El control de vacaciones es un aspecto de gran relevancia en la gestión de los Recursos Humanos. Se trata de un derecho laboral de las personas, por lo que es indispensable que las empresas cumplan de forma rigurosa con los días de descanso que marque la legislación. El personal puede tener un mayor compromiso con la compañía cuando existen unas buenas condiciones laborales.
Además, no tener en cuenta las vacaciones del personal puede dar lugar a que tengan que pagar las vacaciones no disfrutadas en el finiquito. Según el Estatuto de los Trabajadores, las fechas de las vacaciones deben al menos conocerse con dos meses de antelación. Pero no se trata sólo de una cuestión legal, sino organizativa, ya que las empresas deben planificar sus procesos de acuerdo con el personal que esté disponible.
¿Cómo llevar un control de las vacaciones?
Tradicionalmente, los departamentos de Recursos Humanos han llevado a cabo el control de las vacaciones de forma manual. Si un empleado tiene derecho a 30 días de vacaciones por año trabajado de acuerdo, las empresas tratan de acordar con los empleados los días que van a trabajar a lo largo del año de acuerdo con las normas laborales y sus necesidades organizativas. Sin embargo, hoy día se realizan de forma mucho más eficaz con un software de gestión de Recursos Humanos que permita llevar a cabo el control de vacaciones.
Si te preguntas por qué digitalizar los Recursos Humanos de una empresa, ésta es sin duda una buena razón para hacerlo. El control de vacaciones requiere tener en cuenta cuántos días vacacionales retribuidos ha disfrutado un empleado, ya que si por ejemplo llega el mes de noviembre o diciembre y el empleado no ha disfrutado de sus vacaciones, esto podría afectar a la organización del trabajo en la empresa si numerosas personas empleadas toman vacaciones al mismo tiempo. Tener en cuenta los plazos y días pendientes de cada empleado en tiempo real con un sistema de control de vacaciones evitaría posibles problemas.
Problemas más comunes en el control de vacaciones y ausencias
Los problemas en el control de vacaciones pueden tener varias facetas. Por una parte, de índole legal. Es posible que si se incumpla la legislación laboral y la persona de la plantilla afectada pueda reclamar sus derechos, renunciar a su puesto de trabajo, o incluso acudir a los tribunales.
Desde otra perspectiva, la empresa puede encontrarse con problemas organizativos de diversas características.
- No se han tenido en cuenta las ausencias de las personas empleadas a lo largo del año. Algo que sólo se puede gestionar si se simplifica el control de asistencia. Hay que tener en cuenta que los días de vacaciones se devengan proporcionalmente al tiempo trabajado, de manera que si una persona incurriera en múltiples ausencias, puede ver reducido el tiempo de vacaciones que le correspondería legalmente según el Estatuto de los Trabajadores.
- Se producen situaciones de falta de personal. Esto es debido a que no se ha realizado una buena planificación y hay varias personas de vacaciones al mismo tiempo. El resultado es que la empresa no puede tener el mismo rendimiento. La situación puede llegar incluso a ser enormemente perjudicial si se trata de personal en puestos críticos.
- La estrategia de contratación de personal no es adecuada. Hay empresas que abren nuevos procesos de selección durante épocas en las que hay una gran parte de la plantilla de vacaciones, como son los meses de julio y agosto. Si no hay una buena planificación, se vuelve mucho más complejo saber a cuántas nuevas personas hay que contratar durante esos meses.
3 Razones por las que digitalizar el control de vacaciones
Hay varias razones por las que una empresa debería abandonar el modelo de gestión de vacaciones manual y empezar a controlarlo digitalmente. Estos son algunos de los motivos.
Digitalizar una empresa ahorra trabajo al Departamento de RRHH
Cuantos más empleados tenga una empresa, más complejo se vuelve el control manual de los días de descanso. Tendrías que estar calculando de forma individual y llevar el control a través de una hoja de cálculo en Excel, pero aquí es fácil que se puedan cometer errores al calcular los días y horarios faltantes, o que los datos no estén actualizados, o que no se pueda hacer una supervisión adecuada. Hay que tener en cuenta el uso desfasado de Excel para controlar las vacaciones es fuente de numerosos problemas hoy en las empresas.
El control de vacaciones digital evita errores y sobrecostes
Los errores tienen siempre un sobrecoste. Ese sobrecoste puede deberse por ejemplo al pago de finiquitos más elevados de lo que se esperaba, o multas que se impongan como consecuencia de una Inspección de Trabajo. También se puede producir un incremento de los costes por la necesidad forzosa de contratar más personas cuando no se ha realizado una planificación adecuada de los días de vacaciones que tomará cada trabajador. Ten en cuenta que no se puede establecer un criterio uniforme para toda la plantilla, ya que por lo general la empresa debe seguir funcionando durante los períodos vacacionales.
Necesitas racionalizar la planificación de turnos
Si no se organizan los días de vacaciones de las personas empleadas, no es posible planificar los turnos de forma inteligente. Es necesario que las empresas puedan tener una visión anticipada y precisa de cuántas personas de la plantilla estará ausente o disfrutando de unos días de descanso, durante cuánto tiempo y cuál es el límite legal que les corresponde.
¿Qué programa de control de vacaciones elegir?
Controlar los días vacacionales de la plantilla es sólo una parte del proceso de digitalizar una empresa. En muchas ocasiones, las empresas empiezan su transformación digital utilizando solamente un software ERP que les permita disponer de un registro único de datos para facilitar la comunicación y las relaciones entre departamentos. Un ERP de Recursos Humanos, que permita la integración de procesos, suele ser la mejor forma para llevar el control de las vacaciones y el control de presencia y ausencias, ya que hay muchos elementos que tienen relación entre sí.
Desde este enfoque, lo más eficaz no es simplemente empezar a utilizar un nuevo software para controlar las vacaciones y las ausencias del personal. Utiliza mejor un software de gestión de Recursos Humanos compatible con tu software ERP, que permita hacer una gestión centralizada de los datos. Disponer de la ayuda de un partner tecnológico ayuda a la integración de procesos y datos en tu negocio para resolver estas necesidades.
