El control de aprovisionamiento es una de las áreas imprescindibles para que un negocio pueda funcionar. De hecho, los aprovisionamientos pueden representar una parte muy importante de los costes, por lo que es muy importante utilizar un software de aprovisionamiento para la mejora de la rentabilidad de la empresa.
Por lo general, es el Departamento de Compras quien se ocupa en una organización de la compra de los suministros, para lo cual es indispensable contar con un programa de aprovisionamiento y un programa para la gestión de almacenes intuitivo y personalizable, pero garantizando que exista la adecuada integración de los procesos de cada departamento si la empresa quiere trabajar de forma eficiente.
¿Qué es la gestión y el control del aprovisionamiento?
La gestión de los aprovisionamientos consiste en la adquisición de suministros y materias primas para la empresa. Cuando hablamos de una empresa en el sector de la fabricación, esto incluye toda la compra de materiales que formarán parte del proceso de producción. En el caso de las empresas enfocadas en la distribución, sus aprovisionamientos se componen de los productos finales que tendrán en inventario y comercializarán a otras empresas.
Dentro de la gestión de la cadena de aprovisionamiento, hay diferentes elementos que juegan un papel fundamental. Por una parte, la labor del Departamento de Compras, que debe evaluar y examinar a los proveedores, sus características y sus precios para hacer adquisiciones que puedan proporcionar una rentabilidad a la empresa. Por otra, es indispensable hacer una gestión eficaz del inventario de los productos que llegan, así como controlar la localización de dichos productos en el almacén.
Todo esto no es sencillo de hacer si no se cuenta con un software de sistema de aprovisionamiento, ya que si se produce una carencia o escasez de materias primas, toda la cadena de producción se podría ver afectada y se podría incurrir en importantes pérdidas. Tengamos en cuenta que un producto pueda estar compuesto por distintos componentes; basta que no se haya adquirido suficiente cantidad de un solo componente para que la producción se retrase.
Fases del aprovisionamiento de una empresa
La cadena de aprovisionamiento sigue un flujo de procesos y documentos que atraviesa por distintas fases. Para que una empresa pueda sacar la máxima rentabilidad, debe llevar un control eficaz de todo el movimiento de las mercancías que se adquieren, así como los documentos y procesos asociados a cada fase.
La primera fase del aprovisionamiento es la selección de los proveedores de las materias primas, lo que ha de hacerse de acuerdo a unos criterios de calidad-precio, tiempo de entrega, costes de envío, margen de beneficio, facilidades de pago, capacidad para adaptarse a las necesidades de la empresa…
La segunda parte del proceso de aprovisionamiento consiste en la recepción de las mercancías, así como la recepción del albarán de entrega y la factura. Numerosas empresas que trabajan habitualmente con proveedores utilizan un sistema EDI que permita el intercambio electrónico de datos para facilitar al máximo la mecanización de los datos en sus sistemas. Sin una buena automatización es muy fácil incurrir en retrasos o errores.
Otra parte fundamental de la gestión de la cadena de suministros es la descarga, supervisión y etiquetado de los suministros, de manera que pueda haber un control de la trazabilidad. Si además hablamos de productos de alimentación, hay que controlar aspectos tan importantes como las fechas de caducidad. La empresa debe utilizar dichos suministros de acuerdo con su actividad, a través del almacenamiento y/o distribución a las plantas de producción o a los puntos de venta y distribución si es un producto final.
Utilizar un software de gestión de almacén e inventario, integrado con el sistema ERP para logística, será determinante para un buen funcionamiento de todos los procesos, ya que la información quedará registrada en el sistema y los Departamentos de Contabilidad, Almacén, Compras y Producción o Ventas podrán tener así constancia de ello.
¿Es necesario usar un software para el control del aprovisionamiento?
Sin lugar a dudas. La gestión manual de los procesos de aprovisionamiento puede dar lugar a numerosas ineficiencias que pondrían en riesgo tu empresa. Y no sólo es importante utilizar un software de aprovisionamiento, además es esencial que haya una buena integración con el resto de áreas de la compañía.
Las situaciones pueden ser muy distintas en función de la actividad de la empresa. Hay compañías que transforman materias primas en productos finales, y otras empresas de tipo minorista, enfocadas a la venta al público, cuyo proceso de aprovisionamiento de mercancías es distinto. En cualquiera de los casos, una escasez de aprovisionamientos puede paralizar la actividad de la empresa, por lo que hay que llevar una logística de aprovisionamiento orientada a la gestión óptima de los suministros y la mejora de la rentabilidad.
Esto es posible si utilizas un software de gestión de aprovisionamiento, ya que incluso en una empresa de tamaño mediano pequeño, la cantidad de suministros y materias primas que se adquieren regularmente puede tener un impacto vital en el funcionamiento de la empresa. La gestión manual puede dar lugar a numerosos errores. Sin ir más lejos, que se produzca una rotura de stock, es decir, que no dispongas de existencias para vender, o de materias primas para continuar con la producción.
El software para logística de aprovisionamiento te ayuda a tener el control de todos los procesos y documentación: compras, stock mínimo, facturas de compra, albaranes de entrega, inventario y almacén, etiquetado de productos, procesos logísticos para la distribución de la mercancía en los puntos venta, así como gestión de los costes de los vehículos asociados a la distribución.
3 Herramientas que te vendrán muy bien
Hay varios tipos de software que pueden serte muy útiles si necesitas llevar a cabo la gestión de la compra de suministros y el control de la trazabilidad.
Uno de ellos es sin duda el software ERP, que debe contar con un sistema EDI para el intercambio electrónico de datos con los proveedores, lo que facilitará enormemente los procesos a la hora de evitar el papel e ir mucho más rápido al disponer de toda la documentación asociada a los procesos de compra.
Otra de las soluciones que necesita tu empresa es el software de gestión de almacén o SGA. Esto puede ser de gran ayuda a la hora de llevar a cabo el control de la trazabilidad y etiquetado de productos y lotes, distribución de los suministros en las plantas de almacenamiento, y organización de toda la documentación asociada a las materias primas que utilizas.
En el caso de las empresas en el ámbito industrial, necesitas facilitar la integración entre los procesos del Departamento de Compras y el Departamento de Producción, cuyas necesidades son vitales para poder tomar decisiones en el tiempo y forma adecuados. Hay que establecer además un alto grado de automatización para que tu empresa no deje de funcionar en ningún momento. Aquí puede ser de gran ayuda para tu compañía disponer de un software MES que se integre con tu solución de software ERP, de manera que puedas tener el control eficaz de todos los procesos.
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