Las facturas electrónicas son documentos legales que permiten reflejar las operaciones de manera electrónica. Poseen el mismo valor que una factura en papel, pero su uso permite una mayor eficiencia en la gestión de documentos. Además, la facturación electrónica es obligatoria para las operaciones entre empresas y/o autónomos o entidades sin personalidad jurídica con actividad económica.
Todas las facturas electrónicas llevan asociados, sin embargo, algún tipo de información confidencial, por lo que las empresas emisoras y receptoras de facturas electrónicas están obligadas a garantizar la seguridad en las facturas que reciben.
¿Qué son los datos sensibles de una factura electrónica?
Los datos sensibles en una factura electrónica son todos aquellos que de caer en manos de terceros no autorizados podrían dar lugar a fraudes o pérdida de información, así como a un incumplimiento de la normativa de protección de datos. Hablamos de información como nombres y direcciones postales, información bancaria o los nombres de los productos y servicios adquiridos.
La información que se recoge en las facturas es de carácter confidencial y debe ser debidamente encriptada, de manera que sea inaccesible para terceras personas no autorizadas. De este modo, las empresas no caerán en una vulneración del Reglamento General de Protección de Datos.
Hay además una forma de reflejar que una factura cumple con los requisitos legales, como añadir un texto de protección de datos a la factura electrónica.
Más allá de los datos obligatorios de una factura electrónica (nombre o razón social, dirección y código postal del emisor y receptor, concepto e importe), es común que en muchas facturas se incluyan otros datos que sin ser obligatorios también deben protegerse de manera adecuada, como es la información bancaria (número de cuenta), teléfono o e-mail de contacto.
¿Cuáles son los riesgos asociados con el manejo de datos en facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas, que deben ser gestionadas a través de un software de facturación certificado, poseen una serie de riesgos en caso de ciberataque o robo de los documentos. Si bien son enormemente más difíciles de manipular, ya que en el momento de crearse quedan inevitablemente registradas en el software de facturación, todavía existe la posibilidad de que debido a problemas de seguridad un tercero no autorizado acceda a ellas.
En caso de que la información caiga en manos de terceros, ésta puede utilizarse para cometer hechos fraudulentos, o venderse a través de la “deep web”. El modo en que estas vulnerabilidades pueden producirse es muy variable. Tengamos en cuenta que el envío de facturas por correo electrónico debe hacerse de manera que garantice la protección de datos. También hay que evitar cualquier intento fraudulento de terceras partes por tener acceso a las facturas electrónicas mediante técnicas de phishing e ingeniería social.
Los principales riesgos derivados de este tipo de accesos no autorizados o robo de documentos con información confidencial pueden dar lugar a:
- Sanciones por parte de las autoridades en materia de protección de datos
- Solicitud de indemnizaciones por parte de las empresas afectadas
- Problemas de carácter legal y tributario
- Sanciones por infracciones tributarias derivadas de una mala gestión de las facturas
- Pérdida de información por parte de la empresa
Por otra parte, hay que tener en cuenta que si las facturas no reflejan de manera fiel la realidad de la empresa (tanto ventas como compras), tendrás unas mayores dificultades para hacer una planificación fiscal eficaz que pueda dar respuesta a las necesidades estratégicas de tu negocio.
Mejores prácticas para garantizar la seguridad de los datos de una factura electrónica
Las empresas tienen la obligación de asegurar las mejores prácticas en la gestión e facturas electrónicas, de manera que se puedan prevenir los posibles riesgos de seguridad informática que dieran lugar a la pérdida de información o daños a la privacidad de las partes implicadas. Lo más importante es utilizar un software de facturación seguro y certificado y establecer unas políticas de seguridad adecuadas.
Veamos los principales aspectos que debes controlar para proteger tus facturas.
Utilizar un software de facturación electrónica seguro y certificado
La Ley Crea y Crece establece que para emitir facturas electrónicas sólo vas a poder hacerlo a través de un software certificado, o bien de un programa de la AEAT. Entre otros datos necesarios para una factura electrónica, estas facturas deben incluir un código alfanumérico o QR en el que se incluirán los datos de la operación y contener la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VERIFACTU.
Sólo un software de facturación certificado y homologado por la AEAT cumple con estos requisitos y proporciona el grado de seguridad de los datos que necesitas para garantizar la protección adecuada de la información.
Sistema de control de acceso seguro
Las empresas deben implementar sistemas de control de acceso seguros que ayudan a evitar que personas no autorizadas tengan acceso a los sistemas informáticos en los que se almacena la información confidencial que las empresas están obligadas a proteger.
Actualizar las contraseñas regularmente
Es de gran importancia aplicar una política de contraseñas en las que éstas se actualicen de manera regular, de forma que se pueda prevenir cualquier riesgo de que alguien no autorizado las averigüe y acceda al software de facturación.
Realizar copias de seguridad periódicas
La realización de copias de seguridad de manera periódica permite evitar que se produzca una pérdida de información como consecuencia de ataques informáticos o problemas técnicos que deriven en la pérdida de los datos. Utilizar un sistema de facturación que almacene los datos en la nube o de forma externa a los sistemas locales también proporciona una mayor seguridad.
Establecer políticas de seguridad claras y capacitación del personal
No sólo es importante implementar medidas de seguridad informática en las organizaciones, sino también capacitar a las persona que han de utilizar los sistemas para poder gestionar los documentos y datos con información confidencial de manera segura y evitando cualquier riesgo que pueda poner en riesgo su integridad y confidencialidad.
¿Por qué es importante utilizar software para proteger los datos de las facturas electrónicas?
Utilizar un software de facturación empresarial que cumpla con los requisitos legales es esencial para evitar sanciones y proporcionar tranquilidad y confianza a los clientes.
Para llevar a cabo la gestión fiscal de una empresa, es determinante poder hacer facturas electrónicas a través de un software de gestión empresarial que favorezca la automatización de procesos y cumpla con los requisitos de la facturación electrónica.
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