesario conservar adecuadamente los datos del albarán, algo que puede hacerse más eficazmente con un software de gestión empresarial con sistema EDI.
Por otra parte, los procesos de salida de mercancías también llevan aparejados una serie de acciones. Generalmente están asociados con la venta de productos, o la distribución en caso de que te dediques al mundo B2B. Las ventas, que quedan registradas en el software ERP y pueden producirse en tiendas físicas u online, son el primer paso del ciclo logístico. Esta información llega al almacén, donde debe identificarse el producto solicitado y hacer la preparación del pedido (picking) para poder proceder al envío, atendiendo a unos criterios de eficacia y economía en la gestión de la flota de vehículos y contando con toda la documentación (facturas, albaranes, etc.).
Generalmente estas tareas se realizan con un programa de gestión de almacén, aunque lo ideal es que la gestión de almacén se integre en el mismo software ERP para que haya una perfecta sincronización y coordinación entre los procesos de almacén y los procesos comerciales y contables.
El control de los procesos es enormemente relevante para cumplir con los tiempos y evitar problemas por falta de coordinación en tu equipo. Hay muchas áreas que dependen unas de otras, por lo que si no tienes un ERP para logística, es probable que tengas dificultades en la gestión de los distintos procesos.
¿Cómo te puede ayudar un ERP para logística?
Un software ERP para logística es una herramienta de software avanzada que no solamente está orientada a la gestión de las ventas y la facturación, sino que tiene un módulo para la gestión logística, de manera que puedas tener el control de todas las áreas del proceso logístico, desde el almacén a la gestión del inventario y el envío de las mercancías.
En esta línea, como apuntábamos, los ERP actuales deben estar diseñados para que las empresas puedan disponer de un registro único de datos, así como herramientas específicas para la gestión de los distintos procesos, como por ejemplo un ERP para alquiler de maquinaria, lo que incluye no sólo inventario y almacén, sino también el seguimiento de las mercancías y la gestión de la flota de vehículos.
¿Cómo elegir un ERP para logística?
Es vital que el programa ERP que utilices sea adecuado a las características de tu negocio. Hay empresas que tienen delegada en empresas externas el envío de las mercancías, pero otras pueden tener su propia flota de vehículos para el transporte de las mercancías, tanto a nivel interno dentro de la empresa como para el envío al cliente.
Sea cual sea tu caso, debes contemplar la opción de utilizar un ERP para controlar los procesos de logística, que te permita como mínimo controlar almacén e inventario, y que tu inventario se actualice en tiempo real, ya que debe estar conectado con tu TPV y con tu eCommerce para que los datos de existencias estén actualizados.
Si hablamos de una industria, con mayor importancia necesitas tener un ERP adecuado a la gestión de la logística. El envío de mercancías es probablemente un área que gestionas internamente, por lo que necesitas herramientas que permitan hacer el seguimiento de los envíos y la gestión de tu flota de vehículos.
Funcionalidades ERP para logística
Un software ERP que incluya todas las funciones de seguimiento y monitorización de la gestión logística debe incluir al menos los siguientes cuatro módulos.
Control de inventario
Una herramienta de gestión de inventario es clave para que la empresa pueda tener una relación de todos los productos y su valor en ese momento. De este modo, se conoce los productos con los que se cuenta, que son existencias y forman parte del activo de la empresa, pero también es esencial saberlo para desarrollar una política de compras inteligente.
Gestión de almacén
La gestión del almacén consiste en el conjunto de procesos que se llevan a cabo en el almacén para la identificación, distribución, clasificación, registro y mantenimiento de las mercancías.
Además, en los procesos de almacén se considera el control de las entradas y salidas de mercancías de tu inventario. Implica el control de los procesos de documentación asociados a estos procesos. Además, hay que garantizar la correcta organización y clasificación de los productos en el almacén para que se localicen rápidamente, evitar las pérdidas de mercancías, o tener claro cuándo son las fechas de caducidad de los productos.
Control de seguimiento
Otro de los procesos clave en la gestión de la logística en la empresa es el control del seguimiento de los pedidos. Las empresas tienen que saber en qué estado se encuentra cada mercancía, si ya se ha enviado o no, en qué vehículos se encuentra, hacia dónde se dirigen, cuál es la ruta que van a seguir y a quién se van a entregar, así como también si ya se ha producido la entrega, o si se ha producido una devolución.
Gestión de flota
La gestión de la flota de vehículos es un elemento clave en la gestión logística. Esto implica la gestión de los partes de carga en cada vehículo, así como también el mantenimiento de los mismos para el correcto funcionamiento de la logística. Las empresas deben tener un planning para la gestión y organización de los envíos que pueden organizar a través de software de gestión empresarial.
Esperamos que ahora conozcas mejor la importancia de la gestión de los procesos logísticos y la manera en que un software ERP puede ayudarte en estas áreas para controlar cada proceso a través de herramientas digitales que agilizan cada acción y permiten potenciar tu productividad.
