Con frecuencia, en el mundo de la empresa, la gestión contable y las finanzas hablamos de términos relacionados con la administración electrónica, como certificado electrónico, factura electrónica, SII, Sistema RED y Dirección Electrónica Habilitada. A veces es difícil olvidar el significado de los distintos términos y puede ser necesario hacer una búsqueda de los distintos conceptos administrativos que se deben manejar en la gestión empresarial.
Una solución que te puede servir de ayuda es la 10ª Edición del Diccionario de Conceptos y Términos de la Administración Electrónica. Se trata de información clave cuyo significado y alcance es necesario entender e interpretar correctamente para el cumplimiento normativo, por lo que puede ser de gran ayuda que estés al tanto de esta información.
Asesorías, despachos y departamentos contables en las empresas pueden y deben utilizar este diccionario para clarificar cualquier duda con respecto a la administración electrónica, de manera que se puedan llevar a cabo las operaciones fiscales de acuerdo con la normativa y evitar cualquier tipo de error.
A continuación te mostraremos en qué consiste este diccionario y cuáles son algunos de los conceptos administrativos con los que deberías estar familiarizado.
¿De qué se trata el diccionario de términos de la Administración Electrónica?
Se trata de un diccionario de términos y conceptos en los que se explican los significados de los elementos estrictamente administrativos, así como también otros de carácter secundario relacionados con la transformación digital ampliada.
Este diccionario cuenta con 12.316 voces, lo que incluye tanto referencias cruzadas como términos principales (4,039) y secundarios (8,256), lo que permite tener un conocimiento de distintos términos que están vinculados con las tareas administrativas relacionadas con el cumplimiento normativo.
Este diccionario empezó a elaborarse en el año 2017 y se ha ido ampliando a lo largo del tiempo, hasta la más reciente edición, que se cerró el 15 de abril de 2024.
¿Cuáles son las ventajas de conocer los términos de la Administración Electrónica?
Conocer los términos de la Administración Electrónica permite tener una visión completa y detallada de lo que significan algunos términos que se utilizan habitualmente en las operaciones relacionadas con la administración. Estar correctamente informado acerca de estos términos ayuda a cumplir con las normativa y evitar problemas legales.
Por otra parte, permite a las empresas y autónomos tener una mayor autonomía y conocimiento sobre los aspectos de índole administrativa, lo que es útil para entender sus obligaciones legales y colaborar de manera eficaz con sus asesorías fiscales, laborales o legales con las que puedan colaborar.
Las empresas y autónomos que están bien informados sobre los conceptos vinculados a la gestión administrativa pueden hacer una mejor planificación fiscal y cumplir con sus obligaciones tributaria, lo que ayuda a prevenir posibles sanciones.
Por otra parte, las asesorías y despachos que requieran atender a las necesidades de sus clientes, siempre pueden consultar este diccionario de términos de la administración electrónica para aclarar aspectos relacionados con la transformación digital ampliada y entender todos los términos que se utilizan en el Código de la Administración Electrónica.
¿Cada cuánto tiempo publican diccionarios con los términos de la Administración Electrónica?
Hasta el momento se han publicado diez ediciones del Diccionario de Términos y Conceptos de la Administración Electrónica. No se publican con una determinada asiduidad, ya que depende de la evolución de las normativas y los nuevos conceptos administrativos que es necesario incluir en los glosarios.
La edición más actual se ha publicado recientemente en noviembre de 2024, y muestra conceptos y términos relacionados con la administración electrónica y digitalización de servicios, normativas y regulaciones a nivel europeo y nacional, términos tecnológicos vinculados a la gestión administrativa y conceptos relacionados con los sistemas de gestión y procedimientos vinculados a la administración pública.
¿Cuáles son algunos de los términos del diccionario de la Administración Electrónica importantes para empresas?
Concretamente, aquí se recogen conceptos como certificado electrónico, factura electrónica, identidad digital, DEH, sistema RED, SIR, SII, RISP u obliteración de documentos.
Veamos algunos de los términos más comunes que se pueden encontrar en el Diccionario de la Administración Electrónica y que es importante que tu empresa conozca.
Certificado Electrónico
El diccionario lo define como “un documento emitido y firmado por la Autoridad de Certificación” y que identifica una clave pública con la persona propietaria. Los certificados se identifican por un número de serie de carácter único y su período de validez se muestra incluido en el propio certificado.
Factura Electrónica
Como tal, no se recoge en el Diccionario de Términos de la Administración Electrónica, pero sí hay un amplio apartado a describir la facturación electrónica en el sector privado. Por otra parte, en la definición de “factura”, se incluye también la definición de factura electrónica, que es “una factura que se expide y se recibe en formato electrónico” y que está regulada en el Real Decreto 1619/2012.
Identidad Digital
El concepto de Identidad Digital se incluye en diferentes definiciones (UE, WEF, Banco Mundial…). La definición de la UE describe la identidad electrónica como “un medio para que las personas demuestren electrónicamente que son quienes dicen ser y así obtener acceso a los servicios”.
Dirección Electrónica Habilitada (DEH)
La referencia en el diccionario a la Dirección Electrónica Habilitada indica que “DEH pasa a DEHu”, haciendo referencia al artículo 42.5 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, donde se indica que las notificaciones se pondrán a disposición del destinatario en DEHú y no en DEH.
Sistema RED
Se trata del medio digital que utilizan las empresas y autónomos con la Tesorería General de la Seguridad Social para interactuar para el intercambio de información y documentos. Se encuentra recogido en la Orden 2013-484/ESS.
Sistema de Intermediación de Datos (SIR)
La referencia al Sistema de Intermediación de Datos (SIR) se define como la infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas.
Reutilización de Información del Sector Público (RISP)
En el diccionario de términos y conceptos de la administración electrónica define las siglas de RISP como “la reutilización de la información del sector público (RISP)”. Este término hace referencia al “uso por parte de personas físicas o jurídicas, de los datos generados y custodiados por los organismos del sector público, con fines comerciales o no”.
Sistema de Información Inmediata (SII)
La definición de Sistema de Información Inmediata, también denominado Suministro Inmediato de Información, se refleja como el suministro electrónico e inmediato de datos y registros de facturación de los sujetos pasivos de manera individualizada, o de cualquier otra información adicional de relevancia fiscal no contenida en dichos registros, a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Está regulado en el Real Decreto 596/20216.
Obliteración de Documentos
La obliteración de documentos es el proceso de eliminar de manera permanente un documento, garantizando que no pueda ser recuperado ni reproducido. Este proceso, que el diccionario define como “dejar sin validez un efecto al portador”, es crucial para asegurar la privacidad y seguridad de la información.
¿Cómo un software de gestión fiscal puede ayudar con los términos de la Administración Electrónica?
La administración pública se ha ido digitalizando cada vez más, lo que ha aumentado las obligaciones legales en lo que respecta a la gestión administrativa a través de medios digitales.
Las empresas necesitan utilizar herramientas que les permitan planificar y gestionar sus procesos administrativos de manera productiva, rápida y eficiente, como por ejemplo un software de gestión fiscal que les ayude a llevar a cabo todos los procesos vinculados a las declaraciones tributarias.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a que si tienes una asesoría, despacho o estás al frente de un Departamento Contable de una empresa, utilices nuestro software de gestión fiscal para optimizar tus procesos. Además, también dispones de la solución Solmicro Digital Hub, que te ayudará a garantizar una buena comunicación entre tu sistema ERP y la administración electrónica, a fin de mejorar tu productividad, evitar errores y garantizar el cumplimiento normativo.
