Las empresas enfrentan nuevos retos en lo que respecta al registro de la jornada laboral de la plantilla. En un principio, muchas empresas empezaron a aplicarlo como consecuencia de la normativa para cumplir con el registro horario, si bien muchas organizaciones decidieron realizarlo por medios analógicos o en papel.
Las nuevas tendencias como el teletrabajo o el trabajo híbrido han hecho todavía más compleja la gestión. La necesidad de centralizar el registro horario ha provocado que muchas organizaciones se den cuenta de que el registro de jornada laboral en papel presenta muchas ineficiencias y genera un mayor riesgo de fraude y manipulación.
Esta necesidad de evolucionar hacia un registro horario digital que mida las horas efectivas también está teniendo eco a nivel legislativo, y se prevé una reforma de la normativa que obligue a llevar un registro horario por medios digitales y que sea accesible para los inspectores de Trabajo.
Importancia del registro de la jornada laboral
El registro de jornada laboral es de gran importancia para todas las partes implicadas. Para la persona trabajadora, permite que se anoten las horas reales trabajadas y su naturaleza (ordinarias o extraordinarias), de manera objetiva, de modo que se puedan traducir directamente en su nómina.
Por su parte, para la dirección de la empresa es un asunto capital para poder controlar las horas de trabajo realizadas por el personal. El departamento de RRHH puede así valorar si se está cumpliendo con la normativa laboral, si sería conveniente contratar más personal o si hay personas de la empresa que no están cumpliendo con sus obligaciones contractuales.
Para que pueda ser efectivo, el registro de la jornada laboral requiere utilizar alguna de las diferentes soluciones para fichar en el trabajo, teniendo en cuenta que no todas miden las horas trabajadas con el mismo grado de seguridad y fiabilidad.
Ley de registro de la jornada laboral
La Ley del Registro de Jornada Laboral, aprobada y en vigor desde el año 2019, obligaba a todas las empresas, autónomos y entidades con personas empleadas a llevar un registro de la jornada laboral, donde se distinguiese entre las horas ordinarias y extraordinarias realizadas por el personal de la empresa.
Como ya explicamos anteriormente, existen diferentes tipos de sistemas para el registro de la jornada laboral y hasta el momento las empresas no han tenido obligación de realizarlo por medios digitales.
Esta normativa, impulsada por una normativa europea y luego llevada a cabo en el Real Decreto Ley 8/2019, ha presentado más de un conflicto en los tribunales por la supuesta manipulación del registro de horas trabajadas, lo que está planteando la necesidad de implementar una reforma legislativa para prevenir el fraude y obligar a las empresas a realizar el registro de jornada por medios digitales.
En esta línea, la nueva normativa que también plantea la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales, plantea la obligación de que las empresas utilicen un sistema de fichaje digital de manera obligatoria para el registro de las horas trabajadas y que ya no se pueda realizar en papel.
Cómo hacer el registro jornada laboral
Muchos todavía se preguntan cómo hacer el registro de la jornada laboral y buscan cuál es la mejor fórmula para gestionarlo. Una realidad es que los registros de papel presentan un mayor riesgo de manipulación y fraude, dado que son más fáciles de modificar, mientras que en un software cualquier modificación o intento de fraude quedaría reflejado.
Utilizar un software de registro horario es actualmente la mejor y más eficaz forma de gestionar el registro horario de las horas efectivas, así como de asegurarse de que cumples con la normativa vigente o la nueva reforma legislativa que obligará a quienes tengan personas empleadas a utilizar este tipo de sistema.
Métodos tradicionales de registro de jornada laboral
Los métodos tradicionales, como se ha explicado, presentan mayores riesgos que utilizar un software de registro horario. Es importante conocerlos, pero si tienes una empresa con un cierto número de personas trabajadoras o si entra en vigor cualquier reforma que afecte a la Ley del Registro Horario, tendrás que valorar la necesidad de cambiarte a una herramienta digital para el control de fichajes.
Registro de jornada laboral en papel
Es el método tradicional, y consiste simplemente en colocar una hoja de registro a la entrada de la oficina con el nombre de cada persona trabajadora, y ésta tendrá que anotar la hora y minuto en la que entra al trabajo, así como la hora y minuto a la que sale, incluyendo los tiempos de descanso.
Es un procedimiento muy fácil de manipular, tanto por parte de la dirección de la empresa o el departamento de RRHH como por parte del personal. Además, obliga a una gestión administrativa más larga y compleja, ya que se deben cotejar y anotar todas las hojas de registro de jornada de todo el personal y de cada día de trabajo a la hora de calcular las horas extraordinarias y las nóminas.
Pasos para realizar el registro de jornada laboral con una plantilla
Gestionar el registro de jornada en papel es tan fácil como imprimir una plantilla, anotar los nombres de las personas trabajadoras de tu empresa y poner unas instrucciones a la entrada indicando lo que el personal tiene que rellenar cuando entre o salga por la puerta de la oficina.
Cómo rellenar la hoja de registro de jornada laboral
Muchos se preguntan cómo rellenar la hoja de registro de jornada laboral, lo cual resulta enormemente sencillo. Sólo hay que mirar en el momento en el que se accede o se sale del trabajo y anotar dicha hora en la hoja de registro de jornada. En muchos casos, las empresas colocarán un reloj junto a la hoja de registro, y es posible también que haya una persona supervisora que se ocupe de controlar que no se produzca fraude por parte del personal, si bien esto no es garantía de que no pueda ocurrir a posteriori.
Los muchos defectos y riesgos que presentan estos sistemas para el registro de jornada no significa que medir las horas trabajadas por el personal sea negativo, sino todo lo contrario. Se trata de datos valiosos que puedan ayudar a la empresa a analizar el tiempo trabajado por el personal, si necesitan contratar más personas o si es necesario hacer una mejor gestión del tiempo trabajado por el personal.
En todo caso, utilizar una solución de fichajes digital te permitirá llevar un control más preciso, además de que te ayuda a prepararte para la futura reforma legislativa.
