El control de las vacaciones de tus empleados puede ser un gran problema para tu negocio. Especialmente en las épocas como el verano, las Navidades o Semana Santa, donde todo el mundo tiende a querer tomarse unos días.Y tu empresa ¿todavía lleva el control de las vacaciones de los empleados en Excel?
Si en tu Departamento de Recursos Humanos quieres poder gestionar este proceso de manera más sencilla y eficaz, tal vez hacer una hoja de Excel no sea la mejor solución. Especialmente cuando tienes unos cuantos empleados. En este post te mostramos cómo gestionarlo sin que te suponga un quebradero de cabeza.
El control de vacaciones para empleados
El control de las vacaciones de los empleados suele ser complejo. Es necesario asegurar que cada puesto esté cubierto, ver que se cumplen los días marcados por la ley, contratar más personal de forma temporal para sustituir a los empleados que están de vacaciones…
Y cuantos más empleados haya, más difícil resulta todavía.
Los Departamentos de Recursos Humanos suelen llevar estos procesos manualmente. Pero muy pronto se dan cuenta de que al utilizar Excel se acaban cometiendo muchos errores y al final resulta poco eficiente seguir haciéndolo de esta forma.
¿Sigues usando Excel?
Llevar el control desde una hoja de Excel puede no ser tan sencillo como parece. Aparentemente, con esta herramienta de ofimática puedes llevar el control de las vacaciones de los empleados gratis.
El problema es que Excel no está diseñado para eso. Tienes que estar pendiente de cuántos días han consumido los empleados de sus vacaciones y actualizarlo manualmente.
Si un empleado quiere solicitar vacaciones, tienes que acordarte de actualizar la hoja de Excel para la coordinación de los puestos de trabajo.
A menos que estés encima del Excel continuamente, puedes encontrarte a final de año con que algunos empleados no se han tomado las vacaciones que les correspondían y tengas que pagárselas.
O peor aún, que llegue el mes de diciembre y muchos empleados se tomen muchos días de vacaciones porque no se las han podido tomar antes, pero no tengas a gente que puede sustituirles y te encuentres en medio de un enorme desajuste en la organización.
Para que esto no sea un problema en tu Departamento de Recursos Humanos, es importante que facilites al máximo el diálogo y la transparencia entre empresa y empleados, tratando de garantizar un buen clima laboral y asegurar que haya una buena organización.
3 Razones por las que dejar de usar Excel
El control de las vacaciones en Excel no es ni de lejos la mejor idea. Incluso si tienes pocos empleados puede que ya seas consciente de los muchos problemas que da. Y te explicamos por qué.
1. Ineficiencia
No es una herramienta que se actualice en tiempo real. Es un proceso puramente manual. Si los empleados toman vacaciones, necesitas actualizarlo en la herramienta y hablar directamente con los que van a sustituirlos.
Los empleados acaban mandando demasiados emails a Recursos Humanos porque están hechos un lío sobre cuándo pueden irse de vacaciones. Además, aunque esta herramienta te puede servir para organizarte, no te sirve para hacer todas las tareas relacionadas con la gestión de vacaciones.
Aunque en Internet se puede encontrar fácilmente un modelo de control de vacaciones en Excel, hay que tener en cuenta las limitaciones de la herramienta. Seguirás teniéndote que comunicarte por e-mail o teléfono con los empleados. Excel no es ni de lejos la mejor solución si quieres mejorar la comunicación interna de la empresa.
2. No automatizado
El control de las vacaciones del personal en Excel puede hacerse gratis. Pero esto es sólo en teoría: porque el tiempo que tienen que dedicarle los empleados de Recursos Humanos a la gestión de vacaciones no es gratuito.
Necesitas contabilizar manualmente las vacaciones de cada empleado en el Excel y apuntarlas manualmente en el programa, además de controlar periódicamente que no hay errores. Esto es algo que no es automático.
3. Errores y desorganización
Necesitas enviar continuamente archivos de Excel a tus empleados. Esto hace que resulte poco eficiente, y que muchas veces pueda dar lugar a errores y desorganización. Por ejemplo, cuando se trata de llevar el control de fichajes, en Excel no sabemos si el empleado está ausente y por eso no ha fichado, o es porque está de vacaciones. Para eso es mejor un software de control horario.
Microsoft Excel ha sido y es una de las herramientas de ofimática más populares y utilizadas en las empresas. Es un programa muy flexible que se puede utilizar para muchas tareas. Pero como sistema de control de vacaciones gratis, tenemos que dejar claro que es una herramienta que deja mucho que desear y no es la mejor solución.
Entonces, ¿qué es lo que te proponemos?
Opta por un software de gestión de vacaciones
El formato de control de vacaciones en Excel, por muy buenas plantillas que haya, no facilita en absoluto la automatización. Tenemos que dar el paso y dejar de trabajar con archivos que van y que vienen y empezar a utilizar un software con un registro único de datos, donde la información se actualice en tiempo real.
Una solución que se pueda utilizar para todo, desde la gestión de turnos a las comunicaciones de Recursos Humanos. A través de un software de gestión integral de Recursos Humanos, los empleados podrían tener acceso a un Portal del Empleado donde puedan consultar toda su documentación y recibir las notificaciones de Recursos Humanos para estar al día de todas las novedades en su relación con la empresa, también en cuanto a sus días de vacaciones.
En Zucchetti Spain te ayudamos a mejorar el control de las vacaciones de tus empleados con un software de gestión que te facilita todos los procesos: comunicación interna, formación y evaluación de los empleados, gestión de las compensaciones, control de la productividad, control horario, gestión de turnos, planificación de tareas, gestión del teletrabajo y el Smart Working, prevención de riesgos laborales, gestión de espacios de trabajo.
Mucho más fácil que Excel, hablamos de una solución avanzada, automatizada y con datos que se actualizan en tiempo real para facilitar la comunicación y evitar errores.
